探究社保檔案管理建設(shè)的有效措施

李艷潔楊亞坤

（1.嵩明縣嵩陽(yáng)街道社會(huì)保障事務(wù)所，云南 昆明 651700；2.嵩明縣醫(yī)療保險(xiǎn)中心辦公室，云南 昆明 651700）

探究社保檔案管理建設(shè)的有效措施

李艷潔1楊亞坤2

（1.嵩明縣嵩陽(yáng)街道社會(huì)保障事務(wù)所，云南 昆明 651700；2.嵩明縣醫(yī)療保險(xiǎn)中心辦公室，云南 昆明 651700）

社保機(jī)構(gòu)如何更好地開(kāi)展社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，成為其重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容和任務(wù)。本文首先說(shuō)明了做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，然后分析了社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后詳細(xì)闡述了社保檔案管理建設(shè)的有效措施。

社保；檔案管理；規(guī)范化；管理權(quán)責(zé)；信息化

一、做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是指根據(jù)參與社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的個(gè)人或企業(yè)參保及繳費(fèi)情況建立檔案，做好詳細(xì)的記錄，是日后參保人員享受相關(guān)待遇的重要依據(jù)。隨著我國(guó)保險(xiǎn)制度的日益完善，保險(xiǎn)范圍和參保數(shù)量不斷增多，檔案管理變得更加重要。

（一）加強(qiáng)社保檔案管理工作能推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)改革

目前，隨著社保改革工作的日益深入，單位人必然轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)人。社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)不僅要擔(dān)負(fù)起社會(huì)保障的職責(zé)，也要承擔(dān)對(duì)離休人員的社會(huì)服務(wù)和管理職能。因此，社會(huì)保險(xiǎn)屬于一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，如果缺少完整、準(zhǔn)確的個(gè)人信息資料，即缺乏有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)工作無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的成效，也會(huì)在一定程度上制約社會(huì)保險(xiǎn)改革步伐。

（二）加強(qiáng)社保檔案管理滿足社保業(yè)務(wù)要求

一個(gè)參加社會(huì)保險(xiǎn)的人由辦理保險(xiǎn)手續(xù)至離退休或失業(yè)等環(huán)節(jié)均可享受社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)，當(dāng)然，必須辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移、基金轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出等手續(xù)，上述信息在檔案中均有詳細(xì)的記載，以此為依據(jù)為參保人提供相應(yīng)的待遇。不得不說(shuō)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的質(zhì)量，直接影響參保人自身的利益。

（三）社保機(jī)構(gòu)加強(qiáng)社保檔案管理能提升其辦事效率

隨著大眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的升高，長(zhǎng)時(shí)間沉寂的繳費(fèi)展現(xiàn)出重要性，那些斷保多年要求續(xù)保者越來(lái)愈多。如果參保者社保歷史繳費(fèi)記錄管理不完善，無(wú)法保障這些人的參保權(quán)益，在實(shí)踐中加大不必要的爭(zhēng)議。社保檔案數(shù)量較多，主要包括醫(yī)保、生育保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等，每項(xiàng)社保項(xiàng)目均包含多個(gè)環(huán)節(jié)，例如：繳費(fèi)、保障等級(jí)等。社保單位做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，對(duì)提升工作效率或推動(dòng)其良好發(fā)展提供重要參考。

二、社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題

盡管社保檔案管理已經(jīng)引起相關(guān)部門(mén)的重視，但由于歷史遺留的問(wèn)題較多，社會(huì)的發(fā)展又十分迅速，對(duì)社保檔案管理提出了更多新的問(wèn)題，社保檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達(dá)到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：

（一）管理人員的意識(shí)不足

這是制約我國(guó)社保檔案管理水平提高最根本的因素，從其原因來(lái)看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)造成的，而是由于整個(gè)環(huán)境導(dǎo)致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社保檔案管理的認(rèn)識(shí)都不夠全面，將其看作單獨(dú)的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對(duì)這項(xiàng)工作的真實(shí)，思想上無(wú)法給予足夠的重視，導(dǎo)致對(duì)工作懈怠，這種意識(shí)嚴(yán)重制約我國(guó)社保檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

（二）信息化水平較差

近年來(lái)，國(guó)際化信息化進(jìn)程不斷加快，改變了整個(gè)世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，社保檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個(gè)系統(tǒng)的管理情況來(lái)看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展步伐，各地信息化建設(shè)水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，保存年限有限，嚴(yán)重制約我國(guó)社保檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也限制了檔案功能的發(fā)揮。

三、社保檔案制度建設(shè)的原則

（一）規(guī)范化與靈活化

為了能夠更好地開(kāi)展社保檔案管理工作，滿足新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展需求，社保檔案管理部門(mén)必須建立更加規(guī)范、合理的管理制度，要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家所制定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行。社保檔案管理部門(mén)內(nèi)部的檔案管理并不是一成不變的，它可以根據(jù)國(guó)家的發(fā)展需求及時(shí)調(diào)整，并且結(jié)合單位自身的發(fā)展需求，建立一條自上而下的管理體系，確保社保檔案管理能夠順利進(jìn)行。

四、社保檔案管理建設(shè)的有效措施

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，推動(dòng)社保檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

