人事檔案社會化管理機構(gòu)檔案利用探討

文·馬玉祥

人事檔案社會化管理機構(gòu)檔案利用探討

文·馬玉祥

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2014年底聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，提出構(gòu)建全方位、多層次的檔案利用體系。這標志著長期以來，籠罩神秘氣息的人事檔案，隨著人才自由流動政策的放開和服務(wù)人才流動的需要，有了合法的政策依據(jù)，揭開了神秘面紗，開始進入了服務(wù)民生、服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展的新常態(tài)。

一、人事檔案實現(xiàn)社會化管理是必然趨勢

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度是組織人事部門和單位專門機構(gòu)對檔案進行專門保管，實行“人檔合一”的管理模式。隨著我國市場化進程的深入，以及戶籍制度和人才制度的不斷改革，不少自愿流動的“單位人”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕?，聘用制、勞動合同制也漸漸地取代了職業(yè)終生制，職工在“ 就業(yè)→失業(yè)→再就業(yè)→再失業(yè)”之間，不斷進行狀態(tài)轉(zhuǎn)換、工作流動和單位變換。同時，在國家大力提倡“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”和大力發(fā)展非公經(jīng)濟政策的引導(dǎo)下，將有一大批社會精英人才流向非國有組織和非單位就業(yè)組織。

在這種新的非公經(jīng)濟組織逐漸成為社會就業(yè)主渠道和人才主流向、非正規(guī)就業(yè)形式大量存在的情況下，傳統(tǒng)的“人檔合一”、組織人事機構(gòu)專門保管檔案的傳統(tǒng)管理模式，必然會成為制約職工正常流動的藩籬。比如，有的員工從國有單位流向非公組織，導(dǎo)致檔案無處落，有的國有單位以扣留檔案為手段控制人才流動，有的高校畢業(yè)生因無法接收檔案而不愿到非公經(jīng)濟組織就業(yè)，國有企業(yè)因檔案管理不正規(guī)而不愿接收非公有組織職工或人才等，一度成為了制約人才合理流動的鴻溝。

實現(xiàn)人事檔案社會化管理，是人事檔案管理工作面向社會將人事檔案交與社會托管機構(gòu)進行管理，由社會管理機構(gòu)而非單位承擔人事檔案管理職責，對其進行專業(yè)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化管理的一種管理方式。人事檔案的社會化管理是社會主義市場經(jīng)濟深入發(fā)展、促進人員合理流動、打破“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變瓶頸的有效措施，使人事檔案管理具備了人員流動性和社會性兩大特征，能夠妥善解決“人檔不分，檔隨人走”的局面，能夠較好地促進失業(yè)人員、離校后未就業(yè)的高校畢業(yè)生、自主創(chuàng)業(yè)和自謀職業(yè)的從業(yè)人員、個體工商業(yè)者、靈活就業(yè)人員等流動人員和非單位就業(yè)人員，以及民營企業(yè)等社會組織機構(gòu)的人力資源合理流動。所以，采用社會化管理模式，是人事檔案管理的一個必然的發(fā)展趨勢，是傳統(tǒng)的政府干部人事檔案管理模式的重要補充。

二、人事檔案社會化管理機構(gòu)工作存在的問題

（一）社會化服務(wù)意識不強

目前，開展人事檔案社會化服務(wù)的托管機構(gòu)多是各級人社部門所屬的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)。這些機構(gòu)由于受長期的傳統(tǒng)干部人事政策影響，檔案服務(wù)意識薄弱，對于新形勢下的人事檔案的社會性和流動性認識不足，只注重檔案材料的收集、整檔和歸卷工作，只注重檔案的安全存放和保密工作，對檔案的服務(wù)功能認識不足，對如何利用檔案資料服務(wù)人才合理流動認識不足，不注重對以檔案材料為依托的各種人才服務(wù)項目的開發(fā)，表現(xiàn)為檔案查詢利用審批手續(xù)復(fù)雜、服務(wù)手段單一、服務(wù)項目不多等。

