檔案安全風險及防治對策之我見

文·田黎華

檔案安全風險及防治對策之我見

文·田黎華

新中國成立后的很長一段時期，影響我國檔案安全的因素主要是政治、軍事、環境等傳統安全問題。隨著檔案載體多元化特別是新型載體的出現，我國檔案安全形勢日趨復雜。19世紀技術革命開始以來，檔案載體就不再局限于紙張一種載體形式，紙張以外的照片、幻燈片、 微縮制品、磁性載體、光盤等都逐漸成為檔案載體的 “新成員”。特別是計算機被普遍應用到社會生產生活各領域，電子檔案載體已成為檔案管理的又一新型手段，檔案載體進一步向多元化的發展趨勢轉變。檔案載體的演變，給檔案安全管理帶來了巨大的影響。不同載體的安全管理方法有許多相同的方面，例如，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性，但不同載體材質特性不同，須采取相應的安全措施進行保護或管理。多元化的新型檔案載體的出現打破了原來紙質檔案一統天下的格局，促使檔案安全管理進入一個全新的時代。

一、影響檔案安全的因素

一是內部管理不善。因為檔案部門內部缺乏檔案風險意識和安全知識、專門的管理機構和人員、相關的法律規范等引發的檔案安全風險；業務操作不當：在檔案的形成、保管和利用過程中發生的不安全因素。二是社會環境復雜。由于文檔人員業務能力、技術條件和管理水平等因素造成操作不當甚至錯誤操作而引發的檔案風險；人為蓄意破壞：故意篡改、銷毀、盜竊檔案或破壞檔案保管場所等行為引發的檔案風險。三是自然因素頻發。檔案自然風險是指人力不能或難以支配和操縱的 各種自然災害發生所造成的風險，如雷電、水災、火災、霜凍、臺風、 地震等會直接威脅到檔案的安全。

二、檔案安全管理的對策

國家檔案局原局長楊冬權《在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話》（2010年5月12日）總結新時期檔案安全管理取得的經驗，這就是一必須始終堅持把檔案安全視作檔案工作的生命線，把檔案安全工作放在檔案工作的首位，奠定檔案事業安全、協調、可持續發展的堅實基礎；二必須始終堅持“以防為主、防治結合”的基本原則，一手抓安全防范，一手抓受損檔案搶救和保護，努力避免和減少各種外來因素對檔案安全的不利影響；三必須始終堅持把檔案信息安全與檔案實體安全放在同等重要位置，通過各種有效措施保證檔案信息安全，確保數字檔案和電子文件內容真實、長久可讀和有效利用；四必須始終堅持把安全督查與制度建設相結合，提高規范化管理水平，切實強化執行力，努力把各種可能的安全隱患消滅在萌芽狀態；五必須始終堅持發揮科技創新的先導作用，不斷為檔案實體安全和信息安全提供堅強的技術保障。在堅持這“五個必須”的同時，筆者提出如下對策，以期為檔案安全管理打下更清晰更堅實的基礎。

（一）設施設備為基礎

完善的安全設施是保證檔案安全最有效的防護網。一是檔案保管機構朝向應以東南為宜，要具備防潮、隔熱等功能。盡量不用地下室或頂層。 要遠離易燃、易爆場所。不要緊鄰衛生間等潮濕、且有污染源等。二是檔案保管機構應具備溫度控制、濕度控制、防潮、防火、防盜、防蟲、防塵、防霉等設備。三是要適應數字檔案安全管理要求，配全檔案專用計算機、掃描儀、打印機、復印機、網絡存儲等設備。

（二）制度建設作保障

檔案安全工作制度是檔案安全管理軟實力提高的前提。保證檔案安全既涉及檔案的實體安全又涉及檔案的信息安全，體現在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用、數字化等各個環節中。要針對不同的工作環節，細化檔案安全工作制度。要重視建立檔案異地異質備份制度。加強對制度執行情況的監督檢查力度，確保各項制度落實到實處。

（三）技術運用是手段

依靠和運用現代科學技術的力量能更便捷、 更高效地進行檔案安全管理。提高檔案安全管理的技術水平有兩層含義：一是加強智慧化檔案保管機構建設，完善檔案安全管理軟硬件的技術配備，如檔案庫房的自動報警系統、智能的溫濕控制系統等，降低風險發生的概率。二是將現代技術運用到檔案安全管理的過程中， 完善管理網絡技術和訪問管理的環節，提高管理的效率，如利用數據庫技術、權限控制技術實現檔案信息的遠程服務，減少對檔案原件的利用，減少風險發生的機會；有效利用計算機技術、數學模型和科學的計算方法以提高風險評估的精準度。

（四）理論研究要加強

檔案安全理論研究是一個需要不斷研究、不斷完善的課題，檔案安全標準體系的建設更是一項長期而又復雜的工作。理論來源于實際，更要在實踐工作中不斷完善。鑒于目前檔案安全研究現狀，應盡快加強檔案安全管理學科化建設。改革原有的檔案保護技術學，根據新載體、新要求，充實新內容，建設“檔案安全管理學”。

（五）管理素質要提升

人在管理要素中具有決定性的作用，并且檔案工作是一項服務性的工作。因此，檔案安全管理必須高度重視人的因素，提高檔案管理人員的安全素質。通過組織培訓、鼓勵自學等形式提高檔案管理人員各方面的安全素質；通過現代信息技術學習提高計算機管理檔案的水平，避免因操作失誤而造成數據丟失或刪除；通過法制教育提高全員的安全保密意識和法律意識，增強管理人員的責任感等。在提高全員素質的同時，培養一批專業的檔案安全管理人才，挑選熟悉業務、責任心強、保密意識強、 有經驗懂技術的檔案管理人員，讓其負責檔案安全管理工作，形成專人負責與全員配合并舉的檔案安全管理模式。

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［1］楊冬權. 在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話. 《中國檔案報》.2010.05.19.

［2］范園園.淺議檔案風險及安全管理［J］.蘭臺世界.2009（6）.

［3］周瓊鳳.論檔案安全管理［J］.電力檔案.2005（3）.

［4］《檔案安全體系建設知識解讀》.西安檔案網.

［5］關于檔案館（室）檔案安全設施設備配置意見.寧夏檔案網.

（作者單位：杭州江干區城市建設綜合開發有限公司）