信息時代背景下檔案職業變化的發展策略

文·宋朋 吳卉貝

信息時代背景下檔案職業變化的發展策略

文·宋朋 吳卉貝

以紙質為主要媒介的傳統文本型檔案一直是我國檔案工作中最為重要的管理對象，在社會生活中扮演著不可或缺的角色。信息時代，由于計算機技術、網絡通訊傳輸技術等科學技術的快速發展，新型電子檔案產生并且數量急劇增加，逐漸改變了檔案管理的工作內容和方式。新型檔案給社會帶來便利的同時，對傳統的檔案形式以及檔案管理人員產生了不同程度的影響。本文根據檔案職業變化的背景、時代性特點以及信息時代對檔案、檔案管理人員產生的不同影響，分析這些影響給檔案職業帶來的新的變化，針對這些新的變化提出相應策略，以期檔案事業更好更全面的發展。

信息時代；檔案；檔案職業

檔案職業一般是指直接從事有關檔案管理工作的人員，他們負責管理和保存國家、機構組織和個人在勞動生產中形成的具有價值的原始記錄，并向社會提供服務利用。隨著信息技術的不斷發展，作為檔案工作的對象，檔案本身也產生了變化。傳統觀念中，檔案在很多人眼里可能還是不起眼的存在，檔案管理人員此前一直是被視作倉庫保管員，保管已形成的檔案實體，工作的形式十分被動。隨著檔案管理的現代化，檔案管理人員的工作內容和形式都發生了變化，因此檔案管理人員應該因勢利導，及時轉變，才能適應信息社會檔案管理的需求，使檔案工作提升到新的水平。

一、檔案職業變化的背景和特點

（一）檔案職業變化的背景

我國歷史源遠流長，夏商時期，文字和國家的出現為檔案的產生提供了前提條件和社會條件，簡單的檔案管理活動也隨之進行。新中國成立后，進入現代民主社會，檔案職業的規模不斷擴大，社會地位逐漸提高，由體制內擴展到體制外，檔案管理人員也由資源壟斷者逐漸平民化，檔案職業更具有社會功能。同時在民主法治環境下，檔案管理更為規范化和法制化，為檔案職業的完善創造了條件。檔案專業教育也逐漸發展起來，經過系統的培訓學習，專門的檔案管理人員素質整體提升。［1］政權更迭、經濟發展、文化繁榮等社會大環境的變化從宏觀方面會對檔案職業的性質和發展進程產生影響，而在社會發展的不同階段，科學技術的創新、思維意識的改變、管理手段的變革等也從微觀方面推動了檔案職業具體形式和內容的轉變。

檔案實體為主的傳統檔案時代，造紙術、印刷術等技術的發明應用促進了紙質檔案的盛行。社會信息化的快速發展，人們認識改造世界、思考處理問題的思維方式和角度也在改變，他們逐漸將網絡化、數據化融入到日常工作學習生活中。管理理念和管理方式的變革使檔案得到進一步開發和利用，在不危害國家社會個人利益的情況下，檔案信息公開能進一步有效整合檔案信息資源。檔案服務方式的變革也使檔案更融入社會的方方面面，促進檔案價值的最大化。

（二）檔案職業的時代性特點

1.檔案形式多元化

檔案的內容已不再局限于某個方面，而是拓展到社會生活的方方面面，如家庭檔案、個人誠信檔案等；檔案的表現形式更為多樣，從紙質到音像、影像、照片、電子檔案等，信息呈現的形式不再集中于文字，而是能融合文字、圖像、圖形、影像和聲音等各種信息，具有多種信息媒體的集成性。

2.依賴信息技術

計算機的普及，人們越來越習慣通過各種系統軟件處理各類信息，通過計算機這個平臺完成各項工作，電子文件的數量也越來越多。有關檔案的各項工作對信息技術的依賴性也越來越強，如電子檔案使用數字代碼作為記錄符號，需要通過特定的解碼程序還原輸入前的信息狀態，人工才能識讀它。檔案管理的各個環節通過借助計算機系統，即使工作量大也并不影響工作效率，節省時間，減少人力消耗。

3.管理方式智能化

紙質檔案數量增多的同時占地面積也會不斷擴大，一定程度上會給檔案的存儲與管理造成不便；而依靠計算機智能系統將信息資源虛擬化，有效緩解庫房存儲保管的壓力，也有利于更為高效便捷的管理。單純借助以卡片、書本為形式的目錄、索引的原始手工檢索系統，雖然成本較低，但費時耗力也不便實現資源共享；而依靠計算機對檔案信息進行分類、著錄、標引，以分類號、主題詞等為基礎查取檔案，不僅提高了檢索的效率，還提升了檢索的范圍和準確性。紙質檔案需要利用者親自去檔案館查閱，且只能在同一時間同一地點提供給一個利用者使用，花費時間較長，限制因素較多，容易造成利用率低；而通過現代網絡通訊技術，能實現人與人、人與物以及物與物的互通互聯，電子檔案能夠被遠距離傳輸，打破時空限制，實現異地信息資源共享和利用。［2］

