基層單位水利檔案規(guī)范化管理綜合評估存在的問題及經(jīng)驗體會

文?鐘蘭桂

基層單位水利檔案規(guī)范化管理綜合評估存在的問題及經(jīng)驗體會

文?鐘蘭桂

2013年，水利部出臺《水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估辦法》，要求在水利系統(tǒng)內(nèi)開展檔案規(guī)范化管理綜合評估工作。此項工作是事關(guān)治黃事業(yè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作，目的是提高檔案管理整體水平，服務(wù)治黃中心工作，彰顯檔案資料在治黃中的價值和作用。因此，推進水利檔案工作規(guī)范化、標準化成為水利系統(tǒng)檔案管理人員一項重要任務(wù)。近年來，山東黃河河務(wù)局檔案工作規(guī)范化管理綜合評估工作啟動并有序開展。通過檢查和評估，筆者發(fā)現(xiàn)基層單位在檔案規(guī)范化管理方面還存在這樣那樣的問題。

一、存在的主要問題

（一）基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要性認識不足。長期以來，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作主流是理解和支持的，但檔案工作的特性以及檔案宣傳力度欠缺等原因，造成部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認識過于片面，缺乏整體意識，無法把檔案管理與治黃業(yè)務(wù)建設(shè)結(jié)合起來。 有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)限于現(xiàn)有條件，在申報水利檔案規(guī)范化管理綜合評估級別上擔(dān)心過多，主動爭取意識不強。

（二）基層單位檔案發(fā)展不平衡，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。從上世紀90年代以來，水利系統(tǒng)就組織開展檔案目標管理達標升級活動，并取得了較為明顯的成效：2000年前后在檔案目標管理達標升級中，山東河務(wù)局所屬22個副縣級以上單位晉升為國家二級單位，16個晉升為部級單位。各單位的檔案管理方式基本是沿用傳統(tǒng)的方式，原來做得好的，一直做得好，原來做得不好的基本沒有大的提高。部分單位檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施條件相對較好，軟硬件配備齊全，但還有部分單位基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全。在50多名檔案工作者中，兼職檔案人員過多，隊伍不穩(wěn)定，更換頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)也參差不齊，有的多年從事檔案工作，業(yè)務(wù)過硬，有的單位人員變化過快，不少人對檔案工作一知半解，業(yè)務(wù)不熟練，甚至有個別單位遺留問題較多，檔案管理處于渙散狀態(tài)。

（三）對檔案工作投入力度不夠。通過多次檢查，我們發(fā)現(xiàn)，有些單位重視，經(jīng)費充裕，檔案工作水平較高，但還有不少單位對檔案工作缺乏必要的經(jīng)費投入，從人員配備到經(jīng)費支持都尚有差距，專業(yè)化的檔案設(shè)備、裝具等普遍缺乏，從高標準嚴要求上來說還遠遠不夠，致使本單位的檔案工作水平長期落后于其他單位。

（四）個別基層單位檔案人員和工作不落實，檔案管理制度不健全，日常的檔案收集、管理和編研利用工作嚴重滯后，部分檔案不能及時整理歸檔，已危及檔案安全；還有些基層單位檔案庫房面積較小，做不到三分開，檔案安全保護措施落實不到位。

二、經(jīng)驗與體會

（一）深入基層，加強檢查指導(dǎo)交流力度。為推動評估工作的開展，黃委、省、市、縣局都積極行動起來，一級檢查一級，深入各單位檢查指導(dǎo)檔案規(guī)范化管理建設(shè)情況。通過檢查我們發(fā)現(xiàn)，各單位領(lǐng)導(dǎo)都能認識到檔案工作的重要性，以這次綜合評估為契機，加大了人力和資金投入。通過兩年多的評估整改，各基層單位都改善了檔案基礎(chǔ)設(shè)施和辦公條件。檔案管理較薄弱的單位集中人力物力，全面整改。同時，檢查指導(dǎo)的過程也是學(xué)習(xí)交流的過程，基層單位檔案員之間互相交流探討，互相學(xué)習(xí)各單位好的經(jīng)驗和做法，遇到共性問題集體討論，形成了良好的工作氛圍，多數(shù)基層檔案員體會，此次綜合評估是一邊實踐一邊學(xué)習(xí)的過程，檔案管理人員對各項業(yè)務(wù)知識逐條進行了學(xué)習(xí)和研究，不明白的地方積極查找資料或向上級詢問，對模糊不清的問題有了清醒的認識和理解，檔案人員的業(yè)務(wù)水平在各個方面有了新的提高。

（二）狠抓試點，重點工作謀突破。在前期摸底的基礎(chǔ)上，我們以條件較好的單位為試點先行申報，獲取可復(fù)制推廣的經(jīng)驗。首批申報單位順利通過水利部驗收，總結(jié)試點單位的成功經(jīng)驗，主要有以下三點：一是建立了主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥，辦公室全程參與，檔案室具體負責(zé)，各部門協(xié)助的四級檔案管理模式，形成了齊抓共管，運轉(zhuǎn)有序的工作格局。二是強化制度建設(shè)。結(jié)合工作實際，試點單位從完善檔案管理、查閱利用、安全保密、庫房管理等方面的規(guī)章制度入手，努力實現(xiàn)檔案工作的制度化、規(guī)范化，做到了程序上有章可循，工作上責(zé)任分明，管理上規(guī)范有序。三是加強信息化建設(shè)，試點單位比照水利檔案規(guī)范化管理綜合評估標準，建立了電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份等制度，購買了檔案管理軟件，對重要文件實現(xiàn)了全文錄入和檢索，查準率和查全率達到了98%以上。試點單位的成功實踐，為山東黃河檔案規(guī)范化管理綜合評估工作打下了良好的基礎(chǔ)，達到了以點帶面的作用。

（三）多措并舉，工作推進重效能。兩年多來，山東黃河河務(wù)局從試點工作入手，本著自愿認定，成熟一個，申報驗收一個的原則，積極穩(wěn)妥地推進規(guī)范化管理綜合評估工作。多個縣局負責(zé)人專門到省局檔案科匯報工作方案，探討如何做好此項工作，有的縣局負責(zé)人和工作人員一起加班加點，坐陣指揮。8個市局、30個縣區(qū)局經(jīng)過近一年的整改，做了大量工作，付出了辛勤的勞動，無論是硬件設(shè)施建設(shè)還是檔案業(yè)務(wù)工作都上了一個新臺階，檔案管理面貌大為改觀，從一定程度上達到了檔案規(guī)范化管理綜合評估的目的。

（作者單位：山東黃河河務(wù)局）