高校檔案如何開(kāi)展信息化建設(shè)

周麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

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高校檔案如何開(kāi)展信息化建設(shè)

周麗

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 黃岡 438002)

各高校應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，選擇適宜的檔案信息策略，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展更新，高校檔案信息化建設(shè)成為檔案工作改革和發(fā)展的必然趨勢(shì)。從高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及重要性、存在的問(wèn)題分析，提出開(kāi)展信息化建設(shè)策略。

高校；檔案；信息

1　高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為主要形式向?qū)W校和社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過(guò)程。此定義提出了幾個(gè)要求:要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。

2　加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)得以順利運(yùn)行的保證

加強(qiáng)檔案信息安全保障體系的建設(shè)，在高校各部門(mén)推廣使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)，一定要把檔案信息安全放在突出位置，要貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于加強(qiáng)信息安全保障工作的方針政策，維護(hù)保密檔案的安全，維護(hù)本校和科研人員的合法權(quán)益，正確處理新形勢(shì)下檔案公開(kāi)與保密的關(guān)系。做到依法開(kāi)發(fā)，確保檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密。建立健全檔案數(shù)字化、網(wǎng)站運(yùn)行、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等各項(xiàng)工作規(guī)章制度。采取有效措施和技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠。注意保護(hù)檔案信息及信息產(chǎn)品的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)國(guó)家利益，保護(hù)個(gè)人隱私。利用各種電子檔案保存、保密、保真的技術(shù)方法和手段，使電子檔案得到科學(xué)保管和有效利用，確保檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享，把檔案資源開(kāi)發(fā)利用納入科學(xué)化、規(guī)范化軌道。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員、信息安全員、專(zhuān)兼職檔案人員的培養(yǎng)、使用考核，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件系統(tǒng)的管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，采取將目錄數(shù)據(jù)及電子原文數(shù)據(jù)壓縮到軟盤(pán)、光盤(pán)備份等手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，有效確保數(shù)據(jù)的安全及檔案信息系統(tǒng)安全。只有維護(hù)了高校檔案的安全而無(wú)丟失，才能更好地維護(hù)高校檔案信息的完整，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。

3　高校檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)低

在一些高校中，部分領(lǐng)導(dǎo)固守傳統(tǒng)觀念，對(duì)檔案事業(yè)的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作是簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)性工作，不夠重視檔案管理人才的培訓(xùn)培養(yǎng)。從許多高校情況來(lái)看，檔案管理隊(duì)伍非常薄弱，甚至很多專(zhuān)職檔案人員還是照顧引進(jìn)人才的配偶和家屬，更談不上素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效了。

3.2檔案信息化目標(biāo)不明確，管理體制較為混亂

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理體制在高校尚未真正落實(shí)。仍將辦公自動(dòng)化誤解為檔案管理信息化。管理不順，機(jī)制不活，有的高校仍沿用傳統(tǒng)的管理模式管理檔案，完全適應(yīng)不了檔案信息化管理的要求，高校檔案管理部門(mén)不能和教育科研管理部門(mén)有效協(xié)調(diào)，孤軍奮戰(zhàn)。教學(xué)科研檔案管理信息化需要做到檔案管理流程化、科研檔案數(shù)字化、建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，有效地利用網(wǎng)絡(luò)資源，將檔案管理的收集工作充分分解到職能部門(mén)，充分調(diào)動(dòng)各職能部門(mén)的積極性。

3.3缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

高校檔案網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)、高校檔案館藏?cái)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫(kù)存互聯(lián)的工作標(biāo)準(zhǔn)等亟待規(guī)范。維護(hù)電子文件原始性、真實(shí)性問(wèn)題，電子簽名的認(rèn)定問(wèn)題等都需要嚴(yán)格的技術(shù)保障，需要法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的支持。

