以數字化促進檔案管理優化工作初探

文·李華

以數字化促進檔案管理優化工作初探

文·李華

館藏檔案數字化既是建設數字檔案館的目標要求，也是實現檔案利用信息化的現實需要。檔案通過數字化，讓檔案利用做到“原件不出庫”，是對檔案的最優保護，也是提高查閱效率的最佳途徑。自2015年起，萊西市檔案館計劃用兩年時間實現館藏全部檔案“存量數字化”的目標。到2016年5月底，已完成館藏按卷管理檔案11400卷，按件管理檔案36826件共150萬頁的掃描工作。但是檔案數字化所涉及到的檔案審查、目錄校對、檔案整理、檔案掃描等一系列工作，如何納入整個檔案管理體系中成為促進檔案管理優化的有利抓手，仍是擺在我們面前的一個重要問題。

一、館藏檔案管理工作存在的問題

（一）檔案精細化管理欠缺

萊西市檔案館現有館藏檔案全宗146個，共計9.7萬卷（件盤）。其中，按卷管理的檔案5.8萬卷，按件管理的檔案3.9萬件。館藏全部檔案建立了案卷級目錄數據庫和文件級目錄數據庫，初步建成數字檔案館。但是，目前檔案管理還處于粗放式工作狀態，沒有達到精細化管理新常態。我們每年進行館藏檔案檢查，對照紙質檔案登記簿和案卷目錄，對每個全宗每卷實體檔案進行了一一核對，做到實體檔案、紙質登記簿與數據庫內案卷數量相一致，案卷號準確無誤，但是沒有對館藏檔案進行逐卷、逐頁、逐條文件級目錄檢查和質量核查；機讀文件目錄數據庫建設還存在著錄不規范、質量不高等問題；文書檔案開放審查工作遲緩，未實現常態化，沒有制定檔案開放審查工作計劃，對館藏滿30年的檔案沒有及時進行開放審查；對破損檔案、亟需修復維護的檔案沒有做到精確統計，對家底的了解不深不透。

（二）全宗卷管理不規范

全宗卷材料不齊全、不完整。有些工作開展了，但缺少規劃、總結及工作記錄，比如每年都開展檔案檢查及檔案整理、修復工作，但沒有形成工作方案、計劃、總結等憑證性材料及《檔案檢查登記表》《檔案整理加工登記表》等必要的記錄性材料，無法真實反映該全宗發展變化的歷史面貌。

（三）檔案數字化率過低

目前，萊西市檔案館館藏檔案數字化率占館藏檔案總數的1.3%，居于青島市區市檔案館末位，與兄弟區市存在不少差距，這一現狀既不利于檔案的提供利用及原件保護，又影響了數字檔案館的建設進程。

二、優化檔案管理的主要對策

（一）規范制度流程，促進檔案管理精細化

檔案數字化的基本流程主要包括檔案審查、目錄校對、檔案借調、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像檢查、數據掛接、數據審核、數據備份等環節，這無疑為全面核查館藏檔案情況、解決紙質檔案管理中遺留的歷史問題提供了一個重要契機。

制度健全、流程科學可以促進檔案工作由碎片化向精細化轉變。為此，我們加強了制度管理和流程管理，制定了《檔案人員管理制度》《檔案保密制度》《檔案安全制度》《檔案出入庫管理制度》《檔案數字化驗收制度》《檔案數據移交管理制度》等各項工作制度，并通過崗位責任制來確保各項制度的落實。同時，根據數字化工作流程設立了內容齊全、操作性強的《檔案目錄開放審查登記表》《檔案目錄核對記錄表》《檔案整理登記表》《紙質檔案數字化流程交接單》《紙質檔案掃描工作單》等工作記錄表，對每個環節通過檔案流程單進行過程控制，流程單與檔案實體同步流轉，流程有序、責任明確、操作規范，可以確保每一份檔案的監管到位，責任到人、安全可追溯。

