淺談高等院校大型活動的舉辦

◆靳燕

淺談高等院校大型活動的舉辦

◆靳燕

從管理學的角度入手，使科學的管理方法與活動實踐相結合，探索出一套符合我國高校特色和教學需要的大型活動組織流程，使高校大型活動效果達到良好預期。

高等院校；大型活動；工作流程

10.3969/j.issn.1671-489X.2016.16.059

1　高校大型活動的意義

如今，順應國際高等教育發展趨勢，以及適應國際學術交流的需要，我國各高等院校以教學實踐為目的，結合自身學科建設發展，積極策劃組織各類大型活動的需求日漸增多，活動整體水平和規模也逐漸提升。此類活動的舉辦，一方面可作為展示高校在某一領域的學術科研成果，為國際對話交流提供平臺；另一方面可以為在校師生共同協作參加社會實踐提供良好的契機，無論對高校自身發展，還是學生能力的培養，都是益事。

一般來講，高校大型活動通常是指經過主辦方（通常是高校）精心策劃和組織，以一定目標為指導的某個特定的儀式、講演、演出或慶典，在預定時間和地點范圍內實施完成的相對獨立的集體活動任務。活動的舉辦通常標志著某個特殊意義或達到特定的社會、文化、社團目的。學院辦公室（黨委辦公室、院長辦公室）作為高等院校行政平臺和機關中樞，通常是各類重要活動的總體組織、協調部門。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施，是高校辦公室必須面對和重視的一項重要工作。因此，研究此類活動的管理方式，對于各高校行政管理工作有著重要的現實指導意義。

2　高校大型活動的特殊性

高校的活動組織不同于一般社會上的商業機構。高校是以教書育人為目的，提供教學和研究條件并授權頒發學位的高等教育機構，兼有人才培養、科學研究、文化交流等多重職能。因此，高校舉辦的大型活動更多是作為教學實踐、展示教學成果的一部分，而不同于社會上其他帶有營利性和商業目的的活動［1］。高校大型活動的核心指向是促進教學和科研水平，并不以盈利為目的，這是它區別于一般意義上商業活動的顯著特征。

以藝術類戲劇院校為例，每年定期舉辦的院級和各系學術交流活動類型多樣，既有國際戲劇院校的演出交流項目，也有舞臺美術、電影電視、戲劇管理等專業大賽論壇等活動。這些活動除了能夠提升師生鑒賞水平和專業素養，也可為管理專業的學生提供活動組織的實踐機會，使這門理論與實踐結合很強的專業在校內發揮作用，也使教學和實踐實現良好互動。高校的大型活動組織，在經費籌劃、參與人員、組織分工、流程設計等幾個方面都有著自身的特殊性。因此，其活動的組織工作需要針對自身的特性，因地制宜進行策劃、組織和實施，將各方面資源合理調配，為活動服務。

3　活動策劃的重要性

前期策劃是高校舉辦大型活動的關鍵因素之一，也是前提保障。

首先，要明確活動舉辦的意義，大原則上要符合國家政策導向、結合高校的辦學思路，多為突出高校本身專業特色及所在地域的文化特色，做到在活動安排計劃中有所側重、突出重點，把握正確方向。

其次，要將學生的專業學習與深入的社會實踐相結合，或是學生的課余生活與校園文化相結合，立足于促進學院的專業學科發展，同時創造機會提升學生的組織能力、實踐動手能力、交流能力，把專業教育與能力培養全方面統籌考慮，將活動目的恰當地體現在策劃中，使之主題鮮明、特色突出，確保能夠把學生的第二課堂與所學專業緊密結合在一起，從而達到活動舉辦的真正目的。

最后，因為高校大型活動中更多的是圍繞教學和科研并為其服務，為了使活動與教學及科研的結合更緊密，更突出學科的專業特長，所以要設計適當的環節，為各個專業共同探討、共同進步、相互協作提供交流平臺。

4　工作流程科學管理

從管理學的角度出發，建立一套科學嚴謹的工作流程，對組織工作進行有效分工，這是確保大型活動正常有序完成的重要保障。可借鑒項目管理制度，使職責清晰、流程精準、執行到位，從策劃到執行再到最后的總結，形成一套規范化的流程。在活動立項之初，應對活動整體進行籌劃布局，研究整體流程中的各個環節，結合學校對活動的

