試論醫院科研檔案管理的方法

姜瑞博，楊騰，王柳

哈勵遜國際和平醫院，河北衡水053000

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試論醫院科研檔案管理的方法

姜瑞博，楊騰，王柳

哈勵遜國際和平醫院，河北衡水053000

此篇文章就對醫院科研檔案管理的特點、管理的要求及現狀進行了概述和分析，并針對其管理中存在的問題提出了科學合理的管理方法，以便于能夠切實強化檔案管理工作，使科研檔案發揮其應有的作用，從而促進醫學界科研水平的進步，推動醫院事業的發展。

科研檔案管理；規范化；方法

1　醫院科研檔案的特征

1.1有很強的專業性與協作性

對于醫院的科學研究來說，它涵蓋的項目范圍非常的廣泛，是由多個學科、多方面構成的綜合性的科研系統。雖然在很多方面與普通的科學研究有類似的地方，但其仍然具有自身獨特的醫學性，是其他科研項目所代替不了的。一項醫院的科學研究從開始到結束，需要注入多方面的力量和資源，需要多方面的專業知識去搭建，更需要多種科研相互協作共同完成。

1.2涵蓋的內容充實豐富，形成和保存的時間長

從科研開始時成立項目、落實、做出分析總結、鑒定到最后的成果申報等各個過程，都是具有一定的連續性的，這也就說明了一項科研檔案的產出是需要時間來培育的，有些科研需要3～5年左右，而有些時間會更長。但也正因如此，很好地體現了科研檔案內容的繁多，涵蓋的知識及設備等都較為廣泛，從而更加彰顯出科研檔案具有保存和產生時間長，內容豐富的特點。在我國，根據醫院所研究的項目價值、級別以及產生的經濟效益來決定科研檔案的管理周期，保存最短的時間通常是30年，時間最長的則為永久性保存。

1.3保存形式多樣

相比于其他的科研檔案來說，醫院科研檔案在保存形式方面具有很強的多樣性，不局限于某一種保存形式。它的科研檔案中既有醫院開具的相關文書、病人的病例、各項檢查結果的記錄、報告等，還有相關具有實驗價值的切片、X光片等，可以說包含的內容相當豐富、多樣。而它的保存形式也多是紙質版和各種音像版的檔案。

2　科研檔案的重要性

醫院的科研檔案是醫院的重要組成部分，它的記錄與保管對醫院的管理和科研工作來說有著重要的意義，以下就是對科研檔案重要性的具體分析。

科研檔案的存在是醫院進行科學研究的理論基礎。科研檔案的形成是通過無數次的努力與實驗，利用全方面的科學知識對科學技術所研究的項目進行補充，是對整個科研活動進行全程的記錄，是具有真實性和實用性的材料。我們在對科學研究檔案進行科學合理的保管時，可以了解以往國內外某項技術、研究的發展方向及情況，并用其理論內容作為科技創新和發展的基礎，從而為醫院的科研事業做出貢獻，促進其自身發展壯大。

科研檔案對科研質量來說有極為重要的作用，它可以提高科學研究的質量。不論哪一項科研成果的產生，都是由多項技術和成果的累積，要想將科研成果化作具有實際性價值的產物，就必須要有充足完善的科研檔案作為其研究依據。醫院和研究一體化的形式是當前各大醫院發展的主要途徑，所以就要求醫院的工作人員不但要了解醫學的發展趨勢，關注醫學的研究動態，還要擁有創新的意識和思想，通過已存在的科研檔案研究新的技術，或完成對已有技術的更新和完善，以便于提升醫院的科研質量。

3　醫院檔案管理的發展狀況

3.1科研檔案的管理缺乏科學性與完整性

醫院科研檔案有著其自身的獨特性，比如，檔案內容豐富、形式多樣、科學知識涵蓋廣泛等特點，正是如此，也造就了其自身的不足之處。在檔案歸檔的過程中，常常會因為檔案的專業性強、數量多等原因，導致檔案處理時不嚴謹，出現檔案不完整，內容不具體的現象出現。主要體現在以下幾個方面。在檔案的分類方面，由于其內容過于復雜，類別多樣，就容易造成檔案的分類不準確，出現混亂的現象。

3.2缺乏健全的管理體制

醫院科研檔案在進行管理的過程中，由于其自身管理體制的不健全，導致檔案的完整性得不到保障。出現此種現象的主要原因是由于科研部門沒有正確對待檔案，意識不到其存在的重要性，也未將其列入到正規的科研管理日程當中。檔案管理的過程中，各項體制的不健全，監督和檢查工作的不到位等，都會容易讓管理人員產生檔案不重要的錯覺，使工作人員的責任意識下降，工作不盡心盡責，最終出現檔案不完整、丟失的現象。

3.3科研人員缺乏對檔案的正確認知

在進行醫院科研檔案管理時，科研人員沒有正確的意識到檔案的重要性以及保管的意義，過分關注科研成果，而忽視了對科學研究過程中數據的收集和記錄，就會很容易導致檔案資料的不完善和丟失。