（二）強化鑒定先行，推進檔案安全管理

在檔案數字化之前，首先要做好檔案開放鑒定工作，確定掃描范圍，區分涉密檔案和非涉密檔案，數字化的同時完成機讀目錄的質量核查。為此，我們成立了以主要領導為組長、業務骨干參與的鑒定領導小組。根據國家檔案局《各級國家檔案館開放檔案辦法》和《青島市檔案局檔案文件開放審查辦法（試行）》的要求，制定《萊西市檔案館檔案鑒定制度》《萊西市檔案館檔案開放審批制度》《檔案開放審查工作流程》，建立鑒定工作臺賬，嚴格遵照開放流程，做好檔案開放登記、統計、鑒定、審批工作，杜絕失泄密事件發生。

按照《青島市檔案開放等級鑒定暫行規定》要求，逐卷逐條核查文件目錄，查看數據庫內機讀文件目錄開放等級標準是否準確，初步確定C（內部級）、D（開放級）為應掃描檔案的范圍，鑒別出涉密檔案和非公開檔案；參照文件目錄，由檔案管理人員按全宗逐卷、逐件、逐頁審閱檔案內容，確定檔案是否開放，再次形成應掃描檔案范圍；由領導審核把關簽字后，最后確定應掃描檔案內容。通過初審、復審、審核等步驟層次嚴格把關，以確保檔案開放鑒定質量。

在開放鑒定的同時，做好對機讀目錄著錄進行質量核查，提升目錄數據庫質量。對照實體檔案內的案卷及卷內目錄，逐卷逐條核對機讀案卷級目錄、文件級目錄的對應信息（檔號、文件題名、文件時間、責任者、文件字號、開放等級等），如有著錄錯誤或不規范的文件題名、 責任者、起止頁號等，及時進行修改、補充。

從目前工作來看，有相當部分的文書檔案的卷內文件和已錄入的文件級目錄不能一一對應，特別是題名抄錄隨意增減，不能真實反映文件題名原貌，這就需要工作人員要以實體檔案為基準，認真核查機讀文件級目錄，確保二者信息準確無誤。另外，還存在“有檔案目錄無文件”或“有文件無檔案目錄”的情況。其中，“有檔案目錄無文件”，要根據實體檔案情況，若卷內卻無此文件，為以前缺失，要同時在卷內目錄及機讀目錄上進行登記、備注；“有文件無檔案目錄”，要根據檔號、原文內容進行及時補錄。

（三）完善檔案整理，全面提升檔案基礎工作

在數字化之前，必須對檔案進行檢查整理，查看頁面是否平整、編號是否規范，是否存在破損頁，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象。

按卷管理的檔案要視檔案質量情況判斷是否拆卷。萊西市檔案館館藏文書檔案形成年代久，數量多，質量良莠不齊，有的案卷訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物未拆除盡；還有的案卷存有圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫字跡等不耐久保存字跡的檔案，不利于檔案保存；有的文書檔案則是公開文件與非公開文件共存一卷，掃描時要區分可掃描文件與非掃描文件。由此，我們決定文書檔案、婚姻檔案數字化進行拆卷處理，土地房產檔案則因檔案幅面大、頁數多、案卷質量好等原因數字化時不拆卷。

拆卷后對檔案上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物，應及時拆除并注意保護檔案不受損害；若不耐久字跡的檔案，則復印或掃描后打印一份與原件一并裝訂歸檔；檔案的紙張若有破損，則破損檔案要先掃描，由掃描人員填寫《破損檔案送交修裱登記表》與破損檔案一并交給檔案管理人員，經檢查后進行修裱，待修裱后再掃描一次，對比修裱前后的圖像質量，保留完整清晰的圖像，脆化嚴重的無法掃描的檔案則需先修裱再數字化。對未編頁號或頁號編制不規范的案卷要重新編號，統一采用2B鉛筆使用阿拉伯數字，從“1”開始逐頁編號，并將原來編錯的頁號用鉛筆劃掉。如有跳號或編號出錯的情況，也應重新編頁碼。

細致嚴謹的檔案整理工作使案卷質量得到全面提升，檔案管理狀況得到全面改善，帶動了檔案基礎工作的全面發展。

（四）嚴守技術規范，狠抓數據質量建設

檔案數字化工作中要嚴格遵守《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31—2005），按照案卷標明的頁碼順序進行掃描，做到不缺頁、不重頁、內容完整；圖像端正、無偏斜，清晰、無污點，準確，不失真；存儲格式規范。加強環節管理，注重質量檢查、抽查，通過“檔案掃描---圖像處理---質量全檢---錯誤返工---質量復檢---裝訂還原---質量抽檢”，各個環節環環相扣，確保實現數據質量最優化。

