普高電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)備份亟待加強(qiáng)

數(shù)據(jù)備份指為防止因系統(tǒng)操作失誤或系統(tǒng)發(fā)生故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，而將全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機(jī)的硬盤或陣列復(fù)制到其他存儲(chǔ)介質(zhì)的過程。進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，對及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)、避免信息丟失、有效確保信息安全、完整和可用，都具有重要意義。普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案對學(xué)生個(gè)人成長發(fā)展具有重要作用。當(dāng)前，普通高中學(xué)籍檔案多為電子檔案，做好這些檔案的數(shù)據(jù)備份工作，是十分緊迫的任務(wù)。

1 面臨諸多問題

其一，教育部門和學(xué)校對電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)備份的重要性認(rèn)識不夠，缺乏工作規(guī)劃與操作規(guī)程。實(shí)踐中，普高選修課系統(tǒng)數(shù)據(jù)、學(xué)生成長記錄、教育部數(shù)據(jù)對接信息、教育部要求增加的學(xué)生基本信息等數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如果不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成信息補(bǔ)錄，會(huì)使電子學(xué)籍檔案內(nèi)容不完整，進(jìn)而無法發(fā)揮其憑證作用，甚至?xí)⒄`學(xué)年升級。事實(shí)上，信息補(bǔ)錄往往過程繁瑣、工作量巨大，實(shí)際操作起來難度較大。其二，電子學(xué)籍檔案備份管理制度不完善。不少地方的教育部門、高中以及教育科技公司未建立電子學(xué)籍檔案備份制度；一些地方雖已制定備份管理制度，但存在很多漏洞。目前，學(xué)校開展備份工作時(shí)缺乏現(xiàn)成完善的工作規(guī)章，各學(xué)校工作方式和目標(biāo)要求不一致的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，缺乏遇到計(jì)算機(jī)病毒感染、黑客攻擊等突發(fā)事件時(shí)的有效應(yīng)對機(jī)制，一旦發(fā)生問題，數(shù)據(jù)往往會(huì)丟失且難以恢復(fù)。

2 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)備份刻不容緩

一要提高相關(guān)人員對于數(shù)據(jù)備份重要性的認(rèn)識，并建立健全相關(guān)管理制度。應(yīng)加大宣傳教育力度，如開展檔案安全教育，組織教育部門和學(xué)校相關(guān)工作人員赴學(xué)籍檔案備份工作先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)等，對開展備份工作出色的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，讓他們在本單位宣傳數(shù)據(jù)備份工作的重要意義，介紹工作中好的做法；對工作不認(rèn)真或玩忽職守造成事故的人員予以處罰。教育部門與學(xué)校要從“法治檔案”建設(shè)的高度充分認(rèn)識數(shù)據(jù)備份工作的重要性，吸納參考相關(guān)單位的經(jīng)驗(yàn)與做法，結(jié)合本單位、本地區(qū)實(shí)際情況，邀請本地檔案行政管理部門指導(dǎo)，有針對性地加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)。

二要采取合理的數(shù)據(jù)備份形式。一方面，實(shí)行物理備份。使用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行脫機(jī)備份，確保備份即時(shí)或定期進(jìn)行。這一備份方式的優(yōu)勢在于，即使發(fā)生意外事故，數(shù)據(jù)使用也不會(huì)受到影響，數(shù)據(jù)安全可得到保障。以筆者所在的慈溪中學(xué)為例，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)時(shí)即導(dǎo)出學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)并進(jìn)行邏輯歸檔，再把數(shù)據(jù)統(tǒng)一下載到脫機(jī)保存的載體上，移交至學(xué)校綜合檔案室保存；對于具有永久保存價(jià)值的電子學(xué)籍檔案，在完成物理歸檔的同時(shí)，還將資料打印在紙質(zhì)載體上一并歸檔，使電子檔案與紙質(zhì)檔案能夠一一對應(yīng)。另一方面，建立容災(zāi)中心。在距離較遠(yuǎn)的地區(qū)設(shè)立保管本地區(qū)電子學(xué)籍檔案的場所，便于檔案安全保管和災(zāi)后檔案數(shù)據(jù)的迅速恢復(fù)。如，慈溪市與相隔300多公里的青田縣共建學(xué)籍系統(tǒng)容災(zāi)中心，以確保檔案絕對安全。

三要做好檔案數(shù)據(jù)的日常保管。第一，對包括硬盤、光盤、磁帶等在內(nèi)的備份載體進(jìn)行維護(hù)及保養(yǎng)，提供有利于載體保存的必要環(huán)境，如控制好儲(chǔ)存地點(diǎn)的溫濕度等；還要采取嚴(yán)格的安保措施，如對載體情況進(jìn)行登記，并做好使用和維護(hù)記錄，防止載體被盜或被人為破壞。第二，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行可讀性檢測，防止數(shù)據(jù)丟失或因載體更新?lián)Q代而不可讀。第三，對數(shù)據(jù)備份進(jìn)行全程管理，包括數(shù)據(jù)進(jìn)入載體以及數(shù)據(jù)的使用、檢測、保管、復(fù)制、銷毀等。第四，制定嚴(yán)格的備份數(shù)據(jù)利用制度，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。

普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案是個(gè)人人事檔案的重要組成部分，在當(dāng)前普通高中普遍采用電子學(xué)籍檔案的背景下，必須做好檔案的備份工作，從而有效維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，為他們的成長提供助力、全面提升普通高中的教育教學(xué)質(zhì)量與水平，拓展學(xué)校開展學(xué)籍檔案工作的思路與視野、保障檔案信息化工作正常開展，有效保護(hù)檔案信息資源，并為建立中央、省、地市、縣、學(xué)校五級聯(lián)動(dòng)的學(xué)籍系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。