4.服務手段多樣化

檔案利用不再局限于檔案利用者親自去檔案館查詢，而是可以通過電話、郵件、檔案網站等方式查詢所需檔案信息，檔案部門更是開通微博、微信等公眾服務號，設計有獨特性的檔案查詢App，主動發布檔案相關信息，方便公眾查詢所需內容。

二、信息時代對檔案職業的影響

（一）檔案形態與載體材料的轉變

檔案工作的主要對象——檔案，基本是以實物的形態存在，承載這些檔案實物的載體材料具有不同的特質，一定程度上也會影響檔案的傳遞和保存年限。隨著信息技術和電子技術的不斷發展，新材料的發現和產生逐漸改變了傳統檔案的載體和記錄形式。出現了圖像記錄、存儲信息的音像檔案，包括照片、影片、唱片、錄音帶和錄像帶等。通過設備在視聽上能獲得較為直觀的感受，這是紙質檔案等傳統檔案所不能體現的。

紙質檔案具有較強的原始性、真實性且運用范圍廣泛，目前暫時不會完全被替代，所以紙質檔案仍然需要得到良好的保護。除了對紙質檔案實體加強保護外，我們更需加快紙質檔案數字化的轉變，進一步加強檔案的管理力度和提高檔案的利用效率。紙質檔案數字化是一個長期且復雜的過程，不可能一蹴而就。在確保檔案文件實體安全無損的前提下，通過計算機錄入，高速掃描技術、縮微與聲像檔案的數字轉換技術、影像技術、數據庫技術、數據壓縮技術、數字存儲技術等，可以將傳統載體的目錄與內容（包括文字、圖像、聲音、實物）等轉換成計算機可以識別的數字形式，形成檔案信息數據庫，實現檔案信息的數字化。［3］

（二）檔案管理人員的轉變

1.檔案管理人員角色的轉換

（1）從實體保管者轉變為信息內容開發者

在非信息化時期，檔案管理人員對檔案實體擁有絕對的控制權，從而獲得各種資源和話語權，對檔案信息的利用和開發有較大的權力。在信息化不斷加深的趨勢下，科學信息技術逐漸滲透到檔案管理活動的各個方面，檔案信息內容的開發得到重視，檔案管理人員的身份逐漸從一個檔案的保存者變為檔案的傳播者，化被動為主動。

（2）從消極的末端保管者變為積極的全程參與者

傳統環境中，檔案管理人員關注從收集歸檔到檔案的銷毀或永久保管這一檔案管理的過程。文件生命周期的末端與文件生命周期的前端，二者在各自的領域內單獨作業，只有在收集歸檔階段才發生聯系。電子文件的出現打破了這一局面，電子檔案的管理高度依賴相應的信息技術，從系統設計到管理過程都要實施標準化。因此，檔案管理人員的工作范圍擴大為對文件的全程管理，不再像傳統工作環境中那樣被動等待檔案上門，而是轉變為提前介入文件生命周期，［4］從前期至后期整個過程進行系統性管理。

（3）從被動服務者變為主動服務者

許多檔案管理人員重藏輕用，只專注于檔案實體的保管整理，對于檔案利用者查詢借閱檔案時遇到的問題，有問才答，只是提供檢索工具幫助利用者查詢，服務方式比較被動，服務能力有時難以滿足利用者的需求。隨著網絡化、數字化和信息化的發展，檔案管理人員除了對檔案的收集、保管、提供查詢等，還需要具備多方面的信息技術的能力，例如文檔標準規范的制定、軟件程序的設計等工作。

2.檔案管理人員素質的提升

（1）核心技能的轉變。有資格和能力為國家、社會和個人提供原始文獻的真偽鑒定證明，不僅僅是提供檔案文獻資料和原始憑證。［5］隨著社會的發展，檔案編研技能的信息價值對當今社會具有不可或缺的作用，檔案憑證作用和參考作用是檔案最為重要的價值，而檔案原件的歷史局限性不能使檔案價值得到充分發揮。檔案管理人員通過對原始檔案內容的深層次開發，編纂出內容豐富完整，滿足國家、社會和個人的需求的二次檔案文獻，為社會提供檔案信息的精華。