（二）服務(wù)能力有待提高

當今世界是一個非線性的、互補性、過程性、動態(tài)性的世界。它深刻改變了僵化不變的靜止的檔案存放方式，檔案館演變成為一個多層次、動態(tài)的、多方位的信息集散地。當前，人事檔案社會化管理機構(gòu)主要開展的服務(wù)項目是紙質(zhì)檔案材料接收、保管、轉(zhuǎn)遞等工作，基本沒有開展光盤、磁盤、錄音、音像等聲像檔案載體的收集、儲存、歸檔和管理服務(wù)項目。服務(wù)內(nèi)容限于傳統(tǒng)的直觀查詢、出具證明材料，沒有開展檔案史實甄別、結(jié)論驗證、政審鑒定等相關(guān)服務(wù)。服務(wù)手段只限于現(xiàn)場閱檔，不能充分利用高科技手段，如電子查閱、遠程發(fā)送、網(wǎng)上查閱等將信息完整、及時、方便地提供給利用者。

（三）保障支持能力相對薄弱

縱觀全國人事檔案社會化管理機構(gòu)設(shè)置，多數(shù)都是作為公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的內(nèi)設(shè)科室。在服務(wù)職能劃分上，沒有列入國家公共就業(yè)服務(wù)的基本服務(wù)目錄，而只是被作為公共服務(wù)的延伸服務(wù)來對待，有的地方還作為拓展服務(wù)項目對待。這種機構(gòu)設(shè)置方式，使檔案管理規(guī)范化建設(shè)不能直接納入財政經(jīng)費保障機制，也不利于人事檔案社會化管理機構(gòu)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點開展相關(guān)社會服務(wù)。以山東省棗莊市為例，棗莊市是山東省的一個省轄市，轄五個區(qū)、一個縣級市和一個高新區(qū)，總?cè)丝?93萬人，現(xiàn)有人事檔案社會化管理機構(gòu)7個，全部都是公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，現(xiàn)存各類人事檔案35萬份，從業(yè)人員17人，遠遠不能滿足人事檔案社會化服務(wù)的需要。在經(jīng)費保障方面，除市級每年財政列入預(yù)算10萬元外，其他區(qū)（市）都沒有業(yè)務(wù)基本經(jīng)費支持，不僅沒有檔案管理必要的經(jīng)費投入，連人員工資也難以保障，人事檔案信息化建設(shè)工作一直停留在目錄檢索階段。

三、人事檔案社會化管理服務(wù)機構(gòu)檔案利用的發(fā)展方向

根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于“構(gòu)建全方位、多層次的檔案利用體系”的發(fā)展思路，筆者認為，作為直接面對社會、面向基層的人事檔案社會化管理機構(gòu)，應(yīng)該采取有效措施，著力打造“服務(wù)本人、服務(wù)社會”，“開放利用、有序利用、安全利用、保密利用”的“兩服四用”工作機制，才能適應(yīng)這種新形勢，促進人事檔案社會化管理工作再上新臺階。

（一）增強檔案利用服務(wù)意識

檔案的基本功能不僅是傳承和紀實，它的最大價值是有效利用。目前人事檔案社會化服務(wù)的托管機構(gòu)多是各級人社部門所屬的公共就業(yè)服務(wù)機構(gòu)及其工作人員，部分人員對檔案管理一直停留在傳統(tǒng)的管理意識層面，把人事檔案看得過于神圣和神秘，重管理、輕利用，缺乏服務(wù)意識，各級檔案行政管理部門要組織人員認真學(xué)習(xí)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，深刻領(lǐng)會中央領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于“找準歷史檔案和現(xiàn)實需求的結(jié)合點，主動開發(fā)檔案資源，自覺服務(wù)黨和國家工作大局”的要求，充分認識新形勢下的人事檔案管理機構(gòu)、服務(wù)對象和管理對象的社會性和流動性，進一步解放思想，簡化檔案利用的審批程序，充分利用檔案信息資源，開發(fā)符合社會需求的服務(wù)項目，以積極有為的思想和行動，更好地服務(wù)企業(yè)、服務(wù)社會、服務(wù)人才。

