大數據時代下的檔案管理創新策略

文·林靜

大數據時代下的檔案管理創新策略

文·林靜

信息時代的到來，意味著不計其數資料和海量信息的處理工作不能再使用傳統的流程和工具去進行了，此時信息時代也邁入了全新的發展階段-大數據時代。檔案管理是信息收集，存儲，挖掘和管理的重要工種，面對大數據時代，應該何去何從，是很值得探究的話題。文章從這個角度出發，首先分析了大數據時代下檔案管理創新的必要性，總結和歸納了當前制約檔案管理創新發展的因素，接著提出對應的解決措施。

大數據時代；檔案管理創新；解決對策

大數據時代的信息含量難以估量，信息內容展現出多樣性的特點，對信息處理和分析的速度要求越來越高，信息的價值被越來越多的人認可，這一切改變了檔案管理工作的格局。在這樣的背景下，檔案管理工作應該樹立創新理念，以開放的心態去迎接大數據時代的到來，并且漸漸以更加理想的方式融入到大數據時代中去，以發揮自身的效能。由此探究大數據時代下的檔案管理創新問題，顯得尤為必要。

一、大數據時代下檔案管理創新的必要性

大數據時代背景下的信息處理和分析工作有著以下幾個方面的特點：其一，數據規模很大，常常出現難以使用PB或者TB單位來計量的情況；其二，數據內容多樣性，牽涉領域多，格式多，呈現出信息多樣性的特點；其三，信息處理要求越來越高，數據處理速度快，很多時候需要進行即時處理和分析；其四，數據信息的價值意識覺醒，越來越多的人開始認識到數據信息的價值，往往也更加注重信息資源的真實性和安全性。檔案管理作為人類信息處理和分析的重要實踐，不可避免的會受到大數據時代的影響，由此檔案管理也進入到檔案大數據時代。大規模的檔案數據，要求館藏檔案朝著數字化的方向發展，并且由此形成多樣化的檔案資源信息庫；檔案數據信息價值高，以智能分析的手段，找到對社會發展有積極作用的信息，是其重要任務；檔案大數據背景下，信息處理速度要更快，信息分析能力要更強，可以在較短的時間內獲取有價值的信息，并且將其傳輸給對應需求的對象，以發揮信息的效能。簡單來講，在大數據時代背景下，檔案管理工作的過程就是知識資源體系構建的過程，這是知識經濟時代對于檔案管理工作提出的新要求，也是當前檔案管理工作的發展趨勢。

二、當前制約檔案管理創新發展的因素分析

檔案管理創新發展需要遵循大數據時代的特點和規律，在知識經濟與信息管理之間做好權衡，進而打造全新的檔案管理工作格局。但是從當前檔案管理信息化發展的歷程來看，制約檔案管理創新發展的因素眾多，這是不可忽視的問題。

（一）檔案管理創新意識因素

檔案管理創新是大數據時代下不得不進行的自我調整和改善，是推動檔案管理可持續發展的關鍵性環節。但是檔案管理創新意識并不是所有人都具備的：其一，部分檔案管理部門人員結構呈現出老齡化的趨勢，他們在接受全新檔案管理理念和模式方面，還存在很多疑慮，難以積極參與進去，甚至出現極力排斥的現象；其二，檔案管理人員培訓教育內容并沒有將大數據時代檔案管理創新理念納入其中，檔案管理人員對于信息時代與檔案管理之間的關系理解不深刻，自然難以在此方面有所創新；其三，當前檔案管理過程中使用的信息技術還處于淺層次，僅僅局限于部分簡單的日常操作中，也就是信息化程度還沒有達到理想的水平，這從側面印證了檔案管理投入不足的問題。

（二）檔案管理安全機制因素

大數據背景下檔案管理的信息價值是難以估量的，如果不能保證信息處理和分析在安全的環境下進行，前期進行的檔案管理工作也就失去了效益。因此，大數據時代下檔案管理必須要具備對應的信息安全機制。但是從當前的實際情況來看，卻呈現出以下的特點：其一，檔案管理市場不完善，缺乏健全的檔案管理信息安全規章制度；其二，網絡交易具有虛擬性的特點，是檔案管理不安全性的重要誘因；其三，檔案管理系統安全管理不善，部分黑客和不良分子容易對檔案管理環境進行破壞。

（三）檔案管理維權意識因素

檔案管理維權意識淡薄，行業自律機制難以營造起來，缺乏對應的擔保機制，也是當前檔案管理工作的實際情況。簡單來講，如果檔案管理過程中出現信息泄露的行為，卻沒有智力勞動成果創造者維權體制來管理，而作為行為主體的創造者也不懂得利用知識產權的法律武器去保護自己，由此造成檔案管理維權環境不斷惡化，不利于檔案管理工作更加健康，更加有序地發展和進步。從本質上來講，這都是因為檔案管理維權意識不足所導致的。