3.4檔案信息化資源相對(duì)分散

隨著高校信息化的不斷發(fā)展、學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，產(chǎn)生了大量的電子公文，這些都需要及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地被新型的檔案管理系統(tǒng)所接收。而很多高校檔案部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法融入學(xué)校的整體自動(dòng)化系統(tǒng)之中，導(dǎo)致各部門(mén)產(chǎn)生的越來(lái)越多的電子文件資源相對(duì)分散，使得信息化檔案接收的任務(wù)變得越來(lái)越重。

4　高校檔案信息建設(shè)策略

高校檔案工作的部門(mén)性與社會(huì)性統(tǒng)一以及高校之間的差異性、高校管理信息化程度、高校檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀的差異決定了不同高校在選擇檔案信息服務(wù)策略時(shí)應(yīng)有所不同。具體說(shuō)來(lái)，高校在選擇檔案信息服務(wù)策略時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題。

4.1開(kāi)展信息化服務(wù)

4.1.1服務(wù)的雙向性

服務(wù)好高校自身發(fā)展是首要和根本。作為高校自身的檔案部門(mén)，為現(xiàn)行教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤保障等工作的開(kāi)展提供高效服務(wù)是高校檔案部門(mén)的首要與根本職責(zé)。除滿足高校各方面工作日常檔案需求外，順應(yīng)不同時(shí)期高校工作重心，提供系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)是高校檔案工作立足的根本。當(dāng)前，實(shí)施內(nèi)涵式發(fā)展是大多數(shù)高校面臨的首要任務(wù)。為此，教學(xué)制度的改革與創(chuàng)新、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的研討與交流、優(yōu)秀教學(xué)案例的積累與分析、傳播成為教學(xué)管理的重點(diǎn)。提供這方面的檔案信息服務(wù)成為教學(xué)管理提出的基本要求；完善學(xué)術(shù)與研究風(fēng)氣，提高研究工作的創(chuàng)造性與創(chuàng)新性是科研管理面臨的主要任務(wù)。為科研評(píng)估提供基本數(shù)據(jù)，提供學(xué)科研究的系統(tǒng)成果及其社會(huì)反響材料成為科研管理與科研實(shí)踐的迫切要求；提高大學(xué)生基本文明素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，提升大學(xué)生適應(yīng)社會(huì)能力成為當(dāng)前大學(xué)生管理的首要任務(wù)。總結(jié)大學(xué)生培養(yǎng)與管理經(jīng)驗(yàn)，完善大學(xué)生培育對(duì)策同樣要求提供系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，等等。在對(duì)內(nèi)服務(wù)的同時(shí)，面向社會(huì)開(kāi)放高校檔案，提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)是社會(huì)和高校自身發(fā)展對(duì)高校檔案工作提出的基本要求。在這方面，無(wú)論是設(shè)立檔案館，還是綜合檔案室的高校，均是同樣的。

4.1.2服務(wù)的主動(dòng)性與創(chuàng)造性

當(dāng)前，高校檔案信息服務(wù)存在的主要問(wèn)題是缺乏主動(dòng)性、系統(tǒng)性與有效性。“主動(dòng)服務(wù)”作為口號(hào)喊了多年，行動(dòng)卻十分遲緩，服務(wù)工作缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的“應(yīng)答式”服務(wù)和傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)方式依舊是服務(wù)工作的主導(dǎo)。被動(dòng)式服務(wù)必然導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)備不充分、不系統(tǒng)，檔案價(jià)值與檔案部門(mén)社會(huì)功能得不到應(yīng)有發(fā)揮。在檔案信息服務(wù)方面，高校檔案部門(mén)應(yīng)積極借鑒社會(huì)服務(wù)部門(mén)的經(jīng)驗(yàn)，設(shè)計(jì)具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評(píng)估流程，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。在這方面，高校檔案部門(mén)應(yīng)努力摒棄獨(dú)立檔案部門(mén)所存的工作心理與工作模式的封閉性，積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點(diǎn)的檔案信息服務(wù)體系。目前，實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)的條件已經(jīng)具備。以崗位設(shè)置和聘任制為主要內(nèi)容的高校人事制度改革正在普遍實(shí)施。新的人事制度改革的突出特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)崗位業(yè)績(jī)，并根據(jù)完成業(yè)績(jī)指標(biāo)的情形確定工作人員的考核評(píng)語(yǔ)及其職稱(chēng)或職級(jí)，實(shí)施差別化薪資。面臨新的人事制度，高校檔案部門(mén)的業(yè)績(jī)直接決定著檔案工作者的職務(wù)發(fā)展與薪資待遇，甚至影響到去留問(wèn)題。只有切實(shí)提升檔案部門(mén)的服務(wù)水平，提高服務(wù)效益，充分發(fā)揮檔案工作對(duì)高校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的功效，檔案工作才能在未來(lái)的高校發(fā)展中贏得一席之地，檔案工作者才能為自身拓展更大的發(fā)展空間。

