優化縣級檔案館館藏結構的思考

文?武瑋

優化縣級檔案館館藏結構的思考

文?武瑋

縣級綜合檔案館是保存本地區綜合檔案信息的基地和利用檔案信息的中心，其館藏質量的高低代表著一個檔案館工作的水平，也決定著一個檔案館能否長久地生存下去。目前絕大多數縣級綜合檔案館的館藏由于種種原因，館藏結構不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直在低谷中徘徊。筆者結合近幾年的工作實際，擬就館藏現狀及優化措施的對策談幾點粗淺的認識。

一、從現有館藏看其結構的不合理性

根據《中華人民共和國檔案法》及有關文件的規定，區縣級綜合檔案館所保存的是本地區黨政機關、人民團體及企事業單位在各種社會活動中形成的有保存價值的各種門類的檔案。然而，由于有些縣檔案局（館）多由縣委、政府檔案科（室）發展而成、有些檔案館建制時間較短等原因，致使很多檔案館館藏不適應現代化社會發展的需求，館藏的結構存在著諸多不合理性。

（一）門類單一

目前，館藏檔案中普遍存在著文書檔案所占比重過大的現象。筆者所在檔案館現有館藏檔案資料102708卷（件、冊），其中文書檔案達35000余卷（件），占總數的66%以上。檔案是“國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的”歷史記錄。從這個概念理解，檔案除黨政機關文書檔案外，還應包括反映各機構、各部門主要業務職能活動的科技檔案和專門檔案。文書檔案收集的齊全完整固然重要，但只有齊全完整的文書檔案所反映的歷史只能是片面性。

（二）載體單一

走進各縣檔案館庫房，我們看到的是一柜柜、一架架碼放整齊的紙質檔案，而照片底片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案寥寥無幾。據筆者了解，目前紙質檔案與非紙質檔案在館藏中的數量比是500∶1到100∶1之間，也就是說一個擁有10萬卷紙質檔案的檔案館，其館藏非紙質檔案只有200至1000個保管單位。

（三）內容單一

在以紙質文書檔案為主體的館藏中，其內容的單一性在所難免。翻開文書檔案的案卷目錄，我們看到的內容多是黨政會議記錄、年度工作計劃總結、綜合報表、工作簡報、調查報告、請示批復、干部的任免、職工的獎懲以及政策法規文件等。從這些材料中我們只能了解一個單位工作開展的部分情況，對某一項業務的具體運作及發展變化也只能了解個梗概，因為更深入、更詳細的信息可能會隱含在一些科技檔案或專門檔案中。

（四）重復混雜

檔案質量上存在的問題很多，歸納起來有重份文件歸檔立卷問題；保管期限劃定過長問題；重復進館問題，像干部任免文件，縣委組織部存一份，被任免的干部所在單位也存一份，且都是永久保存。像各單位黨組織情況和干部年報，各單位的存為永久，上報到縣委組織部或人事局的被存為長期，十年后同時進館。像上級業務主管部門下發的需要遵照執行的文件，這類文件按規定應存為30年，本地區的幾個單位同屬一個上級業務主管部門，十年后，檔案館就不可避免地要收進同一份文件若干件，等等。

二、解決的對策

（一）擴大接受檔案的范圍，增加館藏門類

要實現館藏結構的優化，首先要擴大接收檔案的范圍，增加檔案的門類。這需要做好兩方面的工作，一是要擴大所接收單位的范圍?？h檔案館對轄區所有立檔單位的檔案都可以接收，既要接收重要機構、重點部門形成的檔案，也要接收非重要機構、重點部門的檔案， 既要接收綜合部門形成的檔案，也要接收專業職能部門形成的檔案，既要接收大單位形成的檔案，也要接收小單位形成的檔案。二是擴大進館檔案的門類。在接收移交檔案工作中，要避免以前接收過程中易出現的只接收紙質檔案、載體單一的情況，既要接收紙質檔案，同時也要接收照片、聲像、錄音、光盤、實物檔案，使檔案載體豐富，形式多樣。要大量接收與紙質檔案并存的電子檔案，為館藏檔案的數字化、信息化打下良好的基礎。同時要加大專業檔案接收力度。在接收過程中，要兼收并蓄，既要大量接收各級黨政機關、部門形成的文書檔案，為黨政機關服務，同時又要貫徹以人為本、科學發展觀的要求，著眼于綜合檔案館的大眾化，著力為居民群眾服務，加大專業檔案的接收力度。大力接收婚姻、會計、科技、訴訟、公證、人物、城建、地籍等專業檔案，為檔案館的公眾化、社會化服務，適應社會各界利用檔案的需要。

