遵循“三個體系”建設推進檔案工作科學化

文?馬維平

遵循“三個體系”建設推進檔案工作科學化

文?馬維平

國家檔案局局長楊冬權在2008年檔案工作者年會上的講話中，明確提出了檔案工作“兩個體系”建設[2]，即建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系；2010年全國檔案安全體系建設工作會議上又提出了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”之后，“三個體系”建設成為檔案工作的主要內容和努力方向，這正是檔案事業發展規律的生動體現。因此，檔案工作科學化就是使檔案工作活動符合檔案事業發展的客觀規律和自身特點，以“三個體系建設”為統領，使整個檔案工作體系協調運行，從而實現檔案事業健康持續科學發展。

一、推進檔案工作科學化面臨的主要問題

（一）檔案意識薄弱

1.部分領導干部對檔案管理工作認識不足，對有關檔案的法律法規和業務知識了解不深，導致檔案管理工作在人、財、物各方面缺乏應有的保障。

2.檔案工作開展不平衡。不平衡的問題在部門、單位之間存在，在同一部門單位內部也存在。部門單位之間存在著檔案管理標準不統一，檔案工作重視程度差別大的問題。同一部門單位內部，則普遍存在“重文書檔案而輕其他類別檔案”的問題。

3.檔案宣傳工作欠缺。檔案工作是后效應的工作，宣傳工作不能及時跟進，宣傳氛圍不濃厚，相關信息很少出現在媒體、簡報上，使檔案工作就成了一項“默默無聞”的工作，甚至是“默默無為”的工作，得不到全社會的參與和支持。

（二）檔案管理主體松散

1.檔案行政管理主體不夠明確。2002年機構改革，筆者所在的縣檔案局被撤銷，授權檔案館行使相關行政職能。這種體制下，對檔案部門實施監督指導的職能是一個嚴重的弱化。

2.檔案管理網絡沒有延伸到檔案源頭的形成終端，檔案干部隊伍缺乏應有的專業知識和技能，這就導致對文件材料歸檔之前的控制不夠完善。

3.對新形勢下的檔案工作缺乏妥善應對，尤其是對一些重大活動、重大建設項目、新生事物等檔案管理缺乏指導性意見。當前各地正處在城市化進程加快的重要時期，產生了許多新的困難和問題，但是目前沒有一個系統的能夠妥善應對的方案或者預案。

（三）基礎設施建設保障不足

隨著檔案數量的急劇增加，檔案館功能的不斷拓展，基礎設施設備陳舊落后已經成為影響和制約檔案管理工作發展的突出問題。庫房容量不足，原庫房設計的功能單一，現代化信息設備設施落后，難以滿足新時期檔案工作的需要。

（四）信息化工作滯后

檔案信息化建設是整合檔案信息資源、提高檔案服務效率的重要手段。但由于檔案信息化管理軟硬件配置不到位、格式標準不統一、工作量巨大等原因，檔案信息化發展較為緩慢。全部館藏的目錄級自動化檢索都難以實現，更不要說全文數據庫的建設。數字化檔案館建設是一個標準化、系統化工程，更需要扎扎實實的人力、財力的支撐，不是喊喊口號、搞搞形式就可以一蹴而就的事情。隨著電子政務的推廣普及，非紙質檔案也越來越多，部分系統單位通過oa辦公系統完成公文往來，工程建設、重大活動、文化藝術類等工作以影像資料形式保存，如何實現這些特殊載體檔案的長期保存和有序管理，迫切需要探索和加強。

二、推進檔案工作科學化的主要對策

（一）加強檔案部門自身建設，樹立檔案工作部門和檔案人員良好的形象

檔案部門應從制度、作風等方面加強內部管理，做到高效運行，優質服務。檔案人員應以高度的責任感和使命感，應對檔案工作的重任。但現實情況卻是，相當一部分檔案工作人員反被“檔案工作不重要”的錯誤意識所左右，缺乏一名檔案工作者應有的自信，也缺乏高昂的工作熱情。這種惡性循環，會潛移默化地損毀檔案部門和檔案人員的形象，同時也會弱化檔案工作的力度和社會地位。

