計算機技術在醫保檔案管理中的應用

成利菏澤市人力資源和社會保障局507室，山東菏澤　274000

計算機技術在醫保檔案管理中的應用

成利
菏澤市人力資源和社會保障局507室，山東菏澤274000

社會不斷發展進步，計算機已經廣泛地被運用于人們的工作及生活中。醫療保險行業的紙質檔案管理辦法已經不能滿足日益擴展的業務量及人們對檔案信息的需求程度。該文從計算機技術在醫保檔案領域中的重要性著手，分析計算機技術參與其中的必然性，同時也可以從建設信息化及提高檔案人員及社會大眾的素質上充分利用計算機技術。

應用；醫療保險；檔案管理工作；計算機技術

［Abstract］With the continuous development and progress of social，the computer has been widely used in people's job and life，the paper file management has failed to meet the increasingly extensible business volumes and demand degree of people for file information.The paper analyzes the necessity of the participation of computer technology from the importance of computer technology in the medical insurance file field，at the same time，we can make full use of computer technology from the informational construction and improving the qualities of file staff and social mass.

［Key words］Application；Medical insurance；File management work；Computer technology

計算機技術滲透到各個領域，在各個行業中的地位日益重要，方便人們的工作和生活，促進了整個社會的進步。毋庸置疑，計算機技術也帶動醫療保險領域的檔案管理工作效率提高，實現檔案的信息化管理。

1　計算機技術在醫保檔案管理中的地位

計算機是現代人們日常工作中的重要工具之一，它的出現改變了人們的工作方式。當代社會越來越重視醫療保險，因此，醫保行業的業務內容不斷擴展，覆蓋范圍也日益廣泛，隨之形成的文件數量也日益增多，檔案工作方式、方法也發生了變化［1］。計算機被用于醫保行業的事實很快優化了醫保業務流程，優化其檔案工作，結果是產生了電子化檔案。

電子化檔案是相對于紙質檔案而言的，我國對紙質檔案的使用已經上千年，在東晉末年 （公元403年12月），東晉將軍桓玄叛變，逼晉安帝禪位于自己，雖然在位時間僅3個月，但是他做了一件非常重要的事情，即下令公文全部用紙書寫。“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”［2］自此之后就產生了大量的紙質檔案。紙質檔案承接甲骨檔案、金石檔案及簡牘檔案的演變歷程，而計算機的出現將會使這一演變歷程繼續升華。計算機技術在檔案領域的使用比傳統檔案管理方式更加方便，主要表現在以下幾個方面:第一，節約業務成本。計算機技術在醫保檔案中應用的結果是出現了無紙化辦公，減少了紙張印刷和浪費；第二，提高了檔案保存質量，紙質檔案容易受到外界環境的影響，發生磨損、蟲蛀、發霉的情況，而計算機具有強大的存儲功能，同時可以保存這些元數據，追溯到文件形成時間、修改時間，相對延長了文件檔案的壽命；第三，大大提高了工作效率。計算機技術在文件產生初期即可錄入系統，實現實時歸檔，方便了人們的檔案整理工作，簡化了業務流程，提高了檔案利用率［3］。計算機技術促進了醫保檔案管理工作更加科學、規范及高效，對檔案事業起到了舉足輕重的作用。

2　計算機技術在醫保檔案管理中的緊迫性和必然性

近幾年，伴隨著計算機技術在各個領域的大范圍使用，相關檔案信息系統的應運而生。醫療保險機構中檔案工作的地位和作用也日益凸顯，對計算機技術的依賴程度越來越高，也對其提出了更高的要求。伴隨著醫療保險事業的快速發展，醫保工作服務的對象和工作內容日益增加，產生了大量的文件資料和存儲檔案，借閱的頻率也有所遞增，檔案業務人員的工作壓力逐漸增大，而計算機技術的出現能夠相對緩解這個問題，計算機技術具備足夠大的儲存系統，同時也方便檢索，這樣就可以減少許多繁瑣的工作［4］。所以計算機技術成為醫保機構的檔案管理過程的必然選擇，為滿足更大范圍和容量的參保需求以及更高的工作效率提供了保障。

電子檔案的產生和應用，不僅在一定程度上節約了檔案管理的經費，而且也對檔案管理工作整理流程進行梳理，優化了檔案網絡環境，使檔案人員的工作步驟和內容更加便捷、完善。檔案人員有充足的時間思考提高檔案業務能力，探索電子文件的管理規范等新的時代課題。

