論核電項目文件歸檔控制措施

文?姚雪琴

論核電項目文件歸檔控制措施

文?姚雪琴

核電站建設過程中，會產生大量的不同類型的文檔。對于核電站工程來講，文檔是重要的信息載體，涉及到項目建設的全部工作內容。文檔質量的好壞直接影響電站的建造、運行、維修和維護的有效開展。在建設好一座符合質量要求的核電站同時，妥善保存工程文件和檔案，為電站的生產運營和技術改進提供可追溯性的原始記錄，是核電站安全運行必不可少的基礎。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，做好項目文件歸檔控制，是把控項目檔案質量的重要關口，決定了項目檔案能否被高效的利用，只有完整、準確、系統的項目檔案才能發揮其憑證和參考利用價值。筆者結合海陽核電項目文檔工作實踐，分析和總結文件歸檔的有效控制措施，以保證項目檔案完整、準確、系統。

一、項目歸檔文件存在的問題和困難

（一）檔案意識不足，歸檔文件收集困難

核電項目參建單位眾多，來自不同國家，各參建單位的文檔管理水平參差不齊。在工程建設階段，從項目領導到一般技術人員大多關注的是工程實體，認為“工程都忙不過來，哪有空管文檔”，這種重工程輕檔案的思想非常普遍。[1]項目領導和業務技術人員檔案意識不足，缺乏對文檔重要性的認識，將導致歸檔文件不能及時形成、及時收集整理，項目檔案移交與項目實體同步移交也就無法落實。承包商歸檔文件收集工作開展困難，不能按時完成向業主移交歸檔文件，影響項目檔案工作的開展。

（二）歸檔文件收集不全，質量較差

核電項目技術文件數量大，版本更新快，載體類型多，整個工程建設下來，文件數量往往達到數十萬份甚至上百萬份，數量驚人。核電站建設周期通常比較長，工程從選址到開工就得數年，從項目開工到項目竣工驗收也得五至六年。在這十余年的建設過程中，文件會不斷修改補充、生成變更、升版發布，且文件的載體類型多，有照片、視頻、音頻、射線底片、實物等各種介質，要自始至終對文件進行跟蹤、監督，才能保證最終建設過程中文件的完整性。一般來講項目前期文檔人員編制少，缺少配套管理制度，這將可能導致前期文件形成不規范、文件質量差。同時，各供應商、承包商、總承包商包括業主單位的文檔人員都是在不斷流動和變化的，這就可能造成前期文件遇到的問題，后人無法處理或根本找不到原始文件的現象，從而導致某些文件缺失，且無從追索，給文件歸檔工作帶來很大的困難[2]。

二、建議采用的控制措施

（一）明確項目文件歸檔范圍，納入項目合同

國家檔案局發布的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》[3]，明確企業應依據該《規定》和國家及行業相關規定，結合本企業生產組織方式、產品成本和服務特點，編制其文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。同時，《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》[4]規定了項目文件的歸檔范圍和保管期限。項目業主必須根據國家檔案相關法規標準，結合項目管理實際，編制完整的項目歸檔范圍清單，各門類載體要齊全，尤其是隱蔽工程、監造聲像照片、電子文件等特種介質檔案已成為項目檔案驗收時專家關注的重點。在合同簽訂時，要將文檔要求納入設計、采購、建安和監理等各類合同條款中，明確歸檔范圍、介質、份數、提交進度和整理要求。最好能設置專項文檔保證金，以確保文檔條款得到有效實施。

（二）參加項目開工啟動會議，明確歸檔要求，規范記錄表格

常言道“好的開始等于成功的一半”“預則立，不預則廢”，文檔人員要參加項目開工啟動會議，包括建安項目和設備制造項目，從一開始就對承包商提出明確的文件歸檔要求，下發管理程序，檢查承包商文檔管理崗位設置和制度編制情況，對各類表式和填寫進行規范。

（三）建立文檔工作協調機制，保證項目文檔工作有序開展

1.文檔培訓

業主要定期組織項目文檔培訓，邀請國家檔案局、省檔案局、核電同行專家對項目業主和承包商人員進行文檔培訓，提高參建人員文檔意識，正確理解國家法規標準對項目文檔的要求。總承包商要配備合格的文檔人員，既要懂得文檔知識，亦要具備核電工程管理知識，同時總包單位要加強對承包商人員的定期培訓和指導，使項目文檔程序得以執行，使文件歸檔工作得以順利實施。