4　醫院科研檔案的管理方法

4.1樹立良好的檔案意識，強化管理人員的身心素質

要完善科研相關的檔案工作體制，明確人員的職責，可以通過開展相關的培訓活動，來提高管理人員的責任意識、業務水平以及自身的身心素質，通過培訓讓人員多學習一些與檔案相關的專業知識，了解其具體內容，實現自身能力的提高。也可以通過講座的形式來強化科研人員和檔案管理人員的檔案意識，聘請專業的科研人員進行相關內容的講解，以幫助醫院科研人員提高科研水平，激發其自身的主動性，讓其可以更加自主地進行檔案的收集和歸整。作為一名優秀的檔案管理人員還要擁有向前展望的意識，當項目確定時，要及時地安排好各個部門、人員的職責，做到科研和收集相結合，提高對科研檔案管理的完整性。

4.2完善檔案管理體制，做到管理規范化

依據我國的檔案法和與其有關的條例規定，檔案在進行管理時應該要完成檔案數據的采集、立卷、整理、查看、保存等環節，并明確檔案的歸檔范圍。設立健全的科研檔案管理體制，設立完善的檔案歸集和傳輸的網絡系統，使科研人員以及相關部門可以及時對檔案進行整理，做到歸檔分類正確無誤。為確保資料的準確性和完整性不受影響，就要在確立檔案項目時，強化科研人員對檔案資料的重視，重視數據收集，在科研過程中要對檔案材料的形成進行整體的歸集。

4.3引用先進的科學技術提高管理水準

現代化科技的不斷發展，先進技術水平的提高，對檔案管理的要求也就越來越高。所以，就要求檔案的管理人員要不斷學習新知識，了解新技術，增強對網絡和計算機的應用能力，努力將醫學的內容與科技相結合，適當引用先進的科學技術來提高醫院的檔案管理水準。檔案的管理人員要積極學習信息化技術的應用技能，以便于可以實現檔案的電子化管理，而且還要增強相關軟件或技術的開發和使用。

4.4了解檔案的歸檔內容、要求及注意要點，提高歸檔的規范性和完整性

通常情況下，科研檔案的內容主要包括以下幾方面：一是項目確立初期所準備的資料和材料等；二是在進行科研的過程中所用到的材料、資源；三是在科研進行收尾工作時總結資料；四是完成后在項目進行審查時所提供的材料；五是科研成果的評定材料等。

科研檔案的歸檔要求：首先，要由進行科研項目的負責人員明確對檔案管理的相關責任制度。在每個科研項目完成以后，都要進行對檔案材料的收集和整理，且檔案整理完成后要經過審查，符合標準后方可進行歸檔。科研人員應該對研究過程中檔案的收集、歸整、資料的全面性和連續性負責，而且要與其自身的考核相聯系。其次，在科研過程中所用到的科研資料或文件等，要在完成以后立即放入檔案保管處進行保管，以防丟失或損壞。對于時間比較長的科研，檔案在歸檔時的資料必須要是原件，但是可以依據不同的需求對其進行復制。再次，進行歸檔完成的相關材料，審查其手續是否齊全，格式是否統一，制成的檔案內容是否完整，字跡、圖表是否清晰，易理解等，還應該注意在裝訂時檔案的整潔度，嚴禁使用易摩擦的筆記錄。

5　結語

根據以上的描述和分析，我們了解到科研檔案無論是在醫院的管理還是在醫院的科研事業中都有著非常重要的意義，可以說它是促進醫學事業發展和前進的基礎，是科研項目的保障。所以，就要求醫院人員要注重對檔案的管理，正確對待檔案，提高自身的責任意識，完善相關的管理體制，確保檔案在收集和歸整時的完整性和連續性。也要求醫院要用科學合理的方法來對科研檔案進行管理，使檔案可以充分發揮其應有的作用，從而推動醫院科研事業的發展和進步。

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Discussion on the Managem ent of Scientific Research A rchives in Hospital

JIANG Rui-bo，YANG Teng，WANG Liu
Harrison international Hebei Heping Hospital，Hengshui，Hebei Province，053000 China

This article on characteristics of scientific research archivesmanagement in hospital，the management requirements and the status quo were overview and analysis，and put forward the scientific and reasonablemanagementmethods in view of the problems existing in themanagement，in order to effectively strengthen filemanagementwork，make scientific research archives play its due role，so as to promote the progress ofmedical scientific research level，to promote the development of hospitalwork.

Scientific research archivesmanagement；Standardization；Method

R7

A

1672-5654（2016）08（a）-0171-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.22.171

2016-05-04）

2016年度衡水市社會科學研究課題，“試論醫院科研檔案管理的方法”（2016124）。

姜瑞博（1983.11-），女，河北故城人，本科，館員，主要從事科研管理。