檔案數字化外包安全監管的思考

文?盧毅

檔案數字化外包安全監管的思考

文?盧毅

以“外包”的形式開展檔案數字化，能將檔案管理部門有限的整體組織資源解放出來，把更多的精力投入到自身管理、業務指導、編研等核心業務上。數字化外包工作提高了工作效率、降低了資源成本，節省了人力資源，保證了檔案數字化質量，因而越來越多的檔案管理部門采納外包的形式開展檔案數字化工作。檔案數字化外包帶來諸多好處的同時也存在著不容忽視的風險，越來越多的人也開始對這種外包方式感到困惑、擔憂，并呼吁多加重視。如何規避種種風險，使工作效益達到最大化成為檔案管理部門的一大問題。

一、選擇安全的數字化外包實施環境

為了保證檔案數字化外包的絕對安全，必須確保檔案數字化場地及設備的絕對安全，這就需要給檔案數字化提供一個安全可靠的場地環境。第一，加工場地要舒適、寬敞、安靜、消防達標，房間獨立，便于控制數字化工作人員走動流通。第二、加工場地最好由檔案管理部門提供，加工場地應該離檔案庫房近一些，方便檔案的搬出搬進，將檔案在運送中的風險降為零。

二、選擇優質的檔案數字化外包服務公司

選擇一家優質的外包服務公司，要考慮公司的規模、實力、資質、經驗、成功案例、收費、人員的配置等因素。在選擇外包服務公司時，應當設置相應的條件，例如：最好選擇成功案例多的具有獨立的法人資格和合法的經營資格的外包服務公司；穩定業務能力強的數字化加工團隊；專業的檔案數字化技術和軟硬件設備；專業的檔案數字化加工場地的保密制度、安全制度、工作人員管理制度等。

一般來說，規模較大和成功案例較多的外包服務公司，業務水平、技術能力和服務質量也往往較高。選擇“有成功經驗，有成功案例”的外包服務公司是必要條件。

檔案數字化外包服務公司必須保證工作人員是專業技術人員，要有較強的責任心，能恪守相關的保密規定，有良好的職業操守，熟知檔案數字化流程和加工環節，熟知基礎的檔案業務知識，能夠熟練正確地操作相關的數字化設備，能夠堅決服從檔案管理部門和外包公司的業務要求，能夠按進度高質量高標準完成檔案數字化工作等。

三、檔案管理部門實施嚴密的安全監管措施

檔案數字化外包后，檔案管理部門必須對檔案數字化外包服務公司的數字化工作實行全方位的安全監督管理，實施嚴密周全的安全監督管理措施，以免安全事故的發生。

（一）對數字化外包服務公司實行業務指導和安全監督管理

數字化外包服務公司必須在檔案管理部門的監督指導下按照《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）和山東省檔案局印發《紙質檔案數字化工作指南》等相關標準規范開展檔案數字化工作，接受檔案管理部門的業務指導、安全檢查和質量檢查，保證檔案數字化開展安全、保密、準確、規范。

（二）對檔案數字化加工場地和加工設備進行安全監督管理

檔案數字化加工場地由檔案管理部門管理，加工場地、走廊安裝全方位無死角監控攝像頭，監控設備由檔案管理部門安排專人負責管理，定期調取監控視頻，查詢排查安全隱患。對檔案數字化軟硬件設備進行保密安全技術檢測，對數字化電腦、加工設備采取內網安裝的方式，與外網完全物理隔離。對數字化設備的USB端口、光驅等進行物理封閉。數字化存儲設備由檔案管理部門提供，數字化掃描工程結束后，全部回收，檔案服務外包公司不得自行帶走，堅決杜絕存儲設備外漏。

（三）對檔案數字化工作人員進行安全監督管理

要對檔案數字化工作人員進行登記備案，并在合同里要求外包服務公司保證工作人員的業務能力和相對穩定，嚴格要求工作人員進出加工場地時，把手機、相機、U盤、移動硬盤等具有照相、存儲功能的設備放到檔案管理部門提供的儲物箱里，要定期對工作人員進行業務知識培訓和安全知識培訓，要與外包服務公司和工作人員簽署保密協議。

（四）對檔案實體進行安全監督管理

檔案管理部門對外包服務公司提供檔案實體時，最好采取分批的形式，數字化完成一批，歸還一批，再續借一批，規定檔案出入庫房時必須做好認真仔細清點，每個檔案實體交接環節均要辦理交接登記手續，保證檔案實體無損、安全。

（五）對檔案數字化數據進行安全監督管理

檔案完成著錄、掃描后，目錄數據和全文數據都應定期保存到檔案管理部門的服務器上，檔案管理部門要按照要求定期異地備份電子數據。檔案數字化過程中，檔案管理部門要按一定比例抽檢數據質量，核實掃描后的檔案數據與檔案實體是否一一對應，保證檔案數字化準確無誤。

四、對安全責任事故要有嚴厲有效的處罰方案

在雙方簽訂的檔案數字化外包合同時，一定要把安全責任納入其中，作為檔案數字化外包合同的重要部分。對出現未經檔案管理部門同意就私自拆封檔案、損壞檔案、泄漏檔案信息，要按事先約定的合同條款處理，檔案信息泄漏對檔案管理部門造成重大損失的，將按相關的檔案法律，追究相應的法律責任。

檔案管理部門必須采取行之有效的綜合拳，從制度、流程、環節上提高風險防范意識、防患于未然，有效預防避免檔案數字化外包存在的種種弊端，把風險降到最低，確保檔案數字化工程安全。

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[1]劉永.數字檔案管理中的知識發現與知識服務［J］.檔案學研究，2008（5）.

[2]張紅霞.保障數字化檔案信息安全的措施［J］.檔案管理，2008（5）.

[3]周永軍.淺析業務外包在企業檔案管理中的應用［J］.云南檔案，2010（5）.

[4]田淑華.電子檔案信息安全評價指標體系研究［J］.北京檔案，2009（7）.

（作者單位：萊陽市檔案館）