依據房產檔案的特點建設房產檔案管理信息化體系

文?陳曉旭

依據房產檔案的特點建設房產檔案管理信息化體系

文?陳曉旭

房屋產權產籍檔案（以下簡稱房產檔案）是城市房地產管理工作的基礎，是房地產行政管理部門在房屋產權登記、調查、變更、轉移、測繪、抵押、分割等房地產管理工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。房產檔案作為城市房屋權屬登記管理工作的重要依據和房地產經濟信息的重要組成部分，在推動房地產經濟發展的進程中具有不可替代的重要作用。因而，充分認識新時期房產檔案的特點，做好房產檔案信息化管理，滿足市場經濟下的房地產經濟發展的需要，是房產檔案工作者義不容辭的職責和任務。

一、新時期房產檔案的特點

（一）專業性

房產檔案隨著城市房地產產業的產生而產生、變化而變化、發展而發展，是城市房地產產業成長壯大的真實寫照。由于房產登記工作涉及面廣、生成量大、政策業務性強，因此，檔案形成的內容多，技術性和專業性較強，主要表現為專業術語多、圖表多、證明多，等等。

（二）動態性

房產檔案形成后，房屋產權情況將隨著產權人的變化、房屋的損壞倒塌、房屋的買賣、交換、贈與、繼承、分割、析產等權屬轉移而不斷發生變化；另外，隨著城市的建設發展，房屋拆除、翻建、改建、擴建以及土地分割、合并等頻繁發生，也使房地產權屬不斷進行變更。因此，房屋權屬始終處于不斷轉移和變更中，具有極強的動態性，成為房產檔案區別于其他檔案的最顯著特點。

（三）真實性

房產檔案是產權沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實際情況完全吻合，精確清楚地記載產權人及產權范圍，并能在產權審核和排解產權糾紛中起憑證和考證作用，因而真實性是房產檔案的命脈，是其發揮檔案現實效用的基礎和前提。

（四）完整性

房產檔案的完整性體現在兩個方面，一是房地結合。房屋權屬登記應當遵循房屋的所有權和該房屋共用范圍內的土地使用權利主體一致的原則，房地關系密不可分，因此，作為權屬管理的房產檔案也必須是房地檔案緊密結合的。二是圖檔結合。房屋產權圖上的產權界限和房屋墻界結合起來，才能反映房產詳細的歸屬，防止產權糾紛，因此作為房產真實記錄的房產檔案也必須是圖檔結合的。

（五）價值性

房地產屬于不動產，價值高、升值快，在集體和個人的財產構成中都占有舉足輕重的位置。房屋產權檔案記載的情況正是關系權屬人直接經濟利益的真實憑據，因而，房屋產權檔案屬于財產檔案，具有極高的含金量。

（六）法律性

由記載房屋權屬的憑證材料組成的產權檔案，是房地產管理部門和司法部門確認房屋權屬，處理產權糾紛的重要依據，因而具有強大的法律效力。

二、房地產檔案信息化管理體系的含義及優點

（一）房產檔案管理信息化體系的含義

檔案信息化建設是全面應用計算機技術、網絡技術等現代化高科技手段對檔案信息資源進行處理加工與科學管理，實現檔案信息資源的社會共享。建設房產檔案管理信息化就是要依據自身的特點，利用計算機、光盤機、掃描儀、數碼相機等現代化信息及技術，建立一個有序的房產檔案數據庫，與辦公自動化系統對接，推向檔案、資料、信息一體化管理體制，將各類房產檔案資源以電子信息的形式進行存儲，以網絡共享的形式進行互聯，從而構筑信息資源的航母，形成既融合又分離的強大信息合力。

（二）房產檔案管理信息化體系的優點

計算機網絡、信息數字化的普及和應用，動搖了房產檔案管理工作的傳統觀念，為房產檔案管理信息化建設搭建了一個良好的平臺。而房產檔案管理信息化技術的日臻成熟，也逐漸顯現出比傳統檔案管理模式更具優勢的特點。

1.實現房產檔案數字化存儲，將房產檔案資源轉化為能被計算機識別和處理的數字化電子信息，與紙質檔案載體剝離開來。檔案實體作為原始資料入檔案館保存，可以減少對紙質檔案實體的損耗，延長檔案實體的壽命。

2.實現房產檔案信息化管理，建立數字化檔案數據庫，借助計算機可以對數據中的每一個產權要素進行檢索，為房產檔案的查詢、利用帶來了極大的便利，推動了檔案查全率、查準率、查速率的全面提升。

3.實現房產檔案網絡化共享，房產檔案信息化系統可以借助互聯網進行信息傳遞和交流，使縣市區房產管理部門之間的房產檔案資源互通有無、互補漏缺，可以極大地提高檔案利用的覆蓋范圍。

三、對房產檔案管理信息化建設的建議

房產檔案信息化管理這一概念由來已久。許多房產檔案管理部門都配備了計算機軟硬件設備，建立了相應房產檔案信息系統，但許多僅限于對房產檔案進行計算機單機輔助管理，詳細的查閱仍以紙質檔案為主；有的雖能利用互聯網將房產交易系統產權信息歸集整理到房產檔案信息系統，但仍不能實現資源共享。由此可見，房產檔案管理信息化建設由于受各種條件的限制，實現的并不理想，亟待改進和完善。

（一）對房產檔案信息化建設給予高度重視

首先，要從思想上充分認識房產檔案管理信息化建設的重要性和必要性。房產檔案管理信息化是目前解決房產業務日益增多而導致的檔案急劇增多、檔案利用頻率飛速加快的唯一辦法，因而實現檔案管理現代化、簡化工作程序是十分必要的。其次，要重視房產檔案信息系統基礎設施配套建設，確保房產檔案管理信息化建設的軟硬件設施符合要求。

（二）建立完備的房產檔案信息歸集系統

現有房產檔案一般可分為兩大類，即文本檔案和圖片檔案。房產檔案信息化就是要對這兩大類檔案進行數字化歸集處理，一方面要將房產交易系統中的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，另一方面要利用掃描儀、數碼相機等設備將圖片資料以電子信息的形式歸入房產檔案信息系統。兩方按規則整合后，方能形成科學有效的房產檔案數據庫。

（三）建立高效的房產檔案信息檢索系統

房屋交易產權要素多、涉及面廣，根據不同業務的不同特點，查詢者對房產檔案的信息要求也不盡相同，因而必須建立快速有效地獲取房產信息檢索系統，使房產檔案管理信息化系統的效用能夠得以正常發揮。

（四）打造高素質的房產檔案管理人員

房產檔案管理信息化建設的優化與完善，需要依賴檔案管理人員的知識結構調整和工作素質提高。因此，應對檔案管理人員進行全面系統的檔案專業知識培訓和檔案信息系統操作培訓，以培養能適應信息化管理需要的高素質檔案人員隊伍，讓檔案信息化建設可以持續向前發展。

（作者單位：煙臺開發區住房和建設管理局）