加強民生檔案資源建設的實踐與思考

文?孫志堅 周玉霞

加強民生檔案資源建設的實踐與思考

文?孫志堅 周玉霞

萊州市檔案館成立于1960年4月，現有館藏檔案6萬余卷、1.8萬余件，資料1.3萬余冊，2009年晉升為國家二級檔案館，先后多次榮獲“山東省檔案資源建設年先進集體”“山東省檔案工作先進集體”等榮譽稱號。近年來，我們緊緊圍繞民生檔案工作，積極思索，大膽探討，在民生檔案資源建設方面進行了許多有益的實踐，取得了明顯成效。

一、基本做法

民生檔案資源建設既是一項長期性的基礎工作，又是一項綜合性的系統工程。萊州市檔案局堅持從民生檔案的源頭抓起，不斷加大對民生檔案資源的監管和整合力度，努力拓展民生檔案工作新領域，促進了全市民生檔案總量的增加、質量的提高和結構的優化。主要抓了四方面工作：

一是抓指導，進一步擴大歸檔和收集范圍。不斷解放思想，突破傳統觀念，努力找準民生工作與檔案工作的結合點和著力點。隨著民生工作范圍的不斷擴大，及時拓展民生檔案工作領域，堅持做到民生工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在充分調查摸底、全面掌握民生檔案的形成以及管理利用情況的基礎上，有針對性地制定了《關于加強民生檔案工作的意見》，對全市民生檔案工作的發展目標、建設重點、管理利用等都做出了統一部署和明確要求，積極指導有關單位建立民生檔案。在指導各單位歸檔工程中，進一步擴大收集范圍，盡量把有關民生的文件材料、錄音錄像、照片、電子文件、實物檔案都列入歸檔范圍，使各立檔單位的檔案資料既門類齊全，又內容豐富。目前，全市民生檔案涵蓋了勞動保障、個體工商、計劃生育、環保監測、知青、婚姻、移民、公證等50多個領域。

二是抓培訓，不斷提高檔案工作者的專業技能。檔案工作者是民生檔案資源建設的骨干，為提高他們的專業技能，每年初，結合上年度歸檔文件整理工作，組織各單位檔案工作人員帶齊檔案資料，到檔案局集中進行歸檔文件整理，以干代訓，邊干邊學，不斷提高他們的工作質量和業務水平。同時，定期組織與民生關系密切的部門、系統和單位，舉辦民生檔案知識專題培訓班，傳授檔案業務技能，講解疑難問題，提高了民生檔案工作者的基本素質和工作水平。

三是抓考核，把有關工作要求落到實處。每年都根據山東省檔案局關于做好檔案管理考核工作的要求，不斷加大對民生檔案工作的考核力度，結合萊州實際，及時改進完善考核辦法，把民生檔案資源建設情況列入考核的重要內容，在考核中重點看立檔單位檔案門類是否齊全，應歸檔文件材料是否齊全完整，民生檔案工作是否得到重視，對于工作不力、被動應付的，給予通報批評并追究責任。

四是抓接收，努力豐富完善室藏、館藏。以民生需求為導向，積極調整室藏、館藏收集范圍，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。工作中，以關系民生、群眾利用率高的檔案為重點，進一步加大民生檔案的接收力度，努力豐富室藏、館藏。近年來，僅市檔案館就接收知青、勞模、房產、公證、土地、移民等檔案2000余卷，館藏民生檔案總量達到了5000多卷。

二、主要經驗和收獲

民生檔案涉及面廣、涵蓋內容多，工作任務重、難度大，僅憑檔案部門自身的努力遠遠不夠，必須加強領導，齊抓共管，積極發動全社會方方面面的力量，廣泛參與，配合聯動，才能形成做好民生檔案工作的合力，推動民生檔案資源建設不斷實現新突破、取得新成績。

（一）加強組織領導是做好民生檔案工作的關鍵。積極爭取市委、市政府支持，在全市成立了由市委、市政府分管領導擔任正副組長，檔案局主要領導擔任辦公室主任，有關部門主要領導為成員的全市民生檔案工作領導小組，負責全市面上民生檔案工作的組織領導、綜合協調。平時工作中，堅持勤請示，勤匯報，大力爭取市委、市政府領導重視，努力把檔案事業擠入市委、市政府的重要工作日程，市委、市政府分管領導經常過問檔案工作，定期調度檔案工作，積極支持檔案工作。民生檔案工作中召開的一些重要會議，市委、市政府分管領導都擠時間親自參加，出臺的一系列重要文件，都以市委辦公室、政府辦公室“兩辦”文件的形式下發。市委、市政府開展的一些全市性重大活動，凡涉及檔案資料比較多的，都把檔案局納入領導小組成員單位，便于我們掌握情況、收集資料，增強了工作的主動性。

