事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析

◆張麗梅

(吉林省靖宇縣科學技術局)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析

◆張麗梅

(吉林省靖宇縣科學技術局)

隨著事業(yè)單位的迅速發(fā)展和不斷壯大，需要管理的檔案也越來越多。提高檔案管理效率，對事業(yè)單位以及經濟發(fā)展具有重要意義。而此時，信息時代的發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的機會，使檔案管理信息化建設成為可能。但是，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設的實施中存在著不足與漏洞，難以使檔案管理的效率達到理想目標。通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設現狀的分析，找出該項信息化建設中存在的問題，并對此提出優(yōu)化建設方案，促進檔案管理信息化建設。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設

檔案是指公司從事經營、管理工作中形成的對企業(yè)和社會有利用價值與保存價值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄載體；而檔案管理的信息化建設是指對檔案的原始內容不做任何更改，再次基礎上通過網絡信息技術對檔案本身及其形式等相關信息進行有效轉換，形成更符合現代化社會需求的電子檔案。在檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過渡階段，檔案信息化建設是檔案管理的必要前提和轉折點。在檔案信息化建設的基礎上實現檔案便捷、高效的管理模式，對我國事業(yè)單位及經濟社會發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的現狀

1.檔案管理信息化建設的意識淡薄

檔案管理信息化建設是一項需要投入人力、物力和財力的項目，需要事業(yè)單位領導的高度重視與支持。然而，大多數事業(yè)單位的領導并沒有對檔案管理信息化建設進行較為系統(tǒng)的認識，也沒有意識到檔案管理效率對單位和職工的利益關系。這樣就導致檔案管理工作因得不到足夠的重視而缺乏可依據的相應規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理得不到最根本的信息化建設，不僅影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率，也阻礙了我國社會經濟的發(fā)展。

2.檔案管理人員的職業(yè)素質有待提升

事業(yè)單位普遍存在大量吸引人才、培訓人才的現象，但是他們卻忽略了對檔案管理人員專業(yè)素質的提升。尤其是在檔案管理信息化建設方面，對檔案管理人員的職業(yè)素質有更高的要求。但是目前，檔案管理工作卻顯得不被重視，對工作人員的職業(yè)素質也沒有嚴格要求。這就導致了檔案管理人員的實際工作能力與時代要求之間的差距，再加上很多檔案管理人員對工作不夠重視而缺乏責任心，使得檔案管理工作漏洞百出卻得不到有效改善。信息化建設人才短缺導致檔案信息資源得不到合理開發(fā)、及時更新與有效維護，無法為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎。

3.檔案管理形式降低工作效率

雖然我國已經具備檔案管理信息化建設的技術條件和硬件設施基礎，但是事業(yè)單位檔案管理工作依然止步不前。很多事業(yè)單位仍然采取紙質模式進行檔案管理，這樣不利于檔案的備份，使受損或遺失的檔案無法有效修復。同時，也不利于縮小檔案存放的空間，當單位需要對某些檔案查詢使用時，還會增加檔案查詢工作量、降低工作效率。

二、檔案管理信息化建設的優(yōu)點

檔案管理信息化建設是基于網絡信息環(huán)境下，對傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的升級，不僅可以使事業(yè)單位有效檢索所需檔案，還有利于保障檔案的完整與安全。用戶可以在信息化管理模式下登錄資源庫，并有效檢索所有相關檔案，不僅簡化了檢索檔案的工作量，也提高了信息資源的利用率。同時，在檔案的使用過程中不會打亂檔案的排序，不會影響后者對檔案的檢索，同時也減少了檔案管理人員整理檔案的難度，只需通過網絡對檔案及時進行資源更新、數據檢查與保存。

三、如何有效促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設

1.建立完善制度，加大建設投入

事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效實施，需要強有力的制度指導。因此，各事業(yè)單位的管理人員要正確認識到檔案信息化建設的重大意義。根據單位實際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設制度，并在建設過程中加大實施力度與資金投入。在嚴格規(guī)范檔案管理人員工作的同時，為信息化建設提供必要的硬件基礎設施。使檔案信息資源實現紙質檔案到電子檔案的轉化與資源更新，以提高檔案信息資源利用率，促進我國事業(yè)單位和經濟社會的發(fā)展。

2.提高人員素質，促進軟件開發(fā)

檔案管理信息化的建設固然不可缺少技術人員支持，隨著信息時代的發(fā)展，很多檔案管理人員的素質已經無法滿足社會的需求。因此，全面提高檔案管理人員的素質是不可輕視的，這是軟件開發(fā)的前提和信息安全的維護者。在為檔案使用者提供便捷檢索工具的同時，防止網絡病毒、黑客等不良因素對資源的盜竊與破壞。

四、結束語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是時代進步與科技發(fā)展的必然結果，各個事業(yè)單位在進行大難管理信息化建設的過程中，要根據單位發(fā)展的實際需求只等總體規(guī)劃，并借助網絡信息技術建立安全的網絡平臺，保障檔案管理的安全性和機密性。事業(yè)單位的發(fā)展也影響著我國經濟社會的發(fā)展，因此，事業(yè)單位要在社會發(fā)展過程中抓住機遇，在自我發(fā)展的同時為我國經濟社會發(fā)展注入活力。

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，(16)：128-129.

[2]李繼萍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析探討[J].計算機光盤軟件與應用，2014，(19)：163-164.