3　開展醫保檔案信息化建設

所謂的醫保檔案信息化建設就是將計算機技術與醫療保險行業中的檔案管理工作相結合。最近幾年，我國檔案工作取得了很大進步，醫療保險行業對檔案人員的要求也越來越高，不僅要具備良好的職業素養，扎實的專業基礎知識，同時也需要有很強的工作能力和職業技能［5］。遺憾的是，醫保檔案管理的信息化步伐仍然滯后，與高校或者大中型城市的信息化水平還有一定的差距。檔案信息化建設就是用信息化的手段重新思考檔案工作各環節，重新探索檔案管理新問題和新方法，從而確定檔案管理和檔案服務的基本方式和框架，促進檔案信息在保障安全的前提下迅速社會化，提高檔案信息的利用率和發揮更大的檔案價值。

開展檔案信息化建設有兩種途徑，一是電子化工作業務流程。從紙質檔案的管理進程逐步轉移到電子化辦公，刪掉不必要的簽字蓋章手續，簡化業務流程，并且實現在線初審和答復。這不僅方便了醫保對象即省錢且省力，同時也為檔案工作人員提供更舒適的工作環境；二是引入檔案信息系統，在辦公業務流程與檔案信息系統之間搭接一個橋梁即做接口，做到實時歸檔，實現文檔一體化管理。其實，文書和檔案貫穿于醫保行業業務工作的始終，是一項業務的兩個階段，在未歸檔之前是文件，歸檔之后是檔案。通過計算機技術，能夠很好地連接起文書和檔案；三是建立檔案網站，分享檔案相關法規、政策，發布一些編研成果如專題報道和主題展覽，添加一些圖片豐富內容。在此基礎上的醫保檔案工作能夠充分展現機構的發展歷史，記錄行業的發展軌跡。

4　提高檔案管理人員和利用者的素質

既然計算機技術能夠在醫保檔案中發揮如此重要的作用，那么檔案信息化主體的素質就顯得尤為重要。檔案信息化正在變為社會發展的必然趨勢，需要從如下幾個方面做好信息化工作:第一，強化檔案人員的思想認識。意識決定行動力，因此，從“頭”開始就成為素質建設工作的重要內容。尤其是要強化醫保部門檔案領導的思想意識，包括普及科技意識、現代化的意識以及計算機管理檔案的意識。然而，意識的形成不是一蹴而就的，需要很長的發展過程，需要設計一定的途徑或者方式才能實現。其次是檔案隊伍建設［6］。檔案人員的綜合素質包括職業道德、業務知識和操作技能。通過選拔優秀的檔案人員到醫保檔案工作中，同時檔案隊伍結構要保障老中青三個層級的恰當比例，并且經過培養的培訓或者讓檔案人員學習計算機知識，學習如何操作信息系統，為檔案人員輸送新的知識，幫助其掌握新的業務技能。

社會大眾對醫保檔案信息的利用程度不僅有利公眾自身，同時也在一定程度上推動了檔案工作的進一步發展。社會大眾所扮演的是兩個角色，一是對檔案人員的業務督促，群眾的眼睛是雪亮的，利用大眾的力量促使醫療保險工作人員敬業、奉獻；二是是醫保行業的直接受益者，檔案工作做的好壞直接影響到大眾使用效果，而大眾對信息化系統的熟悉程度及其自助服務熟練程度直接關系到檔案業務人員及檔案信息系統的存在價值。因此，檔案人員和社會人員的素質與計算機系統密切相關，二者相輔相成。

5　計算機在醫保檔案管理中應用需要注意的問題

檔案不同于其他工作，它的價值依據不同的情況可以分為很多種，例如短期價值和長遠價值，顯性價值和隱性價值，經濟社會價值和政治價值，歷史價值和現實價值等等。短期價值和長遠價值使醫保機構的工作人員認識到檔案需要認真謹慎對待，對于具有短期價值的文件可以在單位保留一定時間后銷毀，長期的檔案需要使用更高密級和更穩妥的方式來保護。

