固定資產投資項目檔案管理制度建設問題淺析

文?李萌萌

固定資產投資項目檔案管理制度建設問題淺析

文?李萌萌

固定資產投資項目是以擴大研發生產能力為目的而進行的技術改造基本建設工程，以及設備儀器更新與升級換代等建設項目。固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設計、施工、監理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統、客觀、準確的記錄，對項目建設和后續維修維護與改擴建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據。做好項目檔案管理對于總結投資效果、提升國有資產經營能力具有重大意義。

伴隨著國民經濟的高速發展和國防建設的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業部門的固定資產投資支持力度，建設單位項目管理任務大幅度提升，并且由于建設項目中新技術的應用，對應檔案管理復雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現了項目檔案資料收集不完整、內容不完善、保存不合格、使用不規范等問題。

為此，原國防科工委、國家檔案局聯合頒布了《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦〔2007〕161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團公司配套制定了《固定資產投資項目檔案驗收評分細則（試行）》（以下簡稱《評分細則》），通過組織宣傳培訓和交互檢查驗收，進一步落實項目檔案管理工作的具體施實。

通過這些措施，中國電子科技集團各成員單位項目檔案管理水平發生了極大地提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發現，一些建設單位由于項目檔案管理制度建設不完善，導致業務部門與檔案管理部門協調困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設過程中的一些常見問題進行具體梳理分析，并提出應對措施建議。

一、檔案制度缺失問題

項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應的部門崗位職責要求與分工，主要依靠業務部門根據自身需要收集和保存積累資料，導致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發現資料收集不齊全、文件內容缺失、組卷整理不規范、檢索調用困難等基本問題普遍存在，甚至在業務部門和檔案管理部門的職責推諉中造成了重要資料的散失。

例如，在一次檔案驗收時，發現該單位購置的設備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知道，項目負責人也不知道，只有問采購人員，才發現是在采購人員手中暫存著。進一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設備的重要終身資料，直接影響到設備運行過程中的維修與維護，也是當設備發生故障時與供貨商交涉的重要憑據。但是因為沒有相應的檔案管理制度明確規定必須隨設備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。

這種現象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細則》的宣貫落實，已經引起了建設單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現出來，項目檔案的基礎管理和檔案完整性都有了很大進步。

二、檔案制度的可操作性

目前項目檔案管理制度方面的問題，已經深入到了制度要求與建設單位崗位設置和工作流程建設相關的可操作性，與業務部門和檔案管理部門相關人員業務素質相關的執行操作嚴謹性等方面，成為制約項目檔案管理質量和效率的深層次因素。

以資料的收集整理和案卷歸檔環節為例，這是作為素材的文件資料轉化為規范檔案的關鍵一步，但又恰恰出現在業務和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責和分工要求，就很容易造成工作的脫節：業務部門可能會覺得我只需要忠實的收集、提交建設過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術，所以完備、條理、規范地組卷是業務部門的事，自己只需要做到嚴格記錄、安全保管、提供利用就可以了。

筆者所在單位，幾年前某固定資產投資項目接近尾聲時，業務部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強配合把材料大概進行了整理，結果檔案驗收時專家指出多處問題。

這個問題的出現是由于管理制度對相應的工作界面規定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結合單位實際，明確個性化的制度規定。比如業務特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業務部門組卷歸檔、檔案管理部門指導檢查、案卷保存的模式；而業務面廣、檔案管理部門崗位配置較強的單位，則可以考慮業務部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔起準歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。

筆者所在單位后來根據業務和崗位特點規定了一種折中處理方式，由檔案室制定宣貫歸檔資料要求，各業務部門設立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設資料，保證文件齊套性和正確性交付檔案室，檔案室再進行形式審查并負責完成規范組卷歸檔，既保證了業務鏈條的有效銜接、又保證了檔案的準確、完備和系統、規范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。

三、檔案制度的完備性

制度是相對靜態的，但實際工作中面對的情況千變萬化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應技術進步帶來的檔案資料形式和內容的變化，甚至還要延伸到對建設項目合作方的制約。例如有些建設單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規定，導致在建設項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監理單位會以相關工程已結束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導致對建設單位的相關利益保護的缺失。

筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發現基建圖紙與設計變更通知單對應關系不明確，要求參建單位到驗收現場解釋，但是參建單位各種理由推脫遲遲不到現場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題但也給項目評價造成了惡劣的印象。為此，筆者單位亡羊補牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設單位與參建單位簽訂合同，提前設立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設單位就變被動為主動，既保證項目建設順利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。

四、檔案制度執行的嚴肅性

檔案管理工作的規范化，除了完備檔案管理制度作基礎，還需要嚴格的執行來落實。沒有到位的執行，一些制度就成了虛設。

實際工作中經常發現，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領導批示和簽字內容不全等等，日后一旦發生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設單位成了被動方；一些設備儀器的購置合同、技術協議中也經常出現落款簽字處只有責任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領導在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規定，也不符合檔案質量的要求。這類問題根源在簽署人，單位領導應該在管理過程中， 更多的關注各項制度的落實情況， 認真執行各項制度的具體要求。

總之，檔案管理工作水平的提升，需要專業制度的保障。管理制度的設計，要著眼于建設單位的業務流程和崗位設置，做到分工明確，責任清晰。制度的內容既要覆蓋對檔案資料構成的要求，又要明確對項目相關單位檔案建設責任的要求。所有這些要求，都必須通過嚴格執行落實到現實工作中去，才能充分發揮制度建設對項目檔案管理工作的指導和提升作用。綜上所述，通過具體案例分析展示固定資產投資項目檔案管理制度建設不同側面和環節的常見問題以及應對策略，希望能給同行提供有益的參考。

（作者單位：中國電子科技集團公司第41研究所檔案室）