4.2人才隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案信息化建設(shè)的過(guò)程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的，人才隊(duì)伍建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵。檔案工作者要增強(qiáng)加快檔案信息化建設(shè)步伐的緊迫性和責(zé)任感，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理思想，改變“你求我供”的被動(dòng)服務(wù)方式，改變手工管理和查詢的方法，依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)，轉(zhuǎn)移工作重心，為主動(dòng)服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)共享創(chuàng)造條件，為創(chuàng)建新的檔案管理模式，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化做好充分的思想準(zhǔn)備。高校檔案部門(mén)通過(guò)繼續(xù)教育、專(zhuān)題講座、業(yè)務(wù)研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流及信息技術(shù)培訓(xùn)班的方式，提高檔案信息管理隊(duì)伍的素質(zhì)。信息化條件下，檔案工作人員不僅要掌握?qǐng)D書(shū)情報(bào)、檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的信息獲取、信息交流、信息傳播、信息鑒定、信息評(píng)估、信息加工、提煉能力。使檔案人員由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家里手。

4.3加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

目前,在絕大多數(shù)高校中,信息工作呈現(xiàn)明顯的分離狀態(tài),不僅傳統(tǒng)的信息工作部門(mén),如檔案、信息部門(mén)分離,新的與信息化建設(shè)密切相關(guān)的工作部門(mén),如公關(guān)、外聯(lián)部門(mén)等更是與信息工作保持一段距離。這種分離狀態(tài)已成為科學(xué)管理的嚴(yán)重障礙。因此,必須建立統(tǒng)一的信息化工作體制,整合單位中各信息部門(mén)或與信息工作相關(guān)的部門(mén)的工作,使與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的信息能做到集中處理。具體說(shuō)來(lái),檔案信息化工作體制的建立應(yīng)做到:組成以分管校長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)全校檔案信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作。確定專(zhuān)職的檔案信息工作部門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的組織與協(xié)調(diào)工作,單位其他部門(mén)則從自身工作職責(zé)出發(fā),遵循“科學(xué)、實(shí)用、適用”的原則確定長(zhǎng)期工作目標(biāo)和近期工作目標(biāo),按照信息化建設(shè)的整體要求,做好自身的信息生成、傳播與利用工作。

4.4實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享

以利用促開(kāi)發(fā)，推進(jìn)檔案信息產(chǎn)品專(zhuān)題開(kāi)發(fā)和加工;以需求為導(dǎo)向，不斷充實(shí)檔案信息服務(wù)的內(nèi)容;加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸、信息整合和發(fā)布。為社會(huì)提供已公開(kāi)檔案信息、已公開(kāi)現(xiàn)行文件，充分利用校園網(wǎng)系統(tǒng)，開(kāi)辟檔案信息查詢利用窗口，提供檔案網(wǎng)上檢索利用，定期公布開(kāi)放檔案目錄和全文信息，主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。

[1]林真.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作.提高檔案服務(wù)水平[R].福建省檔案局;2005:14-23.

周麗(1975.5-)，女，湖北黃岡浠水人，黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院副教授，主要從事高職教育，檔案研究。

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