三、大數據時代下的檔案管理創新策略

大數據時代下的檔案管理創新，不僅僅是檔案管理理念的重塑，更是檔案管理模式的調整，還是打造檔案管理新格局的契機。立足當前檔案管理信息化發展存在的問題，引導檔案管理創新朝著大數據的方向發展和進步，是當前檔案管理工作者應該積極參與的實踐活動。為此，筆者認為可以從以下幾個角度來探究：

（一）培養具備創新意識的檔案管理工作團隊

針對當前檔案管理創新意識淡薄的問題，應該從人的角度入手，以培養具備創新意識的檔案管理工作團隊為契機，迎來檔案管理的新的人力資源格局。具體來講，可以著手做好以下幾個方面的工作：其一，檔案管理部門應該調整人才招聘策略，鼓勵信息技術型人才的融入，為檔案管理創新融入全新的血液，他們信息素養高，對于數據時代的需求比較了解，可以很好的參與到大數據時代下檔案管理創新方案制定中去；其二，注重檔案管理組織內部專業理論學習環境的營造，以開展檔案管理培訓教育的方式，將檔案管理與大數據之間的關系作為教學重點，使得在職的檔案管理人員意識到檔案管理創新的必要性，從而積極融入其中；其三，營造良好的檔案管理信息化環境，采購大量的硬件和軟件設備，實現檔案管理信息化程度的提升，使得檔案管理人員懂得利用信息技術做好全部的檔案管理工作，避免信息技術局部滲透的問題，這也是發揮專業檔案管理團隊效能應該做好的基礎性工作；其四，建立檔案管理信息技術學習型的工作環境，年輕檔案管理人員積極引導年長檔案管理人員，對于其存在的操作問題進行糾正，保證整個檔案管理團隊信息素養的全面提升，使得每一位檔案管理人員都能夠融入到檔案管理創新實踐中去。

（二）營造大數據時代下安全的檔案管理環境

檔案管理的安全性，本來就是檔案管理工作的重要內容，只是在大數據時代背景下，檔案管理的信息價值難以估量，其安全性需求顯得越來越迫切，在此方面的呼聲也變得越來越大。由此，營造數據時代下安全的檔案管理環境，也成為當前檔案管理創新的重要環節。對此，要做到：其一，立足當前的網絡信息平臺，實現有利于檔案管理者和提交者交互的操作平臺，平臺對于兩者的權利和義務進行規定，實現對其信息處理權限的限制，以保證檔案管理的行為朝著規范化的方向發展；其二，實現與大數據平臺之間的合作，找到檔案管理業務與大數據平臺之間的契合點，實現檔案管理工作流程的改造，以制定出更加合理的管理創新方案；其三，在大數據背景下，檔案管理信息平臺應該具備自身嚴格的內部控制制度，從檔案管理的一舉一動入手，對于其操作行為進行監督和管理，以高效的信息安全技術來進行檔案管理，使得檔案管理工作處于相對安全的環境中；其四，在大數據檔案管理平臺安全管理方面投入更多的人力物力財力，實現與當前有資質的信息安全管理企業合作，為檔案管理系統營造黑客和不法分子難以入侵的環境。

（三）實現大數據時代下檔案管理體系的構建

大數據時代下檔案管理工作內容更多，工作價值更高，工作機制更加復雜，需要形成健全的方案管理體系來引導其朝著規范性和標準性的方向發展和進步。為此，關注以下幾個方面的內容，是很有必要的：其一，強化知識產權保護立法工作，將大數據時代下檔案管理工作中涉及到的智力勞動成果納入到法律知識產權保護范圍中去，為檔案管理工作的法律價值提供依據，保證營造良好的檔案管理法制環境；其二，建立嚴格的檔案管理準入機制，檔案管理針對的特定智力勞動成果創造者群體，應該不斷提高這樣的標準，也保證檔案管理工作者能夠引導檔案管理朝著高效方向發展；其三，結合當前大數據時代檔案管理工作存在的問題，構建健全檔案管理規章制度，以行業標準的方式，引導檔案管理工作朝著規范化方向發展；其四，建立完善的大數據背景下檔案管理的監督和管理體系，發揮相關檔案管理監督部門的效益，形成內外監督合力，保證檔案管理行為在有效的監督環境下進行，避免出現檔案管理行為失當的情況；其五，形成嚴格的內部檔案管理控制制度，以檔案管理信息平臺安全為出發點，實現內部數據信息處理和分析行為的管束，以避免因為內部操作失誤造成信息失準。

大數據時代是信息時代的升級和優化，其對于信息處理和管理工作提出了更高的要求，而檔案管理作為信息處理和管理實踐的重要方式，應該結合社會需求、企業要求、行業戰略等因素，正確面對當前檔案管理信息化程度不足的問題，從加大投入、健全制度、人力資源、技術措施等角度入手，引導檔案管理工作朝著創新的方向發展，以迎合大數據對于信息處理和管理的新要求。相信隨著檔案管理創新意識的覺醒，檔案管理體系的構建、檔案管理人力資源的夯實、檔案管理安全機制的構建、檔案管理效益創新等將會得以全面發揮，這對于促進大數據時代的健康發展而言，是大有裨益的。

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（作者單位：山東省糧食局）