淺議房產(chǎn)檔案的管理和利用

文·孫秀梅

淺議房產(chǎn)檔案的管理和利用

文·孫秀梅

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)行政管理部門在進(jìn)行房屋產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、產(chǎn)權(quán)變更及轉(zhuǎn)移等房屋權(quán)屬管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，包括文字、圖紙、圖表、照片、聲像、電子介質(zhì)、磁介質(zhì)等。房產(chǎn)檔案是詳細(xì)記載房屋產(chǎn)權(quán)來源及依據(jù)的重要資料，也是房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況的歷史記錄，真實(shí)地反映和記載了城市建設(shè)的歷史，在人民生活、舊城改造、城市發(fā)展以及社會(huì)主義建設(shè)中具有非常重要的作用。

一、房產(chǎn)檔案的收集與整理

房產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。房產(chǎn)檔案是當(dāng)事人提供的申請材料的原件、登記過程中形成的審核材料的原件和其他經(jīng)與原件對比或確認(rèn)的復(fù)印件材料，其渠道是多方面的，這就要求房產(chǎn)檔案管理部門及時(shí)廣泛地收集房產(chǎn)檔案材料。房產(chǎn)檔案一般包括自建房屋、購買商品房、轉(zhuǎn)移登記、變更登記和房產(chǎn)抵押登記等項(xiàng)目材料，各項(xiàng)都要求有必需的要件。房產(chǎn)檔案收集過程中，應(yīng)確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)并與電子檔案保持一致。在收集房產(chǎn)檔案歸檔時(shí)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，認(rèn)真檢查檔案移交目錄、歸檔卷數(shù)及案卷質(zhì)量，對于房產(chǎn)地址不清、材料不全、字跡不規(guī)范、與電子檔案不符合的拒絕接收，要求重新整理，力求做到歸檔材料齊全完整、系統(tǒng)規(guī)范。

房產(chǎn)檔案的整理就是把收集到的各種材料進(jìn)行接收、整理分類、排列、編目、裝訂、上架，使之進(jìn)一步系統(tǒng)化、條理化。房產(chǎn)檔案種類多，必須嚴(yán)格按檔案管理規(guī)則，對所收集的檔案材料科學(xué)分類，合理排列，整齊裝訂。

二、房產(chǎn)檔案的管理

房產(chǎn)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編目是否科學(xué)，直接關(guān)系到檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要，首先應(yīng)解決的是檔案管理動(dòng)而不亂的問題，中華人民共和國建設(shè)部明確指出：“檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序。”因?yàn)樵谕坏靥?hào)的產(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下，其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號(hào)內(nèi)。當(dāng)然，各地也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行編目管理。如，有不少地區(qū)按照街道、辦事處、路、巷門牌號(hào)進(jìn)行檢索，以檢索目錄的形式進(jìn)行登記，如遇產(chǎn)權(quán)變更時(shí)，檔號(hào)不變，把變更的產(chǎn)權(quán)人寫在原產(chǎn)權(quán)人的后面或備注欄，與原始檔案存放在一起，并將封面上改為新產(chǎn)權(quán)人的姓名，使原始登記與變更登記合二為一。

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，房產(chǎn)檔案管理方式逐漸向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。利用計(jì)算機(jī)對房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲(chǔ)存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點(diǎn)。因此，檔案部門應(yīng)要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。

建立一支既懂檔案管理、又能掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵。為此，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)著力加強(qiáng)房產(chǎn)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，努力提高房產(chǎn)檔案人員的知識(shí)水平和管理能力，培養(yǎng)在新形勢下開展檔案工作的創(chuàng)新意識(shí)；要有計(jì)劃地開展在崗繼續(xù)教育，通過培訓(xùn)、自學(xué)等方式努力學(xué)習(xí)檔案管理、信息技術(shù)等相關(guān)知識(shí)。

