知識產權保護與科研檔案創新管理初探

文·李林 尹愛玲

知識產權保護與科研檔案創新管理初探

文·李林 尹愛玲

近期，習總書記在全國科技創新大會上指出：“要加強科研院所和高校合作，使目標導向研究和自由探索相互銜接、優勢互補，形成教研相長、協同育人新模式，打牢我國科技創新的科學和人才基礎”。然而，在監督檢查中發現許多科研檔案質量的缺陷，也是影響重大科技創新成果質量、維護知識產權人合法權益和科技人才健康成長的關鍵因素之一。本文從知識產權保護視角下如何推動科研檔案工作健康發展。

一、常見科研檔案質量缺陷

近年來，我國媒體報道和各級檔案行政管理部門在執法檢查過程中，發現個別科研部門和高等學院頻出虛假科研成果和科研文件歸檔質量嚴重滑坡等事件，常見質量缺陷如下：

（一）負責人將科技成果據為己有

一些高校和科研機構科研項目負責人常常借口知識產權保護和防止泄密，將所有科研文件資料保存在自己手中，拒絕向單位檔案機構移交檔案，這是導致科研檔案失控的主要原因。

（二）科研檔案歸檔缺少核心內容

在檔案機構保存的科研檔案中，也發現了科研檔案立項、獲獎的材料較為齊全，但在科研過程中形成的證實知識產權的文件材料沒有歸檔到位。比如科研活動中形成的分析測試報告及重要的試驗、測試記錄、計算結論、工藝配方、流程、操作技術要求等。這些文件的缺失，很容易在今后科研成果推廣過程中發生知識產權糾紛。

（三）科研文件歸檔質量監管缺失

檔案機構在科研文件歸檔過程中，缺乏有效的監管。一般是科研成果評審結束后，科研部門向檔案機構移交檔案時，檔案機構僅履行了移交手續職責。對科研部門在項目立項、關鍵實驗數據形成、科研鑒定過程沒有很好的參與服務和監管，對移交檔案的完整、齊全、系統、準確和合法性沒有嚴格的驗收，導致不少科研檔案，特別是關鍵研究、實驗文件和音頻、視頻等電子檔案缺三少四，導致在科研成果推廣過程中麻煩頻出。

（四）科研技術保密工作漏洞較多

在科研檔案管理和利用過程中，有些保密制度形同虛設，缺乏嚴格的接收、管理、利用環節中的程序和手續；對國有重大科研成果推廣需要向利用者提供復制件時，是否按照《檔案法》的規定報檔案行政管理部門審批沒有具體上報要求等，這些現狀直接威脅檔案的實體和檔案信息利用的安全。

二、聯合確定科研檔案歸檔范圍

目前，科研檔案管理不到位，表現結果主要是科研活動歸檔文件的不完整、不齊全。在檔案業務監督檢查過程中，科研人員說歸檔不到位主要是單位科研檔案歸檔范圍過于簡單，表述不準。因此，檔案機構與科研部門聯合制定好歸檔范圍，這不僅是抓好科研檔案管理的前提，也是獎懲考核的基礎。

一般科研成果檔案歸檔范圍包含以下內容：

1.科技成果鑒定申請表（一式五份）（申請鑒定單位蓋章）。

2.計劃任務書或合同書。

3.研究工作報告（研究工作總結）。

4.研究技術報告（包括技術方案、技術特征、總體性能指標與國內外同類技術的比較、技術難度、技術成熟度、對社會、經濟發展和科技進步的推動作用、推廣應用情況及條件和前景、存在的問題和下一步的改進方法）。