（二）齊抓共管是做好民生檔案工作的保證。為把民生檔案工作落到實處，由市民生檔案工作領導小組牽頭，積極協調民政、勞保、計生、教育、衛生、工商等40多個部門，定期召開民生檔案工作聯席會議，研究解決工作中遇到的困難和問題，總結推廣民生檔案工作的先進經驗做法。同時，主動與民生建檔部門溝通聯系，共同研究制定相關民生檔案的歸檔、整理、保管等各項規章制度和業務標準，聯合有關部門不定期分頭召開民生檔案工作現場會，就民生檔案的收集、管理、利用情況進行集中檢查督導，及時研究、分析、解決發現的問題，明確整改目標和下步工作措施，從而在全市形成了齊抓共管、資源共享、共幫互助、優勢互補的良好工作格局。

（三）加強輿論宣傳是做好民生檔案工作的基礎。充分利用廣播、電視、簡報和網站等多種形式媒體，加強對民生檔案資源建設的宣傳，在“萊州檔案信息網”定期發布民生檔案工作的最新文件精神，不斷擴大宣傳廣度和宣傳深度，增強全社會的檔案意識，積極爭取社會各界的幫助和支持，為做好民生檔案工作營造了良好氛圍，奠定了堅實基礎。

三、幾點體會和思考

隨著社會的不斷發展，民生需求日益多樣化、復雜化，民生檔案工作必須自覺適應新形勢的需要，堅持以滿足群眾需求為導向，與時俱進，因地制宜，統籌兼顧，搞好結合。

一是堅持館藏與室藏相結合。接收基層檔案室民生檔案進館是豐富綜合檔案館館藏的主要渠道。我們每年都制定詳細的收集計劃，千方百計把計劃落到實處。對符合進館條件的重點民生檔案，進一步明確了統一進館的時間，有計劃、按步驟地分期分批接收進館，極大地豐富了館藏。但是，不可能也沒必要把所有民生檔案全部收集進館，要以有利于保管檔案資料、方便基層和群眾利用為原則，對不宜接收進館和暫不能進館的民生檔案，明確管理利用工作制度和開放范圍。為保證室藏檔案安全，提高民生檔案利用效率，多年來持之以恒地加強基層檔案室建設，目前，在涉及民生檔案形成的單位中，有8個檔案室晉升為山東省特級檔案室，20個檔案室晉升為山東省一級檔案室，26個檔案室晉升為山東省二級檔案室。

二是堅持收集與利用相結合。檔案收集的目的在于利用。堅持一手抓收集、管理，一手抓開發、利用，在不斷豐富室藏、館藏的同時，加快各類民生檔案的整理、審查和開放步伐，對民生檔案優先進行整理、編目、劃控和數字化工作。除國家明確規定不能公開的以外，凡涉及群眾自身權益的民生檔案，都列入主動公開或依申請公開的范圍，面向社會提供信息查詢，方便群眾利用。在市檔案館及基層檔案室廣泛推行了“一站式”服務、首接責任制、限時服務制、公開承諾制、“零投訴”服務等工作制度，最大限度地滿足廣大群眾查檔用檔的愿望和需求。對全市重點民生工程和項目，開辟檔案利用服務“直通快車道”，簡化查閱手續，實行特事特辦，服務過程和結果均做到了令查檔者滿意。

三是堅持繼承與創新相結合。在長期的實踐中，檔案工作形成了一套行之有效的經驗做法，需要繼續持之以恒地堅持和運用。但隨著現代科學技術的飛速發展，信息網絡化、檔案數字化正日益改變著傳統的工作模式，必須堅持在繼承中創新、在創新中提高。近年來，萊州市積極適應時代發展要求，大力推進數字化檔案館室建設，初步建立起婚姻檔案、公證檔案、職稱檔案、知情檔案、土地房產檔案等專門數據庫和民生檔案綜合數據庫，采取網上查閱、微機檢索、電話查詢等現代化方式，努力提高檔案利用效率。在建立檔案局域網的基礎上，率先建成并開通了“萊州檔案信息網”，開設了“工作動態”“檔案信息”“史海鉤沉”“蘭臺隨筆”“學術研究”等10多個欄目，及時上載精品檔案、開放檔案目錄、現行文件目錄數據、檔案業務知識、史料研究和學術論文等，并與兄弟檔案信息網站建立了鏈接。由于內容豐富、圖文并茂、專業性強，具有地方特色，得到了群眾的歡迎和好評。

（作者單位：萊州市檔案館 / 兗礦集團有限公司）