把好項目驗收關口，提高檔案規(guī)范化水平

文·劉麗霞

把好項目驗收關口，提高檔案規(guī)范化水平

文·劉麗霞

固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收是衡量企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目完成情況的重要指標。根據(jù)有關規(guī)定，總投資超過億元的項目，都要組織檔案驗收。檔案驗收是項目建設的一個重要環(huán)節(jié)，它在項目竣工驗收中起到一票否決的作用。搞好檔案驗收，強化檔案的收集、分類、整理、儲存等基礎工作，能進一步增強人們的檔案意識，提升檔案服務經(jīng)濟社會發(fā)展的能力。結合我市在對口支援北川災后恢復重建中承擔的建設新縣城特色商業(yè)街的實際，筆者想略談一下做好項目檔案工作及項目檔案驗收工作的體會。

一、理清工作思路，明確工作要求

建設項目檔案驗收要以一定的標準規(guī)范為依據(jù)，工作中首先必須搞清楚驗收什么檔案、依據(jù)什么進行檔案驗收。檔案驗收的對象是項目建設過程中所形成的各種形式的文件材料，包括文字、影像、制圖以及利用各級政府預算資金、自籌資金及銀行貸款等方式籌措資金建設形成的固定資產(chǎn)項目。其具體檔案包括固定資產(chǎn)購買（如設備、工具、器具的購買）、固定資產(chǎn)建設安裝（如建設物、構筑物的建設和機器設備的安裝）和其它基本建設工作（如勘探設計、土地征用、拆遷補償?shù)龋┑裙潭ㄙY產(chǎn)項目建設、管理過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。國家建設部、檔案局對做好建設檔案的收集、保管等早就有明確、具體、詳細的要求，規(guī)定檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一，未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收。國家檔案局對此還出臺了《重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》及相關規(guī)定，這些都為項目檔案驗收工作提供了重要依據(jù)。

二、關口前移，強化檔案基礎工作

項目檔案專項驗收是在工程建設的后期進行，而檔案的形成是工程開建前就已經(jīng)開始了，像規(guī)劃、論證、環(huán)評、立項等。前期的文件、資料是檔案的前身，它的質(zhì)量關系到檔案的質(zhì)量，也關系到檔案驗收能否順利進行。因此，應把檔案工作的控制關口前移，提前介入，認真把好文件的形成關，保護好資料的完整關，做到文件形成時即有檔案、資料收集時即有檔案，努力做到檔案不漏項，以確保檔案工作質(zhì)量。

（一） 提高認識，健全機構，落實責任

一是成立領導小組。項目檔案是“無形“的項目，它與項目本身長期共存（甚至比項目本身存在時間還要長久）。所以要把做好項目檔案工作當做整個項目建設的一部分，同步進行。首先，健全組織機構，為做好項目檔案工作提供組織保障。我們在北川新縣城特色商業(yè)街建設伊始，就成立了由市援川辦公室負責同志任組長，由負責規(guī)劃的中規(guī)院、負責施工的濟寧寧建、濟寧圣大建筑公司及東方監(jiān)理、建設監(jiān)理和跟蹤審計的新策略服務公司等單位負責人參加的項目檔案驗收工作領導小組，并有專門人員具體負責各項工作，達到有領導、有分工、有專人的要求。從組織上確保了各環(huán)節(jié)檔案齊全、完整、及時歸檔。

二是形成檔案網(wǎng)絡。在項目檔案驗收領導小組成立的同時，建立以具體業(yè)務為主的工作小組，由項目負責人牽頭，工作范圍至各部門，充分利用信息化和大數(shù)據(jù)，建立文件共享、信息共享機制，最終構建覆蓋全部的項目檔案網(wǎng)絡，負責項目檔案的收集工作。在北川新縣城特色商業(yè)街項目中，先將項目建立一個網(wǎng)絡共享文件夾，里面存貯著各類管理類、技術類文件，所有文件在接收時掃描產(chǎn)生電子文件，做到計算機全文管理。這種電子化、網(wǎng)絡化的工作流程讓所有相關人員都能第一時間了解文件的產(chǎn)生，讓檔案人員對文檔的全生命周期通過網(wǎng)絡進行可控管理，真正實現(xiàn)與工程建設同步。

三是明確各部門文件形成、積累、歸檔職責，將其納入工作目標責任考核。無論是項目檔案驗收的領導小組還是各單項工作小組，都是由檔案人員、各領域技術人員構成。領導責任由市援川辦公室、各相關單位人員、技術部門負責人擔當，項目檔案管理責任則層層劃分，實行領導責任制，工作人員具體實施。明確各領域?qū)谌藛T，定期召開會議，編制項目檔案竣工驗收工作計劃和項目檔案竣工驗收大綱等，明確各部門文件形成、積累、歸檔職責，并將其納入各部門和有關人員考核中。

（二）制定、完善項目檔案工作規(guī)章制度

項目檔案是對整個項目建設過程的真實記載，它記錄了項目從立項、設計、監(jiān)理、施工到竣工驗收的全過程，包括項目前期文件、項目竣工文件（施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件）和項目竣工驗收文件等項目檔案。其具體特點為，建設之前就有大量文件，文件數(shù)量多、內(nèi)容復雜，既有管理文件，也有專業(yè)技術文件；文件門類多，包括建設工程項目檔案、財務檔案、設備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等；信息載體多，包括紙質(zhì)、聲像、電子等多種載體。面對大量復雜的項目文件，必須從項目前期開始就建章立制、從產(chǎn)生第一份文件開始就依規(guī)整理、按章存放，以確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效。比如我們在援助北川新縣城特色商業(yè)街建設中，由于該項目具有羌族文化特點，集購物、餐飲、休閑、娛樂于一體，是新縣城重要標志性建筑，它的前期構思設計經(jīng)過多次調(diào)研論證，形成大量文件，是該項目檔案不可分割的組成部分。因此，我們依據(jù)《檔案法》和住建部建設項目檔案規(guī)范、山東省援川指揮部要求及其他有關規(guī)定，制定了數(shù)十份檔案管理制度，規(guī)定了檔案管理程序，把檔案日常工作進行制度化、規(guī)范化、程序化，確保了這個項目所有文件的形成質(zhì)量以及項目檔案的齊全和完整。