要想做好一項(xiàng)工作，首要任務(wù)就是要提升管理人員的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)推進(jìn)社保檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升社保檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，更要注重提升時(shí)效性，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求。因此，相關(guān)部門(mén)要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應(yīng)的規(guī)范體制。從當(dāng)前的管理情況來(lái)看，由于法制的缺失導(dǎo)致我國(guó)社保檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢(shì)在必行。從社保檔案的錄入直至保管，到最后的資源開(kāi)發(fā)與利用，都必須要建立相對(duì)應(yīng)且嚴(yán)格的工作流程。明確社保檔案管理各個(gè)階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細(xì)致與認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)且全面；進(jìn)入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學(xué)、合理、高效為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權(quán)責(zé)分明，提高工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性與責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，要加大宣傳力度，使人們意識(shí)到社保檔案管理的重要性，營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍，唯有如此方可實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。

（二）明確劃分管理權(quán)責(zé)

在社保檔案管理過(guò)程中，要建立完整的責(zé)任機(jī)制，必須要將責(zé)任落實(shí)到位，遇到問(wèn)題能夠及時(shí)找到負(fù)責(zé)人，并進(jìn)行處理，減少由于責(zé)任不清而導(dǎo)致的管理問(wèn)題。在明確責(zé)任的同時(shí)也要保護(hù)工作人員的合法權(quán)益，并且建立權(quán)責(zé)明確的社保檔案管理制度，為社保檔案管理工作奠定良好的根基。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容、人員較多，因此，必須嚴(yán)格依照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)管理。對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理時(shí)，要做好登記、征繳、轉(zhuǎn)移、待遇核定、基本信息變更等環(huán)節(jié)的工作。在社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)后，其中，那些具備保存和利用價(jià)值電子文檔、聲像等作為歸檔內(nèi)容。同時(shí)，將管理責(zé)權(quán)落實(shí)到個(gè)人，每個(gè)業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員擔(dān)負(fù)起收集、整理、裝訂客戶(hù)材料的工作，由專(zhuān)職檔案管理員審核達(dá)標(biāo)后方可進(jìn)入檔案室，并由檔案員確定該檔案的保管期限等工作。其中，歸檔主要由檔案收集、檔案整理兩個(gè)部分組成。進(jìn)行檔案收集操作時(shí)，認(rèn)真查看具有利用價(jià)值的材料是否收集完整，如果存在缺失必須及時(shí)補(bǔ)齊，確保檔案的真實(shí)性、完整性。檔案整理過(guò)程中，采用檔案部門(mén)規(guī)定的專(zhuān)用卷皮、卷盒和裝訂材料，每一卷檔案均要制作《案卷全引目錄》和《卷內(nèi)備考表》，在各項(xiàng)簽字完成后做好收集、利用等信息記載工作，仔細(xì)填寫(xiě)卷皮的內(nèi)容，做到清晰、準(zhǔn)確。

（三）動(dòng)態(tài)與靜態(tài)結(jié)合

所有的制度都不是一成不變的，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，社保檔案管理制度也需要不斷完善和更新，并作為動(dòng)態(tài)原則。而靜態(tài)原則是不管時(shí)代怎么變化，社保檔案管理要以社保工作的整體發(fā)展作為管理之本，不斷完善現(xiàn)有的管理制度。

（四）推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化

信息化高速發(fā)展，為了適應(yīng)其發(fā)展，提高社保檔案的利用效率，必須要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行更新，使其可以與社會(huì)發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的現(xiàn)代化。

首先，在進(jìn)行社保檔案管理過(guò)程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，發(fā)揮信息化技術(shù)的功能，提升社保檔案工作的利用率。同時(shí)也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開(kāi)發(fā)力度，使其可以更好地進(jìn)行管理，提高社保檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過(guò)對(duì)檔案管理規(guī)范化的建設(shè)，促使社保檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強(qiáng)我國(guó)社保檔案管理的競(jìng)爭(zhēng)力。

（五）提高社保檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

究其根本，都是人的責(zé)任，因此，要實(shí)現(xiàn)社保檔案工作的規(guī)范化，關(guān)鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求社保檔案管理部門(mén)根據(jù)具體的情況開(kāi)展科普活動(dòng)，使從業(yè)者意識(shí)到當(dāng)前形勢(shì)下開(kāi)展規(guī)范化管理的必要性，增強(qiáng)危機(jī)意識(shí)。除此之外，還要進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使從業(yè)者對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備有一定的了解，熟練掌握，進(jìn)而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識(shí)到工作的重要性，強(qiáng)化保密意識(shí)，增強(qiáng)資料的安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，要想增強(qiáng)社保檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國(guó)的社保檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識(shí)也有待提高，管理模式也相對(duì)較為落后，要想實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長(zhǎng)的一段時(shí)間，這就要求從建制、人員兩個(gè)方面著手，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，更好地發(fā)揮社保檔案管理的功能。

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［3］張建軍.提高自身素養(yǎng)搞好檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2016 （6） .

［4］宮顏花.關(guān)于檔案管理現(xiàn)狀與改革發(fā)展的探究［J］.才智， 2013 （7）.

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