檔案工作是一項政治性很強的工作，有時也是一項保密性工作。尤其是在計算機技術介入到檔案工作中，計算機所具有的特性除了高密度性、內容與載體的可分離性、快捷性、共享性之外還存在著不穩定性和不安全性［7］。因此，首先需要建立和完善電子檔案相關制度。制度能夠保證電子文件從形成直到開發利用的多個環節中都能有章可循，有據可依。由于電子文件的易更改性，任何一個環節的考慮不周或者職責不清，都將削弱電子文件的真實性和唯一性；其次，醫保機構的檔案種類除了文書、業務檔案之外還有其他相關類別的檔案，要建立各類別檔案的預立卷制度，收集、整理制度和利用制度等，全過程管理電子文件的形成、收集、鑒定、整理、保管和檢索，并由檔案主管部門統籌協調，指派專職人員負責檔案，并在各個部門配有兼職檔案員，從而保證了檔案工作的連貫和有序；再次，嚴格把關電子文件的存儲載體，明確載體的保護措施，避免對電子文件的完整性、真實性和原始性造成不良后果；最后，要重視電子文件利用保密工作。電子文件也稱電子檔案，保密和安全工作是檔案利用中的重點和難點。相比紙質檔案，電子檔案的保密性和安全性更加難以控制。在電子檔案的利用中，通過審核使用權限和調整劃控級別（公開、秘密、機密、絕密）。電子檔案載體妥善包括需要運用到檔案專業中的“八防”中的四個防（防磁、防濕、防塵、防光）。

6　計算機在醫院檔案管理中的方便和好處

運用計算機管理醫院檔案，其方便和好處在于以下幾點:

（1）有效提高檔案管理工作效率。檔案管理人員利用計算機管理檔案，除了可以進行詞匯檢索和數據統計，還可以進行檔案卷宗的分類、組別、編制、制作目錄、資料打印等等，因為檔案管理工作量大，運用計算機管理檔案，有效地降低了工作人員的工作強度，提高了工作效率。

（2）有力提升檢索速度。計算機的檢索系統高準確率、效率高、多樣化的檢索方式，在運用計算機檢索相關的文件時，管理檔案人員只需要在電腦上檢索相關詞匯，將主要的詞匯輸入，就可以快速找到文件，所需時間很少，既方便又快捷。

（3）有利于保護檔案資料。將計算機運用于檔案管理之中，在查找資料時可以直接運用計算機進行查找和翻閱，既減少了查找的時間，也減少資料翻閱而帶來的資料磨損，有利于原件檔案的保存，減少翻閱，減少磨損，有利于保護檔案資料。

（4）方便借閱。用計算機進行檔案管理，借閱者只需要在電腦上輸入相關詞匯，就可以直接查找到資料，借閱者在計算機就可以直觀地了解到資料的相關信息。如果借閱者超出了借閱時間，檔案工作管理人員可以直接在電腦上輸入相關信息，就可以打印出催還單，節省了時間，提高了工作效率。

（5）有利于檔案資料信息的傳遞。傳統的信息傳遞考郵政傳送，但是由于傳送所需時間長，耽誤了文件的處理時間。而計算機管理，可以實時傳遞資料信息，通過網絡完成信息的傳送，有效提高了信息的傳送速度，提高了管理的工作效率。

7　結語

綜上所述，計算機技術在檔案管理活動中具有不可缺少的作用。檔案信息化建設要求在醫療保險行業中檔案工作人員始終保持著一份責任心，用心地采集和保管好檔案信息，全心全意地為社會大眾服務。同時也要求檔案人員不斷地提升自我，提高業務工作能力和水平，提高為社會工作服務的水平。在工作中不免會出現許多難題和困苦，但是不可否認，計算機技術已經成為人們工作、生活的一部分，應當充分發揮其在檔案管理領域的價值。

［1］張桂云.試論計算機技術在醫保檔案管理中的應用［J］.辦公室業務，2013（4）：221-222.

［2］王璐.探索分析計算機技術在醫保檔案管理中的應用［J］.科技風，2014（4）：227.

［3］閆瑞鳳.計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用［J］.福建電腦，2015（3）：90-91.

［4］劉燕江.新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用研究［J］.信息與電腦，2013（4）：166.

［5］余忠銀.論計算機技術在檔案管理中的應用［J］.信息與電腦，2013（7）：160-161.

［6］王超飛.計算機技術在檔案信息管理中的應用［J］.數碼世界，2014（2）：10-11.

［7］陶鑫.淺談計算機技術在檔案管理中的應用［J］.科技資訊，2014（2）：32.

［8］王玲.計算機技術在檔案信息管理中的應用［J］.電子制作，2015（9）：136-137.

Application of Computer Technology in the Medical Insurance File Management

CHENG Li
507 Room，Heze's Bureau of Human Resources and Social Security，Heze，Shandong Province，274000 China

R47

A

1672-5654（2016）05（a）-0117-03

成利（1970.10-），女，山東菏澤人，本科，館員，主要從事醫療保險檔案管理工作。

2016-02-24）