（二）增強檔案信息化服務(wù)能力

新時期以信息技術(shù)為代表的科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，滲入到了社會經(jīng)濟發(fā)展的各個方面。對于檔案專業(yè)而言，辦公自動化、無紙化辦公等事物的出現(xiàn)極大地改變了檔案工作的各個環(huán)節(jié)，充分利用高科技手段，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)手段創(chuàng)新與社會新技術(shù)同步發(fā)展，人事檔案社會化管理機構(gòu)適應(yīng)新形勢、服務(wù)新形勢的基本要求。要組織力量將現(xiàn)有紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，廣泛收集光盤、磁盤、錄音、音像等聲像檔案載體，實現(xiàn)電子查閱、遠程發(fā)送、網(wǎng)上查閱等，為利用者提供完整、及時、方便的檔案信息服務(wù)，只有這樣才能得到社會認可，人事檔案社會化管理機構(gòu)才能順應(yīng)社會發(fā)展，人事檔案管理工作才能具有時代生命力。

（三）拓展檔案應(yīng)用價值

一是充分發(fā)揮檔案的史料價值，為社會科學(xué)發(fā)展提供支持。個人檔案雖然記載了個人信息，但也反映著當時條件下政治、經(jīng)濟、文化、社會的實實在在的、比較微觀細致的信息，這些信息對研究當時的歷史具有不可估量的史料價值。二是利用檔案的記載功能，為誠信社會建設(shè)打下基礎(chǔ)。誠信社會建設(shè)是社會主義市場經(jīng)濟體制的重要組成部分，誠信體系建設(shè)不僅需要把今后個人誠信情況記入檔案，也要利用檔案的過去記載，對個人誠信情況進行合理的評估、預(yù)測。比如，對于一些不法分子，利用其人事檔案歷史記錄進行誠信分析，對于改造罪犯、打擊罪犯甚至預(yù)防犯罪是非常有價值的。

（四）加強服務(wù)標準和相關(guān)法制建設(shè)

按照我國《檔案法》《干部檔案工作條例》《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》等法規(guī)，人事檔案屬于國家法定、強制執(zhí)行、歸口管理的公共信息。這些信息不僅涉及公民個人資料，還有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成個人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力，甚至?xí)a(chǎn)生法律糾紛。因此，保密工作始終都是檔案管理部門的重要職責。當前，檔案管理機構(gòu)開展社會化服務(wù)還是一種自行行為，缺乏有效的激勵監(jiān)督機制，國家要盡快制訂和出臺全國統(tǒng)一的人事檔案社會化服務(wù)工作流程、公開范圍，規(guī)定檔案查詢、利用的主體對象、信息公開程度和責任追究等工作標準和相關(guān)法律建設(shè)，讓社會化服務(wù)在可做、可控、有法可依的空間內(nèi)有序開展。

（五）建立市場化的經(jīng)費激勵保障機制

目前，人事檔案社會化服務(wù)機構(gòu)的經(jīng)費主要來源于地方財政和自身辦公經(jīng)費。人事檔案社會化服務(wù)開展以后，服務(wù)對象不斷擴大，服務(wù)內(nèi)容不斷增加和服務(wù)方式的改變，特別是檔案管理人員由“服務(wù)舞臺”的幕后走向臺前，必然會增加人力、物力、財力的投入，致使工作成本成倍增加，經(jīng)費問題成為人事檔案管理社會化發(fā)展的制約因素之一。為妥善解決人事檔案社會化檔案管理機構(gòu)的經(jīng)費保障問題，建議國家繼續(xù)采用市場的手段，來解決服務(wù)經(jīng)費保障問題，盡快出臺相關(guān)檔案利用服務(wù)收費標準，以有償服務(wù)的方式實現(xiàn)檔案接收、管理、服務(wù)、利用的社會化，實現(xiàn)檔案信息資源的社會化服務(wù)長效機制。

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［1］楊冬權(quán).在全國檔案局長館長會議上的講話，中國檔案，2015（1）.

［2］孫文鴻. 論檔案服務(wù)中的社會化問題，山東檔案，2013（3）.

［3］張明琴，丁靜. 加快新時期檔案電子化建設(shè)，山東檔案，2013（5）.

［4］孫麗梅. 人事檔案社會化管理模式探究，辦公室業(yè)務(wù)，2011 （12）.

（作者單位：棗莊市人力資源服務(wù)中心）