（2）能力素質的提升。信息時代，面對越來越繁重和復雜的檔案工作，檔案管理人員除了原有的檔案管理知識，還需學習某些專業領域的專業知識，運用高科技技術設備和現代化管理知識對檔案進行現代化管理，向社會提供更優質的服務，同時對單位各部門還要肩負起監督決策的責任。

（3）心理素質的提高。檔案工作的某些工作內容屬于重復勞動，具有單調性、重復性，比較枯燥乏味。同時隨著信息化的進一步加深，對檔案管理人員提出了與傳統工作時期不同的知識和技能要求，使他們面臨巨大挑戰，工作壓力加大。這會對檔案管理人員的心理產生影響，負面情緒將會對工作任務的完成起阻礙作用。只有保持積極樂觀的良好心態，及時調整自己的情緒，才能更好地投入工作，克服問題。［6］

三、信息時代檔案職業的發展策略

（一）加強對檔案的安全保護，加快檔案資源的整合

1.保護紙質檔案實體

紙張作為承載檔案信息內容的載體，雖然具有較好的耐久性，但也比較容易受外部環境的影響而使檔案實體受到損害，縮短檔案的使用壽命。因此，保管檔案的庫房選址要注意盡量遠離水源火源，庫房內溫濕度要調控得當，溫濕度一旦不符合標準，容易使檔案發霉，字跡模糊，紙質檔案的原始性、真實性將會大打折扣。同時還需做好防塵、防蟲、防光等工作，及時清掃整理，避免細菌等微生物的大量繁殖以及產生化學反應使紙張受損。

2.加快檔案信息資源的數字化

加快完善檔案數字化的技術規范和歸檔要求，為確保數字化更好更快得進行，應及時更新軟件設施，保障存儲設備的性能，提高相應的技術水平，合理設計數字化的各個流程，數據遷移過程中嚴謹細心，防止信息遺漏丟失。檔案信息的數字化，一方面能備份檔案的信息內容，為確保檔案信息的不丟失增加一層屏障，另一方面能夠彌補傳統紙質檔案利用上的不足，促進檔案的開放利用。

3.促進檔案信息資源整合與共享

信息時代，計算機技術、網絡通訊技術等各方面技術不斷更新優化，逐漸成熟，檔案信息資源的收集、數據的采集更為省時便利；信息資源之間建立了相應連接，信息碎片化現象得到改善。檔案信息資源傳遞加快的同時，檔案用戶異地使用檔案資源也更為快捷便利，實現了資源共享。

4.提升電子檔案的安全性

電子檔案相較于傳統紙質檔案來說，它本身的原始性并不能很好體現，它的易變性和可操作性極易使檔案信息內容遭到篡改或刪除。除此之外，在傳遞以及瀏覽查閱檔案資源的過程中，容易受到計算機病毒、黑客的攻擊。系統及軟硬件的故障以及數字檔案的載體脆弱性也會使檔案信息內容無法識讀。因此，要定期對數字化檔案進行數據遷移，及時更新升級系統及相關軟硬件，加強與其他系統的兼容，方便轉換使用，提升信息安全技術，防止檔案信息內容被篡改或竊取。

（二）提升檔案管理人員的素養，健全檔案職業資格認證體系

1.增加知識儲備，提升職業技能

信息時代的到來，除了原本掌握的檔案管理的基礎知識，檔案管理人員還應了解一些其他專業學科的理論知識，以便能在眾多檔案信息資源中準確找出適應社會需要的信息。此外，計算機、網絡管理等信息技術、通訊技術也是非常必要的，檔案信息化是一種必然的趨勢，檔案管理人員應學習掌握相應知識以保證工作順利進行。

2.加強檔案管理人員安全防護意識和主動服務意識

檔案管理人員應學習掌握數字加密技術和防火墻防病毒技術，定期清理計算機，保護好承載檔案的各種載體，遷移轉換數據的過程中應更為耐心細致，避免造成不必要的損失。摒棄在館內等待利用者上門查詢的被動服務，轉變為與利用者互動式的主動服務方式。檔案管理人員應該進一步了解館藏內容，調查挖掘社會廣泛需求的檔案信息資源，將館內外的信息進行比對，組織相關人員合作展開編研工作，在利用者提出需求前，超前完成準備工作。在與利用者互動的過程中，多使用現代化信息技術，提高工作效率的同時，提升利用者對檔案工作的滿意度。

3.具備過硬的政治素養和良好的職業道德

檔案內容涉及廣泛，有些信息在短期內是不能對外公布的，在保密期的檔案外泄會對國家社會造成嚴重的危害。檔案管理人員是接觸檔案最直接的人，保證檔案的安全，對檔案內容保密是檔案管理人員最基本的工作原則。自覺遵守政治紀律，保持高度的責任心，堅持原則，保守機密。檔案管理人員面對從事的工作所具有的單調性、重復性，要能保持對自身職業熱情積極的工作態度，嚴謹仔細的工作作風，強烈的責任感和認同感。