（三）超前控制，全過程管理

一是檔案工作與項目建設同步。即項目下達任務與項目文件材料的歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步，項目驗收與項目檔案驗收同步。

二是項目檔案工作全面介入。在項目建設過程中，檔案工作也要做到三個納入，即將這個項目檔案工作納入工程管理、納入合同管理、納入整個援川工作的管理體系，實現(xiàn)文檔管理的標準化、規(guī)范化和程序化。另外，項目檔案工作要做到多參與整個項目的管理，參與各類合同的簽訂、參與項目建設中的各種協(xié)調(diào)會、參與各環(huán)節(jié)招投標及設備采購、參與各項目各階段驗收。只有全面參與、深入一線，及時掌握第一手資料，才能把握好項目檔案的命脈。

三是把好階段驗收關。在項目建設階段驗收中會產(chǎn)生比如分部工程的各個驗收批（如鋼筋、模板、混凝土檢驗批等），分項目報驗收資料、質(zhì)保資料（如材料合格證、材料檢測報告、實體檢測報告、樁基礎檢測報告等），混凝土、砂漿等的評定資料（強度等級評定記錄），材料進場報驗資料等原始記錄。只有在每個階段驗收中全面參與、即時跟蹤，才能確保檔案材料真實、齊全、質(zhì)量好。

三、強化指導，規(guī)范項目檔案驗收程序

（一）強化培訓，加強指導

一是事前溝通，明確要求。所謂溝通，既包括業(yè)主與設計、施工、監(jiān)理方面的溝通，也有單位內(nèi)部不同部門、科室，甚至檔案工作人員之間的合作。具體表現(xiàn)在對外將項目檔案的歸檔范圍及整理規(guī)范以合同條款形式明確下來，約束雙方共同遵守；對內(nèi)以項目檔案負責人為主，聯(lián)絡投資、基建、設備儀器、財務、審計等各部門對口人員，密切配合，共同做好項目檔案的收集工作。同時，檔案人員之間，也應加強協(xié)作，將這些門類眾多的文件最終整理、匯集在一起，確保項目檔案的齊全、完整。

二是事中培訓指導，規(guī)范業(yè)務。開展項目檔案驗收，要針對工程建設中參建單位資料人員缺乏相應的文檔工作經(jīng)驗和經(jīng)歷的情況，加強對承建單位資料人員進行事中培訓工作的指導，規(guī)范業(yè)務。通過指導、培訓，使他們了解本單位檔案工作規(guī)章制度、項目檔案收集內(nèi)容、整編標準，將培訓重點放在具體操作上，對項目檔案驗收順利過關起到事半功倍的效果。

三是事后檢查，確保質(zhì)量。事后檢查是對項目檔案質(zhì)量的全面評價，也是對項目檔案事前、事中控制的檢驗。只有通過檢查參建單位是否按照相應法規(guī)、要求進行項目檔案的收集、整理，才能確保項目檔案的規(guī)范性，并針對不足及時進行整改、補充和完善。

（二） 規(guī)范驗收，確保質(zhì)量

一是注重檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性審查，關注安全性。做好驗收前的自查關注非常重要，它是驗收前的最后一個關口。自查就是對各項工作進行梳理，要注重審查項目歸檔文件是否齊全、完整，是否是原件，是否與實際情況相符，努力做到圖物相符；審查歸檔文件整理是否分類科學、組卷規(guī)范；關注歸檔文件的制成是否符合永久性要求，檔案裝具是否符合標準，檔案保管條件是否與項目檔案工作相適應等各項安全措施。

二是項目檔案整理要依據(jù)規(guī)范。項目檔案自檢應以國家、部門或行業(yè)規(guī)范為基準。在固定資產(chǎn)投資項目文件收集整理歸檔完畢之后，要認真組織做好項目檔案自查工作，成立驗收自查小組，制定自查工作方案，召開自查會議，及時寫出自查報告，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正錯誤、彌補不足。也可以進行同行評估。如建設北川新縣城特色商業(yè)街的兩家施工單位可以進行互評，或者一方邀請另一方檔案人員參與本單位自查評估，這樣更容易發(fā)現(xiàn)問題、找出不足。在處理完所有問題后，還可以申請由上級檔案主管部門組織實施的預驗收，提前經(jīng)更高層次專家、內(nèi)行把把關，進一步發(fā)現(xiàn)問題、提高質(zhì)量，以確保檔案專項驗收能夠順利通過。

總之，項目檔案是確保固定資產(chǎn)投資項目順利完成的重要因素，是項目建設的前提，是工程質(zhì)量評估的依據(jù)，是項目竣工驗收的保證，也是今后工程改造、維護不可替代的權威證件，是企業(yè)、單位、個人維權最有力的證據(jù)。做好項目檔案工作意義非常大。以“驗收“為抓手，可以加強本單位的領導和有關部門對項目檔案工作的重視，增強企業(yè)和全體員工的檔案意識，人人關心、配合、支持檔案工作，促進項目檔案的標準化、規(guī)范化和制度化管理，提高檔案管理水平，提升檔案人員的地位，使檔案人員能夠更加積極主動地做好項目檔案工作。

（作者單位：濟寧市信息中心）