整體預算、人員投入、時間安排等要素制定一套合理的工作流程，同時注意執行過程中對投入資金的有效管理，并建立起相應的工作機制。

組織分工要根據設計好的工作程序，對整個大型活動的策劃和組織工作進行科學合理分解，將整個工作部署分解為不同的工作小組。一般情況下，學校的活動參與者大都是各個教學和行政部門的教師，各專業學生志愿者共同參與。人員分工上可根據各院系職能部門特點，組建專業小組，明確各個工作組的職能和負責人，將責任落實到個人。

要定期召開全體協調會以及各個小組工作會議，使參與人員了解整體活動安排，明確自己的崗位在整個活動流程中的位置和重要性。在一定程度上保證參與活動策劃與組織的人員能夠各司其職，彼此之間相互緊密配合，發揮團隊的合作精神。

在團隊信息溝通上，有賴于通信和科技手段的進步，可有選擇地使用電子郵件、微信或其他互聯網方式的便捷有效的聯絡工具，這是提高團隊工作的有效手段之一。

預算管理與執行高校在經費預算方面的管理都十分嚴格，活動能否按照預期順利實施，預算的管理工作是相當重要的環節。首先，在活動立項階段，需要參照以往活動經費的基礎上，對活動所需資金進行科學預判，形成一套符合實際需要的預算。其次，根據制度完成校內審批程序后，需要活動負責人在項目執行過程中，依照預算管理制度進行嚴格把控，既要保證活動所需資金到位，還要根據活動不斷變化的情況，靈活掌握機動部分。在保證活動進度正常推進的前提下，使活動資金得到合法合規合理的使用。

倒排期時間管理活動的倒排期時間安排表是時間管理的重要措施，也是確保活動順利舉起的關鍵。活動參與人員往往只注重自身職責范圍內的工作進度，而忽視活動整體安排，出現只見樹木不見森林的局限性。為使各個工作組在工作整體進度上實現協調統一，需要對活動整體進行時間規劃，其規劃的內容應包括從籌備到活動結束的階段劃分，各階段的時間如何分配，每階段要完成的主要工作，以及活動需要到位的各種人員和物資準備（如場地、設備、宣傳、演出、嘉賓邀請等）。倒排期計劃的提前量要根據活動規模、參與范圍等具體情況而定。根據活動組織慣例，時間計劃可長可短，有些國際活動的倒排期計劃要提前一年以上進行籌備，有些院內小規模的學生活動在一個月左右進行準備亦可。

統籌管理大型活動組織工作千頭萬緒、出口眾多，需要在管理上設置統籌職能。完成各個工作組之間的橫向銜接，實現各主要職能上的環環相扣、上下貫通，盡可能避免盲區和進度不一致的情況出現，實現團隊之間的最佳協作。統籌內容大致包括工作進度、預算執行、場地安排、主題活動流程、嘉賓邀請等方面的工作對接。尤以活動銜接為例，把握好活動各個流程與交通、住宿、餐飲等環節上的對接，一方面要強調信息變化的同步性，另一方面應安排機動人員及時補位，確保流程進度準確高效。

5　活動的總結與反饋

在活動結束后，組織者和參與者應認真對活動進行總結，這一環節至關重要，又往往被主辦者忽略。總結內容應包括對活動的整體評估、宣傳成效、資料保存以及經驗總結等方面。一方面，要將活動涉及的各種文字、圖片、多媒體等資料進行歸檔和備案［2］，作為學院重要檔案留存；另一方面要召開專項總結會議，活動主責部門與項目團隊參與者還應該對活動策劃組織過程中出現的問題進行探討，交流經驗，找出不足，并將這些成果進行文字化的留檔，為今后的活動實施和舉辦提供可以參考與借鑒的資料素材。這些內容大都具有一定的規律性和高校自身特殊性，對于高校工作往往是十分珍貴的資源和歷史資料。將總結工作完成，才是高校大型活動結束的最終環節，高校管理層在工作實施中應對此給予充分的重視。

［1］唐陽成.如何策劃和組織職業院校的大型活動［J］.中小企業管理與科技，2013（11）：254-255.

［2］姚衛浩.以項目管理視角探尋高校大型活動策劃組織方法［J］.中國高等教育，2010（18）：57-58.

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1671-489X（2016）16-0059-02

作者：靳燕，中央戲劇學院黨院辦副主任，研究方向為教育技術與教育裝備（100039）。