臺賬式管理手段與方法在檔案管理中的應用
——威海市環翠區檔案局臺賬式管理工作調查

文?叢恒日 孟照偉 柳雯菁

臺賬式管理手段與方法在檔案管理中的應用
——威海市環翠區檔案局臺賬式管理工作調查

文?叢恒日 孟照偉 柳雯菁

臺賬是管理學術語，其原意是指放在桌子上供人查閱的賬簿。賬簿內容主要是某種事情的明細記錄，它是企業為了加強某方面的管理、更加詳細地了解某方面的信息而設置的一種輔助賬簿。從現代管理的角度看，臺賬式管理屬于精細管理的一種手段和方法。隨著機關改革的深入推進和機關作風的深入轉變，臺賬式管理在機關工作中不斷得到運用，并取得了較好的效果。然而，在檔案管理工作中，臺賬式管理運用到面上管理的還不多見，特別是運用到二級單位管理的更是少之又少，環翠區檔案局為此進行了有益的探索。

一、臺賬式管理方法的提出

威海市環翠區是威海市中心區，轄3個鎮、5個街道辦事處、126個（村）社區居委會。威海市地處沿海發達地區，環翠區作為威海市中心城區，各項工作一直奮力爭先、勇爭一流，檔案工作也不例外。然而，由于種種原因，基層檔案工作存在著部分問題一直不好解決，嚴重制約了檔案工作的提檔升級。一是鎮、街道和區級部門等一級單位檔案工作成績突出，但是村（居）、企業等二級、三級單位檔案工作水平參差不齊，有的差距較大。二是不少單位檔案工作雖然整體較好，但是工作不規范的情況突出，部分單位存在著長板很長、短板很短的問題。比如有的單位歸檔情況很好，但是檔案室溫濕度控制設備不齊全。三是個別單位檔案工作人員更換頻換，導致業務生疏，該干的工作沒有干上去。

為有效解決上述問題，我們進行了廣泛的調查研究，逐步認識到過去二級單位的檔案管理主要是采取面上指導的方式，主要手段是抓兩頭，促中間。這種方法過去行之有效，但是適應不了現在全區上下勇爭一流的工作要求，有必要進行改革。經過反復研究，我們決定工作關口前移、重心下移，直接管理指導到二級單位。

決定做出后，我們在一定范圍內征求意見。有的同志提出，目前我局有工作人員8人，如果直接管理指導到二級單位，需要管理指導的單位高達270個。人員少、工作量大的矛盾十分突出，操作不好，可能事倍功半。為有效解決上述問題，我們探索出了臺賬式管理的工作舉措，既有效解決了人員少工作量大的矛盾和問題，還提高了工作指導的針對性和科學性，收到了很好的效果。

二、臺賬式管理的基本方法和手段

在環翠區檔案局的工作實踐中，臺賬式管理分六步進行。

第一步，制定規范文件。2014年，省檔案局印發的魯檔發〔2014〕23號《山東省檔案工作科學化管理規范》（下稱《規范》）及魯檔發〔2014〕37號《測評辦法》，對基層檔案管理工作進行了科學規范。我們結合基層實際，制定了適合基層的檔案工作規范，以此為基礎，形成了《關于對2014年度檔案歸檔整理工作及檔案規范化建設情況開展自查的通知》（下稱《通知》）規范文件，下發全區執行。

第二步，全面自查。《通知》要求，全區各級各部門都要對照文件中的工作規范，以百分制形式打分自查。自查情況限期上報。

第三步，全面檢查。自查期滿后，組織工作人員對照自查表，對全區所有單位進行全覆蓋式的檢查，現場打分，現場反饋，能糾正的問題立即糾正，不能立即糾正的作為扣分依據，要求限期解決。

第四步，建立工作臺賬。檢查工作結束后，我們將檢查結果匯總，形成了《環翠區基層檔案工作臺賬》。除了由局里保管使用的總臺賬外，我們還建立了以鎮街、部門等為單位的分臺賬，分發給各部門、單位使用。

第五步，使用臺賬進行管理。將臺賬分發給局里的相關工作人員，采取分片包干的方式，督導各部門、單位限期解決問題。工作人員督導情況，納入年度工作目標進行考核。

第六步，臺賬的長期利用。我們規定，工作達到規范要求的，將采取免檢或抽檢的方式進行督導，沒有達到規范要求的，我們將對照臺賬中的問題反復進行檢查，合格一處，抹掉一處，直至問題全部解決。

三、臺賬式管理的效果和評價

（一）建立了清晰的可量化的基層檔案工作情況數據庫

臺賬共收錄了84個一級單位、186個二級單位的檔案工作情況，采錄各種數據5400個，形成總臺賬1本，分臺賬9本。臺賬清晰地反映了基層單位工作情況，成為了工作指導的重要參考依據。

（二）建立了科學、準確的考評體系

我們把臺賬作為考評基層單位檔案工作的重要依據，規定凡是考評分值達不到85分的，一律不得參加區級評先選優；達不到95分的，一律不推薦參加市級以上的評優活動。

（三）建立了可追溯的工作推進機制

基層普遍感到，依據臺賬開展工作，不僅工作目標明確，而且每一點進步上級管理部門都看在眼里，記在賬上，很有成就感，所以工作推進起來效果很好。

（四）建立了動態管理機制

臺賬建立后，改變了過去面上指導一陣風、大呼隆的工作模式，由面上指導轉變為點對點的指導，由每年兩次例行指導轉變為隨時隨地的動態管理，管理的針對性強、時效性好，基層滿意度高。

四、臺賬式管理的幾點啟示和經驗

（一）《規范》是臺賬式管理工作的基礎

《規范》是全省檔案系統管理檔案的最主要規范。對于基層來說，由于“規范”標準較高，全部達標還有較大的距離。但是，我們認為依據“規范”，每年制定一個適合基層實際的切實可行的《規范》要求，逐步推進，不失為貫徹落實《規范》的有效的工作方法。切不可因為標準高固步不前，也不能滿足于每年培養幾個示范單位而沾沾自喜，必須整體推進。

（二）摸清底數是臺賬式管理的關鍵

臺賬式管理的動因是加強二級單位管理，臺賬式管理也主要是管到二級單位，因此必須把二級單位的情況摸準摸透。建立臺賬之初，由于沒有基礎資料，工作壓力較大，需要全體動員，整體協作，齊抓共管，合力攻堅。此時，領導意志極為關鍵。工作中，務必要抓細抓小，不能有絲毫的馬虎，以確保數據真實有效。

（三）合理運用好臺賬是臺賬式管理成功的重要保障

臺賬建立之初，工作量很大，臺賬建立后，運用好臺賬，能夠顯著減少重復勞動，明顯提高工作效率，起到了事半功倍的效果。因此，切不可忽視臺賬的使用。當前，我們重點是從數據庫管理、評價機制和推進機制建立、動態管理等三個方面入手運用臺賬的，下一步，我們還將進一步增加臺賬內容，豐富臺賬管理手段，逐步構建適應我區要求的臺賬管理體系，推動檔案事業跨越發展，盡快在全區范圍內實現省里提出的科學化管理的工作目標。

目前，我們正在與軟件企業合作，準備以臺賬為基礎開發具有數據庫、檢索、自動評價等功能的管理軟件，進一步提高管理效率。

（作者單位：威海市環翠區檔案局）