5.具備責任追溯和權威測試單位出具的分析測試報告及重要的試驗、測試記錄、研究數據、臺賬。

6.設計工藝圖表。

7.具有科技查新資格的科技信息機構出具的科技查新報告。

8.質量標準（國家標準、行業標準、經質量技術監督部門備案的企業標準）。

9.標準化審查報告。

10.經濟效益分析報告。

11.用戶使用情況報告（使用情況證明）。

12.環境監測報告。

13.行業主管部門要求出具的其它材料。

第1、3、4、5、7、10、11為每個項目必備材料，其余的根據項目需要提供。

上述資料和有關文件的內容必須真實可靠，引用文獻資料和他人技術必須說明來源。

三、運用法治思維和方法推動科研檔案科學管理

（一）強化全員檔案意識和檔案法治意識

打造科研檔案管理一流水平，必須保障科技性項目負責人、形成者、管理者樹立牢固的檔案意識和檔案法治意識，從部署任務開始就明確文件歸檔質量要求；在形成每一份文件、記錄時，確保形成者按照規范書寫到位；在每個工作節點檔案管理者及時介入培訓、指導、監督，確保最后應歸文件的分類、整理、移交等工作的質量；按照檔案法規要求，將應歸文件拒不向檔案機構移交，經催繳仍不移交的責任者將受到降級、撤職的行政處分。

（二）堅持科學建章立制原則，完善檔案制度

按照黨和國家檔案政策、法規、標準，嚴格按照建章立制的工作程序，積極協調各業務職能部門，將歸檔文件質量要求與各業務制度、工作流程、崗位標準、考核辦法相互兼容，確保歸檔質量；檔案機構按照魯辦發【2014】40號文件、《檔案管理違法違紀行為處分規定》（監察部、人社部、國家檔案局30號令）《山東省行政處罰裁量基準》《山東省檔案工作科學化管理規范》等內容要求，完善檔案管理各項工作制度、服務流程和獎懲考核辦法，加大檔案管理制度的執行力度，防止制度空轉或兩層皮，確保制度運行質量。

（三）增強科研文件歸檔質量控制度

根據國家檔案規范要求，在項目確定之后，首先要按照“四同步”管理要求（歸檔文件質量要求要與項目部署、檢查、驗收、總結等關鍵節點同步進行質量控制），建立文件收發登記臺賬、完善考核記錄等措施；其次，嚴把科研成果驗收關，在制定科研成果驗收方案中，要明確單位檔案機構檔案人員參與驗收活動，負責驗收活動的全部文件資料收集、保管、鑒定和質量測試工作，防止個別科研人員將鑒定完后的科研文件材料抽走；第三，嚴把科研成果申報獎項關，在申報材料蓋章上報之前，檔案機構必須提供科研檔案歸檔質量檢測結論，凡是歸檔文件質量有瑕疵的單位不予上報，整改到位后才能上報。

四、知識產權發生侵權糾紛應注意證據文件的收集

無論是選擇何種途徑來追究侵權人的法律責任，知識產權權利人都需要向有管轄權的人民法院提供包括證明知識產權權利有效的證據以及表明知識產權被侵害的證據，檔案管理者必須要及時收集和提供相關文件資料，為維護單位合法利益提供檔案信息的支撐服務。

知識產權權力有效證據首先是涉案知識產權的所有人或者利害關系人；其次是涉案知識產權真實有效并受我國法院保護的文件、記錄。例如，專利權人起訴的，應當提交證明其專利權真實有效的文件，包括專利證書、權利要求書、說明書、附圖和最新專利年費交納憑證，提起侵犯實用新型專利權訴訟的原告，應當提交由國務院專利行政部門出具的檢索報告等；商標注冊人起訴的，應當提交商標注冊證及續展注冊證書（如果是國際商標注冊，則需由國家商標局發布該國際注冊在中國有效的證明）、商標權人變更的相關文件以及其他證明商標權屬的證據；著作權侵權案件中，著作權應當提交底稿、原件、合法出版物、著作權登記證書、認證機構出具的證明、合作創作的協議等作為其權利憑證。

知識產權被侵害的證據要注意收集要能夠證明被告實施了或正在實施被控侵權行為。例如，被告的促銷宣傳材料、被告的產品樣品、被告的產品銷售合同、銷售發票等等。此外，互聯網上收集的相關信息也可以作為證據使用，但最好申請相關的公證機關進行公證保全。相關證人證言也可以作為證據使用，但證人必須出庭作證并接受雙方當事人的詢問、質詢以保障其真實性。

未來社會，誰重視檔案工作，善于管理好本單位的智慧資產，維護好自身的知識產權等各項合法利益，為推動自身事業的可持續發展奠定了良好的基礎。

（作者單位：山東省化工研究院 / 濟南大學）