（二）加強檔案宣傳工作，努力提高社會檔案意識

意識是行為的先導。只有檔案意識提高了，人們對檔案工作的主動性和自覺性才會提高，才會重視檔案工作，提高檔案工作的質量。但是意識的培養和形成絕非一日之功，它需要檔案部門、檔案工作人員長期不懈的努力。檔案工作既有“功在當代，利在后世”的功效，也有近在眼前、迫在眉睫的緊迫。像信訪、工退、土地置換開發等諸多檔案信息，就是現實生活隨時需要，處處可用的。因此，檔案工作者要做檔案宣傳的使者，充分發揮主觀能動性，利用業務指導、借閱利用等機會，通過各種媒體，不失時機地宣傳檔案、檔案工作、檔案法律法規，從輿論上引導社會重視檔案工作，提高檔案意識。

（三）發揚求真務實的作風，向社會展現實實在在的檔案工作成就

檔案部門要充分發揮獨一無二的檔案信息資源優勢，拿出實實在在的能夠讓社會上看得見、摸得著的東西，通過編輯出版檔案史料，宣傳檔案利用成果，舉辦檔案信息展覽，建設愛國主義教育基地等，向社會展現檔案信息中蘊含的與眾不同的歷史、文化風采，展現檔案工作在社會生活中所發揮的不可或缺的作用，從而擴大檔案工作的影響力，以“績效為憑”，真正立足于社會。

（四）加強檔案執法工作，提高檔案法制水平

我國的《檔案法》早已頒布實施了，但其貫徹執行情況卻不是很樂觀。相當一部分地方，《檔案法》成了案頭閑置的擺設，“執法必嚴，違法必究”，成了一句蒼白無力的口號，根源就在于我們檔案工作部門。身為國家法定的檔案法實施主體，在執行檔案法方面究竟做了哪些工作，怎樣做的工作，值得深思。凡事都講究效應，要檔案部門把所有違犯檔案法的行為一一查處，不太現實，但我們可以抓典型，罰一警十。因此，我們在廣泛宣傳《檔案法》的同時，應有實抓案例作為補充，真正提高檔案工作的法制化水平，擴大檔案工作在社會生活中的影響。

（五）勇于改革創新，使檔案工作更好地為本地區經濟和社會發展服務

檔案信息資源在不同時期、不同階段，其作用的側重點也有所不同。這就需要檔案部門敏銳地捕捉社會發展的特征，改革創新工作方式和思路，將服務工作做的更好。比如知青，已經到了退休的年齡，急需要整理開發知青檔案信息，以方便這一特殊群體的便捷利用；城市建設快速發展，城市記憶、土地權屬信息開發是當下急需；國家日益關注民生，民生檔案信息亟待挖掘整理；人們文化需求提高，家庭建檔走向前臺。因此，隨著社會的發展，要不斷擴展豐富檔案服務內容，滿足社會發展的需要。

（六）加強檔案信息化建設，提高檔案工作效率和服務質量

檔案信息化建設內容廣泛，包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準的制定等等。其目的是建成一種新型的更加適應廣大用戶需求的檔案服務平臺。檔案信息化建設的同時，也可以幫助解決檔案服務中意識不強、范圍不廣、形式單一、手段落后等問題，因此，在檔案信息化建設過程中，通過服務觀念的更新、服務領域的拓展、改善服務環境、規范服務行為、提升服務能力，使得檔案工作可以更加貼近社會、貼近群眾、貼近生活，為社會提供更加優質高效的檔案利用服務。

（七）加強檔案文化建設，打造檔案文化服務品牌

開發利用檔案信息資源，提供社會利用、傳承歷史文化是檔案工作的一項基本內容和重要功能。檔案是人類社會活動的真實記錄，天然地具有社會文化的內涵，而且這種文化是一種基礎性的社會文化，內容涉及社會生活的各個領域。檔案部門要充分利用館藏檔案信息，發揮資源優勢，深入發掘檔案文化，開發檔案文化產品，凸顯地方文化特色，服務于經濟和社會發展。

總之，社會在不斷發展，檔案工作的觀念和理念也要有所發展變化。檔案工作同樣是一種復雜的系統性很強的工作，只有整個系統科學化運轉起來，檔案工作才能夠科學發展。

（作者單位：郯城縣檔案館）