三、房產(chǎn)檔案的利用

房產(chǎn)檔案是保護(hù)單位、個(gè)人房屋所有權(quán)益的原始憑證和進(jìn)行房產(chǎn)維護(hù)管理的依據(jù)，在房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展中具有重要的作用。檔案部門應(yīng)努力做好房產(chǎn)檔案的管理工作，要有主動(dòng)融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)民生的大局意識(shí)，通過改進(jìn)和完善檔案服務(wù)手段，充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息資源服務(wù)民生的重大作用，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展以及廣大人民群眾服務(wù)。

為主管機(jī)關(guān)決策服務(wù)。開發(fā)利用房產(chǎn)檔案信息資源，應(yīng)為房屋管理機(jī)關(guān)制定有關(guān)房產(chǎn)工作的方針、政策提供依據(jù)，使房產(chǎn)管理更有實(shí)效性和針對性，從而更好地為發(fā)展房產(chǎn)業(yè)服務(wù)。

為公民民事行為服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和民眾法治觀念的提高，涉及房產(chǎn)方面的民事案件不斷增加。房產(chǎn)檔案關(guān)系到人民群眾的切身利益，公民對房屋的占有、使用、處置、辦理房屋產(chǎn)權(quán)的繼承、分割、贈(zèng)與、抵押、出租、經(jīng)營等，都需要房產(chǎn)檔案管理部門為其提供服務(wù)。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用，為解決公民的民事問題提供第一手材料。

為房屋經(jīng)營管理部門服務(wù)。房屋的損壞、維修及養(yǎng)護(hù)，都需要查閱大量的房產(chǎn)檔案，檔案人員應(yīng)在其查閱手續(xù)齊全的情況下主動(dòng)提供有關(guān)檔案為房屋經(jīng)營管理部門服務(wù)，提高工作效率和水平。

為城市改造提供服務(wù)。改革開放以來，我國的城市建設(shè)日新月異，城市改造步伐不斷加快，房產(chǎn)檔案利用率越來越高，許多城市都進(jìn)行舊城改造項(xiàng)目，相關(guān)房屋的征收、動(dòng)遷工作往往由開發(fā)商進(jìn)行商業(yè)運(yùn)作，在運(yùn)作過程中，開發(fā)商必須進(jìn)行細(xì)致調(diào)查，摸清征收范圍內(nèi)的房產(chǎn)詳細(xì)數(shù)據(jù)，以便進(jìn)行成本核算。對存在歷史遺留問題和產(chǎn)權(quán)人丟失房屋產(chǎn)權(quán)證等情況的，必須到房產(chǎn)檔案管理部門進(jìn)行查證。產(chǎn)權(quán)檔案管理人員在其查詢手續(xù)齊全的情況下應(yīng)該熱情主動(dòng)地幫助查證核實(shí)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做好參謀，加快城市改造的步伐。

為社會(huì)各界提供咨詢服務(wù)。凡是不涉及黨和國家機(jī)密、個(gè)人隱私的有關(guān)產(chǎn)權(quán)證明檔案、房屋開發(fā)、經(jīng)營檔案、房產(chǎn)變遷檔案等都可以按有關(guān)規(guī)定對社會(huì)開放。對需要咨詢服務(wù)的單位和個(gè)人，應(yīng)耐心做好宣傳工作，使他們能了解房產(chǎn)檔案，了解開放利用的程序，有效地利用房產(chǎn)檔案，使房產(chǎn)檔案信息資源為全社會(huì)所共享。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、房改的深化和住房商品化的實(shí)現(xiàn)，房產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中扮演著越來越重要的角色。房產(chǎn)檔案部門應(yīng)適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，更新觀念，深化改革，改進(jìn)房產(chǎn)檔案的利用和服務(wù)方式，采取多種渠道，積極主動(dòng)地開展檔案利用宣傳，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案利用這一重要環(huán)節(jié)的優(yōu)勢，使房產(chǎn)檔案館變“等產(chǎn)權(quán)人上門”為“引產(chǎn)權(quán)人上門”，提高社會(huì)的重視度和影響力，實(shí)現(xiàn)檔案更好地利用，使之產(chǎn)生廣泛的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：諸城市房管辦）