從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

文?秦兆玲

從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

文?秦兆玲

人事檔案是中國人力資源管理的重要特色之一，也是認定個人在組織、待遇和社保等方面的重要證據，具有一定的法律效力，是記載一個人成長軌跡的可靠依據。人事檔案就像是一個人的身份，它伴隨著每個人的成長逐步積累形成，能夠清晰記錄一個人的成長經歷，并且伴隨其一生。它具有鮮明的時代特征，通過它既可以了解一個人，也可以了解一個時代的政治、經濟、社會、文化等各方面的改革發展。

近年來，伴隨著國家干部人事制度改革的不斷深入，傳統的人事檔案管理工作已不能適應新形勢的需要。傳統意義上的人事檔案管理模式功能逐漸弱化，人事檔案管理工作改革迫在眉睫。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）部分人事檔案存在弄虛作假等問題。檔案材料的失真，使用人單位無法依據人事檔案記載內容作出評價判斷，更多的通過其工作實踐和工作業績來判斷工作人員的能力和去留。所以“棄檔”的現象越來越多，人事檔案對個人的影響力逐漸降低，檔案自身的作用日益弱化。究其原因如下∶

1.個人私利原因。人事檔案在提拔、任用等方面是非常重要的參考依據，同時它又有保密性強的特征，因此出現為了個人私利想盡辦法進行檔案造假的現象。

2.檔案制度與監督存在漏洞。當前的檔案制度建設不夠健全，尤其是監督力度方面。組織人事部門、檔案行政管理部門都有監督人事檔案工作的職責，但是在現實工作中經常出現重管理輕監督，重文書檔案輕人事檔案等現象，因此人事檔案管理出現漏洞在所難免，造成信息虛假等現象，且不易及時發現。

3.領導重視程度問題。有的單位領導認為檔案管理工作不是單位的主要工作，更不能產生直接效益，只要保存好，不要有遺失現象，不要有泄露信息的情況，日常的領導查閱、工作查詢、教職工外調能夠順利進行就可以了，因此使人事檔案工作長期處于被動應付的狀態。

4.檔案工作者自身業務素質原因。有的檔案管理工作人員在日常的檔案收集、鑒定、整理過程中不按規定執行；有的不能盡職盡責，數據不準確；有的分類混亂造成工作失誤；更嚴重的，甚至給個人偽造檔案信息提供方便。由此可見，檔案工作者的業務素質需要提升，檔案管理的規范化和管理水平亟待提高。

（二）人力資源管理改革的影響

隨著國企改革及勞動合同法的實施，國有企業已打破了“鐵飯碗”用人制度，職工對企業的依附性逐漸降低，再就業現象迅速增加。企業在選拔人才時不再以人事檔案為主要參考依據，甚至以往調動工作中涉及到的戶口、檔案和手續都不需要，而是以職工的實際工作能力和業務水平為重點，通過勞動合同對員工進行制約。這樣一來雖然解決了人員流動問題，但是人事檔案逐漸形同虛設，不利于國家對人才的掌控和人力資源管理的有序發展。

相比之下，事業單位改革相對滯后，人事管理制度本身的局限性，造成了對人才流動的限制，特別是高等院校為了留住有學識、有才華的人才，經常出現通過卡、扣檔案來限制人員流動，檔案制約人才的情況尤為嚴重。高等院校人員素質、學歷、學位層次普遍較高，特別是崗位的專業技術性較強。由于以上原因，高等院校人員對繼續學習深造的需求格外強烈，人員流動性較大，但是人事檔案卻成為人才流動的絆腳石。如何更好的調配、合理的流動、充分的利用這類人才，為他們提供優秀的平臺，發揮知識型人才的最大價值成為高等院校干部人事檔案管理急需解決的一大問題。

（三）人事檔案的信息化程度有待提高

隨著計算機管理水平的不斷提高，各種軟件迅速開發利用，人們逐漸適應了計算機操作，紙質材料逐漸被電子資料取代。許多機構原本提供的紙質材料已不再要求，比如人員流動后需要入檔的養老保險關系轉移函已經不再要求提供，每年的養老保險手冊清單也不再打印，社會保險業務大多都要求通過網絡和信息系統進行。這些現象都迫切要求檔案管理要適應社會發展，信息化程度要迅速提高。目前人事檔案管理信息技術水平低下，亟待提高。

