秘書人員的素質和職業能力培養

郝懿

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

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秘書人員的素質和職業能力培養

郝懿

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及其角色的多變性,除了應具備一般管理干部的素質之外,還必須具備與秘書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求,就如何加強秘書人員的職業素養建設,提高業務能力，做一些探討。

秘書；工作；問題；職業能力

秘書是掌管公文并全面輔助領導者管理日常工作的人員。這個概念初步揭示了目前我國各級各類秘書人員的本質特征，即它的可讀性、輔助性、服務性和多能性，從而使秘書人員同其他行政工作人員有了質的區別。文字秘書是黨政部門和企業、事業單位必設的工作人員。其作為一種工作職務，不僅僅是抄、寫、收、發，而且還通過事務性工作的處理，起到領導的助手和參謀作用；

1　較好的文字秘書的素質修養，是做好秘書工作的重要條件

文字秘書作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程中經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便于繼續修改或交付打印。幫助領導譽寫稿件使之能騰出時間去做其它工作，這是文字秘書應盡的責任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領導和文字秘書合作進行的。有時，是領導親自動手，秘書幫助譽寫。以及做一些收集、補充和核實；有時，是領導口授主要內容，秘書記下后負責文字的加工整理；有時則是領導只口授一個要點，或者同秘書一起在討論中形成一個要點，然后由秘書據此去收集材料、推敲觀點，形成文字。這最后一種，領導只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨負責。特別需要指出的是，在起草文稿的時候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。要達到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養、作風修養好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。

2　提高秘書職業能力的策略

2.1加強秘書的創新意識

過去對秘書人員的創新意識明顯重視不夠,只承擔大量的收文、發文任務,對報告、請示不提處理的初步意見,一方面,秘書人員無形中變成了領導的通訊員、傳真機和翻譯員,自然起不到“參與政務”作用,影響了工作的積極性;另一方面,領導者事必躬親,陷入煩瑣的事務性工作中,影響了對全局工作的準確把握。在新形勢下,要發揮秘書人員的創造性,就要發揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點子、想辦法,分擔領導的一些具體工作,做領導名副其實的參謀和助手;領導同志也應該給秘書人員以充分的信任和支持,不要僅在收發文本或文字材料上提要求,而應給他們在其它方面提供鍛煉和創新的機會。

2.2培養秘書的競爭意識

目前,秘書人員的文化層次呈上升趨勢,高學歷者越來越多,這固然是一個優勢,但高學歷并不一定就有高水平,高學歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學習,加強鍛煉,使理論和實際相結合,以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經驗豐富,但知識老化,必須繼續學習新的知識,以適應形勢的發展和競爭的需要。所以,秘書人員無論文化層次高低、經驗豐富與否,都要具備競爭意識,只有在競爭中,才能加快工作節奏,提高工作效率。

3　在市場經濟體制下，秘書工作的服務應與市場機制相結合

建立社會主義市場經濟體制，對秘書工作充分發揮服務功能提出了很高的要求。按照市場經濟體制的要求，政府的職能主要是統籌規劃，掌握政策，信息引導，組織協調，提供服務和檢查督促。今后，黨政部門的秘書工作基本也應從這些方面充分發揮參謀助手作用。

充分發揮參謀助手作用，核心問題是提高服務質量。那么，在市場經濟體制下，秘書工作怎樣進一步提高服務質量？這里關鍵的問題是要把對服務的要求與市場機制作用密切聯系起來。應該承認，在以往經濟體制下的秘書工作，為領導服務的質量還是很高的。但是應該看到，保證和維持那種水平的秘書工作的服務質量，主要依靠人們的政治自覺性和責任感，并輔之以規章制度的約束，而不可能重視市場機制對秘書人員行動的激勵和制約作用。相反，許多應該通過市場機制起作用的，往往被所謂思想教育和規章制度替代了。然而，在市場經濟體制下，單靠人的自覺性和一般規章制度的約束，來要求人們做好秘書工作是不全面的，不合理的，是難以持續地、全面地達到提高服務質量的。因此，在市場經濟體制下，要把提高秘書工作的服務質量落到實處，除了高度重視人員素質、培養熱愛本職的精神外，還要從注入市場機制方面多做文章。

[1]金常德.影響秘書職業資格鑒定質量的幾個問題.秘書,2003(1).

郝懿(1971.8-)，男，湖北英山人，副教授，研究方向：秘書實務、辦公室管理。

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1671-1602(2016)16-0126-01