另外，在掃描過程中要注意特殊情況，如掃描件和非掃描件的區分，像檔案里保存有重份文件、檔案里同時保存著檔案原件和復印件，我們處理的原則是重份文件選擇紙質完好、字跡最清晰的一份進行數字化，同時將重份文件所在頁號、共有幾份和對哪份文件進行了數字化等情況在《紙質檔案掃描工作單》、機讀目錄的備注項中加以說明。如果檔案原件紙張完好、字跡清晰，則對原件進行數字化、復印件不進行數字化；如果原件字跡模糊不清，則原件和復印件都進行數字化，并將數字化情況在《紙質檔案掃描工作單》、機讀目錄的備注項中加以說明。

薄透、字跡褪變檔案掃描，我們采用的辦法是薄透檔案用相同大小白紙襯底，再進行掃描；字跡褪變檔案掃描時，需要調整亮度、對比度等參數，以掃描后形成的圖像中文字清楚為準。遇有字跡完全褪色（只剩劃痕）或復寫紙字跡且發生浸染時，可掃描該頁檔案反面，再做鏡像文件，如果該頁紙張同時老化、破損現象，須在掃描后再進行修裱處理。

圖像質檢時，首先核對掃描的圖像數量是否和案卷中文件的頁數一致。如出現不一致有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改；二是掃描出錯，可能出現漏掃，要進行補掃。其次對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應按照檔案原件及時進行調整。

三、檔案數字化的思考

（一）統籌管理，做好數字化工作規劃

根據館藏檔案情況，統籌考慮經費、人員、場地、設備、技術、檔案內容、整理與掃描及質檢工作的匹配、檔案和數據安全、備份載體、數據管理等各個方面，制定館藏檔案數字化整體工作計劃、方案，以實用為導向，依據“價值優先”“利用優先”的原則，將價值高的珍貴檔案、形成年代久的文書檔案、利用率高、可公開、易檢索的專業檔案優先數字化，要根據工作部署，分期分批，循序漸進，穩步推進，持續行進。

（二）安全至上，加強檔案安全管理

制定數字化安全工作制度，強化檢查監督，從日常管理上排除安全隱患。嚴格做好檔案審查工作，規范調檔程序，確保未解密涉密檔案實體不出庫房，確保數字化過程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。數字化加工過程中要全程、全方位監控錄像，嚴禁數字化信息帶出場外、據為己有、隨意傳輸，嚴防數字化過程和檔案利用過程中的信息丟失、外泄，確保檔案信息的完整與安全。

（三）著眼全局，促進檔案優化管理

檔案數字化工作不能單純為數字化而數字化，要通盤考慮，厘清歷史陳賬，切實解決問題。檔案數字化與檔案開放、檔案整理、檔案維護、檔案利用是一脈相承、息息相關的。檔案數字化工作的重要目的就是要使數字化的檔案為社會所用，檔案開放鑒定工作應與數字化同期開展，實現數字化成果的即時性。數字化前檔案目錄校對整理工作，可以順勢對館藏各全宗檔案破損情況做到心中有數，使得檔案修復保護工作有的放矢，對影響數字化掃描的破損檔案進行即時修復，在一定程度上保證了檔案實體的安全與檔案信息的完整，實現了檔案優化管理。檔案數字化也變革了檔案利用模式，實現在局域網的全文查閱，用數字化副本代替原件，可以大大減少對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數，保障檔案的安全。檔案數字化工作計劃、方案及在檔案開放審查、檔案整理、檔案修復、檔案掃描等工作流程中形成的審批單、工作記錄單、登記表等要及時歸檔，每一全宗數字化工作結束后，要形成檔案數字化工作總結，將檔案數字化的卷數、文件數、圖像幅數及檔案修復的頁數等進行記錄，以上形成的所有文件材料均需放置在相應的全宗卷內，記錄該全宗的歷史發展情況，使全宗卷成為管理全宗檔案的得力工具。

（作者單位：萊西市檔案館）