二、事業單位人力資源管理改革的重大突破

近年來，人力資源管理制度改革不斷深化，管理制度不斷完善。首先，事業單位推行了全員聘用制，通過公開招聘選拔人才，簽訂聘用合同。合同期滿后，人員有了自由流動的機會，單位必須按相關規定轉移人員的檔案和工資材料，使人事檔案的轉移有了保障，杜絕了單位為了留住人才，利用卡、扣人事檔案的手段制約人才合理流動的情況發生。

隨著事業單位人事管理制度改革的深入發展，高等院校、公立醫院取消了事業單位編制管理，保留事業單位性質。這兩類事業單位的終身制率先被打破，工作人員即將告別事業編制，原有編制逐步自然減員，最終單位的全體人員轉為合同制。取消編制后人員的性質發生了變化，編制不再是人才流動的障礙，人員可以自由流動，有出有進，更便于人才的社會化管理。

三、新形勢下人事檔案管理應該從自身及外部進行改革

隨著事業單位人事管理制度改革的深入，事業單位出現了知識型人才流動加速的新狀況，人事檔案管理的作用逐漸趨于弱化，人事檔案管理工作如何適應形勢發展的需要，筆者認為應該從自身及外部兩個方面進行改革：

（一）改變人事檔案管理權限。人事檔案管理可以考慮不再由單位的人事部門管理，應當單獨成立專門的檔案管理部門。比如，把目前的多頭管理改成集中管理，建立國家人事檔案中心，下設各級管理中心，集中管理各地區的人事檔案，如美國的國家人事文件中心、人事管理總署等。這樣一來，管理檔案部門可以中立的、公正的管理人員檔案，有明確的管理制度，責任分明，相對獨立，不僅能夠很好地遵守國家相關檔案的法律、法規和條例，而且可以更好地接受社會各界的監督。如此一來，既能夠改進人事檔案工作自身的不足，又能夠使人事檔案在改革的新形勢下繼續為人力資源管理做貢獻。

（二）改進用人機制，合理利用干部人事檔案。有的干部千方百計的弄虛作假，與當前用人機制非常有關。單位過于看重干部的人事檔案，特別是在學歷、學位方面，有的單位規定的學歷門檻比較高，所以偽造證書、冒用別人學歷的現象屢禁不止。要改變這樣的局面，用人單位必須要改變思路和態度，比如可以把干部人事檔案作為選拔人才的參考，而不是唯一依據。應該結合實際情況，側重考慮干部本人的實際工作能力。

（三）改變人事檔案管理的分類方法

傳統的人事檔案一般是依據人員的“身份”，分成學生檔案、干部檔案或是工人檔案。隨著國家人事管理制度的改革，筆者認為可以統一稱為員工檔案，然后根據具體崗位的不同進一步合理分類，這樣將有利人事檔案管理擺脫身份束縛，建立和諧環境，以利于人事檔案管理工作進一步優化提高。

（四）加大依法監督力度，形成監督體系

我國目前干部人事檔案方面的法律、法規比較健全，涉及到工作的每一個環節，但是不注意執行，不嚴格遵守，容易出現管理流于形式的現象。在督查工作中，必須規范規章制度，督促各部門和檔案工作者嚴格規范的執行。對于干部檔案造假等問題要嚴肅查處，嚴格按照程序追究干部本人及相關人員的責任，加大處罰力度等措施，把工作落到實處，杜絕干部檔案造假現象的發生。

監督工作不僅需要各部門通力合作，而且需要發揮社會大眾的力量。可以采取信息公開的形式，建立檔案公務網，在注重個人隱私的情況下，通過網絡適當公開部分內容，提高干部檔案的透明度。

（五）提高干部人事檔案工作者的素質和業務能力

檔案管理相關部門必須切實加強檔案工作者的思想和業務培訓。加大人才培養力度，加強專業技術培養，打造一只業務和素質過硬的隊伍，減少人為因素導致的干部檔案造假問題，奠定檔案工作的人才基礎，推動人事檔案管理工作的改革發展。

（作者單位：淄博市技師學院組織與人力資源處）