2.專項文檔檢查計劃

業主要制定年度文檔專項檢查計劃，定期組織對總承包商和監理單位的文檔工作實施監督，同時，總承包商要對承包商實施文檔專項檢查，業主選擇性參與。文檔專項檢查主要對項目文檔分級管理體系的實施情況，對文件的產生 、收發、保管利用、整理歸檔等文檔控制過程的有效性進行檢查和確認。文檔專項檢查發現的問題要制定行動項，并跟蹤關閉。

3.文檔協調會議

建立項目文檔協調會議制度，加強參建各方的有效溝通?？偝邪探M織項目文檔月度協調會，業主、承包商和監理單位參與；業主不定期組織項目文檔協調會議，總承包商、監理單位參與；根據業務需要，召開文檔專題會議，跟蹤會議行動項，協調解決項目文檔工作事宜。同時，應將文檔經驗反饋列入文檔月度協調會議，做好項目文檔經驗共享，將培訓工作融入日常工作中。

4.文件歸檔計劃

在合同開工后半年內，承包商應編制項目文檔移交總體規則。業主根據工程進展，在承包商和業務部門的年度計劃基礎上，發布項目文件年度歸檔專項計劃，各單位和部門設立文件歸檔聯絡人。歸檔計劃中列明應歸檔的項目名稱、責任部門和歸檔時間，并“按月”跟蹤統計，做到“應歸盡歸，應收盡收”。

（四）加強歸檔文件審查

歸檔文件審查是把好檔案質量的最后關口，檔案人員、項目經理、技術人員、監理工程師等應各司其職。檔案人員從檔案的角度審查歸檔文件的規范性，而其他人員則從業務角度審查文件內容的完整性、準確性和系統性。

1.規范性方面

審查目錄與文件是否對應，文件字跡是否清楚，圖樣是否清晰，圖表是否整潔，簽字蓋章手續是否完備、表格內容填寫是否齊全完整，是否為原件，文件的書寫材料是否符合要求等。審查案卷編制是否規范，卷內目錄編制是否完整，頁碼是否正確標識，裝訂是否便于保管和利用。

2.內容方面

審查工程項目是否有文件歸檔；歸檔的文件種類、數量是否完整，是否能反映工程實際起到追溯作用；內容是否準確；項目驗收記錄與項目劃分是否相符等。重點還要審查隱蔽工程驗收記錄是否齊全；還要對照施工圖和變更文件索引，審查竣工圖和變更是否齊全；對照變更，審查竣工圖是否修改到位等。

（五）建立項目文檔考核機制

1.文檔績效考核

業主定期對總承包方文檔管理組織體系和關鍵崗位人員開展考核，并根據考核結果對其進行相應的獎懲，從而督促承包方切實落實文檔管控職責[5]。一方面，從文檔人員配備數量、制度建設、文檔條款執行情況等開展組織體系考核評介；另一方面，考核評介關鍵崗位人員專業技術能力、溝通協調能力、工作配合度等。

2.合同控制

現代企業的經營管理中，經濟合同是重要的法律文件。合同控制即在合同執行過程中，將承包商在項目建設中的文檔工作情況納入執行管理，包括合同支付控制、履約評價控制和合同結算控制。

合同支付控制即支付時應征詢文檔管理部門意見，文檔管理部門核實合同中文檔條款是否履約，文檔的移交與支付掛鉤。如設備到貨款支付應確保相應設備文件已經提交，否則不予支付。

合同履約評價是商務部門定期組織對主要工程合同進行的履約情況的評價，征集相關業務部門對供應商履約情況的評價，對合同執行進行有效控制。業主應將文檔工作的主要控制指標列入履約評介體系中，對承包商的文檔管理履約情況進行有效評介。

合同結算控制指建安施工合同需進行結算，海陽核電項目實施跟蹤審計，由第三方審計單位對每個建安施工合同進行同步審計，審計通過后，確認最終結算金額，而審計工作開展以承包商向業主移交的建安竣工文件（包括竣工圖等）為依據，這將有利于推動建安竣工文件的及時移交。

項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未通過項目檔案驗收的項目，不得開展項目竣工驗收。做好項目檔案工作是每個項目文檔人員的神圣使命，需要每個項目參建人員的參與和認真對待。只要“領導重視，全員參員”，做好前端控制，對文件實施全過程有效控制，就一定能做好項目文檔工作，為項目的投產運營和企業經營管理提供強有力的信息支持保障。

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[1]李方兵.試析工程項目文件歸檔影響因素及應對措施[J].西北水電（2012增刊2）：11-14.

[2]王浩文.核電工程總承包中的文件管理[J].科技創新與應用2014（1）：264.

[3]《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局10號令）.

[4]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）.

[5]巫佳立.核電項目EPC合同文檔管理實踐[J].浙江檔案2014（04）：60-61.

（作者單位：山東核電有限公司）