（二）強化檔案征集工作，體現地域特色和館藏特色

地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色，是檔案館的工作者們一直努力的方向。優化館藏，必須強化檔案征集工作，使館藏檔案具備濃郁的地方特色和別具一格的館藏特色。其一，地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區的歷史面貌外，還應著重反映本地區的“地方特色”。每一個地區都會有其獨到之處，或工業生產，或農副產品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣……將這些“獨到之處”的各種資料收集全，就是這個檔案館與其他館的不同之處。其二，館藏特色。這個概念相對“地方特色”而言。地方特色指的是館藏檔案能反映本地區的某一獨到之處的特色，而館藏特色是說，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區黨政機關及所屬單位在發展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。地方特色和館藏特色概念不一樣，在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充，地方特色檔案肯定是館藏特色，但館藏特色不全是地方特色。地方特色突出，館藏特色就明顯，館藏特色明顯，館藏檔案價值就高。

（三）強化檔案鑒定工作，提升館藏檔案價值

優化館藏，必須強化檔案的鑒定工作，對進館及館藏檔案進行價值鑒定。通過價值鑒定，留優汰劣，優化結構，提升館藏檔案總體價值。檔案的鑒定工作應把握兩點。

一是在接收檔案時，應嚴格把關。實踐證明，在優化館藏的工作過程中，最初的案卷質量高低至關重要。如果前期的工作做好了，案卷質量有了可靠的保障，在檔案進館時，其工作量就會相應減少。因此，在平日的業務指導工作中，就要嚴把質量關，把案卷的瑕疵消滅在萌芽狀態。首先，要經常開展對基層文檔工作人員的培訓工作。基層文檔工作人員流動性較大，且大部分為兼職人員。如果不抓好培訓工作，不但會增加業務人員的工作量，還難以保證立卷工作的質量。其次，要加強立卷指導工作，重點抓好進館前的業務指導工作。在接收紙質檔案時，要對立檔單位文書檔案的保管期限進行認真檢查，現在很多單位文書檔案保管期限劃分較長，造成文書檔案進館量多但總體價值不高。另外還要對重份文件立卷歸檔問題，重復進館問題進行檢查，保證進館檔案價值較高。在接收非紙質檔案如錄音、錄像、照片、光盤等檔案時，要對檔案的安全性、完整性、標準性進行檢查，確保這些非紙質檔案符合國家標準、能長久存放、能安全使用檔案交到檔案館入庫前再嚴格檢查一遍，發現問題繼續整改，直至達到標準要求方可入庫。

二是對現有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。這項工作目前在很多館尚未開展，是檔案館管理工作的一個薄弱環節。做鑒定工作，館藏量較小的館應集中人力和時間，打一場殲滅戰，經過鑒定，使館藏案卷個個“貨真價實”。館藏量過大的館則可分批進行，最好的辦法是與開放檔案的審查，或計算機錄入前的處理工作同步進行，即在審查到期檔案是否符合向社會開放條件的同時，做案卷價值的鑒定，在對案卷做分類標引或主題詞標引的同時，分析其價值的有無及高低。對應剔除的案卷，經手人簽署了剔除意見后要有主管業務的局（館）領導把關，對確應銷毀的案卷分全宗、按時間順序造冊登記，并報請檔案形成的單位批準予以銷毀。這樣做既提高了館藏質量，也避免了具體業務工作中容易出現的交叉和重復。對館藏到期的檔案通過價值鑒定，及時清理整合，留優汰劣，將無使用價值的檔案及時造冊銷毀，一方面為檔案庫房騰退了空間，另一方面也調整了結構，優化了館藏。

（四）強化檔案信息開發，深度挖掘館藏資源

優化館藏，必須強化檔案的信息開發，深度挖掘檔案資源。檔案的信息開發工作要把握以下幾點。一是要完善目錄中心。因為綜合檔案館館藏比較豐富，信息量大，有的綜合檔案館資料浩如煙海，通過完整的目錄中心，就可以方便地查閱館藏各種檔案。二是做好編研工作?；陴^藏檔案基礎上的各種編研資料，如參考資料、開放檔案目錄、文件匯編、專題成果等檔案信息開發工作，可以極大地優化館藏，提升館藏檔案的價值。三是要及時收集相關資料。及時收集與館藏檔案相關的各種資料，如地方志、專業志、統計年鑒、數字匯集、大型畫冊、大型圖片、書籍等，可以作為館藏檔案的補充和輔助，進一步優化館藏，提升館藏檔案的利用價值。

綜上所述，檔案館在優化館藏工作中存在許多需要解決的問題。諸如豐富館藏、開展檔案鑒定活動、檔案信息開發等方面，都需要我們拿出足夠的精力去做大量的工作。只要有了正確全面的認識，就能牢牢掌握工作的主動權，把優化館藏工作真正做好，為進一步開展檔案利用服務工作，打下堅實的基礎。

（作者單位：聊城市東昌府區檔案局）