本文通過回顧性分析2014～2018年合并椎動脈狹窄性病變的鎖骨下動脈狹窄患者的經顱多普勒超聲資料，總結其盜血類型及血流動力學情況，探討鎖骨下動脈狹窄合并椎動脈狹窄性病變的盜血程度及血流動力學情況，以期為臨床實踐提供參考性證據。

4.建立健全檔案職業資格認證體系

職業資格認證是對在檔案這個領域工作的相關工作人員相關具體能力的一個較為全面系統的檢驗。在這種體系下，能進一步促進檔案的針對性教育，使潛在檔案工作者接收的知識面更為貼切更具有專業性，同時能使檔案職業隊伍更為優化穩定。可以在分析國外成功的檔案職業資格認證體系的基礎上，根據我國的實際情況，制定更符合我國的檔案資格認證制度，建立相關體系。

（三）加快建設檔案法規體系，加大基礎設施建設

1.完善檔案信息法規體系建設

檔案信息法規體系建設包括檔案信息化標準體系建設和檔案信息化法制建設。［7］

（1）強化檔案信息標準化建設。一是業務標準，現有的檔案管理和利用的標準大都是在傳統文本型紙質檔案的基礎上制定的，對于信息發展下急速增長的電子檔案等新型檔案而言并不適用。健全檔案信息業務標準，有益于檔案工作的順利進行，進一步提高檔案工作水平。二是技術標準，對于檔案信息化過程中所需的硬件、軟件，網絡技術都作出相應的技術標準規范。三是載體標準，各個檔案載體都有自身不同的應用標準，要明確各標準之間的讀取和印證關系，確保檔案信息數據能有長期有效可讀。

2.加大基礎設施建設

目前，財政預算仍然是支撐檔案信息化建設的主要途徑，政府應加大對檔案事業建設的預算，提供財政資金支持以滿足檔案信息化的客觀物質需求。除此之外，還可尋求社會各方力量的支持，與其他部門建立聯系，合作互利，獲得資金、技術和資源等方面的幫助。檔案管理部門在選擇信息設備時，要多加考慮，讓有限的資金獲得充分利用，購買真正適合檔案部門需要以及性能較高的相應設備。資金的利用要分清輕重緩急，對于淘汰下來的舊設備也不能隨意毀壞丟棄，可以提供給經費不足的部門單位暫時使用。

3.加快檔案網站建設

目前仍有較多地區的檔案部門未形成有自身特色的檔案網站，而已建有的檔案網站也基本是以宣傳、介紹館藏為主，內容較為單調，更新速度也較為遲緩，在提供利用服務方面并不能很好地滿足社會大眾的真正需求，網站的功能并沒有很好地展現。對此應加大對檔案網站的資金、技術、人員投入；由專業人員定期對檔案網站的各個板塊的結構模式加以調整；網站設計更為合理和人性化；提高檔案網站的安全性；及時更新網站的內容；提高檔案網站的在線服務水平；能使用戶快速便捷的得到檔案部門提供的檔案利用服務。

信息時代，檔案信息化是一個不可阻擋的趨勢，檔案在社會各個領域的作用越來越明顯，檔案利用越來越普遍，對檔案職業的發展具有積極的推進作用。另一方面，更為先進成熟的信息技術的發展也改變了檔案工作的方式和內容，產生了新情況、新問題，給檔案職業帶來了一定的挑戰。面對目前面臨的一系列問題，準確找出解決的應對策略將促使檔案事業發展更進一步，檔案對社會的利用服務也將全方位的擴展。通過檔案工作者的不斷研究創新，檔案職業的發展將會有一個全新的飛躍。

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［1］李佳.我國檔案職業的構成與發展策略研究［D］.黑龍江：黑龍江大學，2008.

［2］趙恩玉.我國檔案管理智能化發展趨勢研究［J］.現代商貿工業，2013，08：164.

［3］孫大東.科學技術在我國檔案載體演變過程中的推動作用［D］.山東：山東大學， 2010.

［4］王芳.數字檔案館學［M］.北京：中國人民大學出版社，2010：29-33.

［5］柳艷民.檔案職業狀況及發展趨勢研究［J］.黑龍江檔案，2011，6：10-11.

［6］劉曉蘭.淺談信息時代檔案人員的素質［J］.安徽農業大學學報（社會科學版），2001，3：78-79.

［7］康芳芳.檔案信息化建設現狀與發展對策研究［D］.蘇州：蘇州大學，2007.

（作者單位：鹽城師范學院公共管理學院）