做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施分析

文·王思萍

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做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施分析

文·王思萍

孤殘兒童福利院是收養(yǎng)無人撫養(yǎng)的孤殘兒童、孤殘棄嬰的社會福利事業(yè)單位。孤殘兒童檔案所管理的兒童福利院特色檔案，是切實地維護孤殘兒童合法權(quán)益不受侵害的重要依據(jù)。近些年來，國內(nèi)兒童福利院越來越重視孤殘兒童的檔案管理工作，并把兒童福利院檔案管理的規(guī)范化工作的開展列入到了議事日程。隨著國內(nèi)科技的不斷發(fā)展與信息技術(shù)的進步，高科技信息技術(shù)走進普通大眾的生活同時，也全面滲透到了兒童福利院的工作領(lǐng)域。

一、孤殘兒童檔案的建檔形式

在檔案管理的實踐過程中發(fā)現(xiàn)，因為孤殘兒童檔案所包含的特殊性，故而其并不適宜通過傳統(tǒng)意義上的文書檔案的形式以體現(xiàn)，現(xiàn)階段適宜的管理方法應(yīng)和一些企業(yè)的人事檔案相仿形式，并對其實施具體的歸納整理[1]。

第一，孤殘兒童檔案的設(shè)立，以每一位兒童的戶籍所在地是否是在本福利院內(nèi)為建檔的原則。毫無疑問，只有很多孤殘兒童在進入兒童福利院之后，其戶籍的所在地才會隨之掛在了福利院中，與之有關(guān)的建檔工作才能夠?qū)嵤﹩印?/p>

第二，在建檔的起始階段，孤殘兒童的材料應(yīng)當(dāng)通過福利院的業(yè)務(wù)部門集中進行保管。因為兒童在進入福利院之后都會有專門的編號，業(yè)務(wù)部門只需要相應(yīng)地根據(jù)其進入福利院的編號為孤殘兒童建立個人檔案，檔案初期重視是以這一兒童的入院、體檢、病史等材料為主。

第三，一旦孤殘兒童確定離開福利院之后，兒童所在福利院內(nèi)的戶籍就要被注銷，業(yè)務(wù)部們根據(jù)其不同去向、以及離院時間的順序?qū)n案材料實施排序編號，生成檔號，做到“一人一檔”，并最把檔案移交到檔案室進行保存。所有檔案都需要存放在檔案袋中，以便隨時可以對兒童的檔案材料進行添加。必須要重視的是，孤殘兒童離開福利院后形成的反饋信息應(yīng)當(dāng)做到“隨即入檔”，使兒童檔案得以持續(xù)。

通過長期的管理工作實踐發(fā)現(xiàn)，“一人一檔”的管理模式能夠幫助兒童檔案材料實現(xiàn)后續(xù)添加，幫助檔案的保管、統(tǒng)計和查找工作更加便利，也可以給利用者提供方便。除此以外，歸納整理的檔案管理形式不僅可以確定孤殘兒童檔案材料歸檔的時間，同樣也明確了原始檔案材料需要通過業(yè)務(wù)部門進行集中存放，從而保證檔案材料的完善性、準(zhǔn)確性、以及安全性。

二、做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施

（一）實施一體化管理

在創(chuàng)設(shè)了孤殘兒童福利檔案信息數(shù)據(jù)庫的背景之下，應(yīng)建立健全孤殘兒童檔案社會信息體系，進而實現(xiàn)一體化的管理模式，最終最大程度上發(fā)揮整體優(yōu)勢[2]。其中，創(chuàng)設(shè)聯(lián)合目錄進而達到資源共享，是基礎(chǔ)條件以及核心的內(nèi)容之一。檔案管理人員一方面需要積極地去收集散存在檔案科室與個人手中的兒童檔案資料，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的資料疏漏，另一方面還需要常常和福利院的業(yè)務(wù)部門加強溝通，不僅要對業(yè)務(wù)部門進行相應(yīng)的工作指導(dǎo)，在具體的環(huán)節(jié)上也要主動參與。同時，一體化的檔案管理工作還重視了信息反饋。檔案管理人員注重收集有保存價值的文字、原始數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議書、圖紙等為載體的孤殘兒童材料的收集，將最有價值的檔案資源收集并歸檔保存，進而盡可能地發(fā)揮反饋信息在兒童福利檔案信息資源開發(fā)和重要意義。[3]

（二）尋求院內(nèi)有關(guān)部門的配合

因為孤殘兒童檔案材料絕不會單純發(fā)生在業(yè)務(wù)科，福利院內(nèi)的其他部門，例如醫(yī)務(wù)科、教育科、康復(fù)中心、家庭寄養(yǎng)中心等都會在孤殘兒童成長階段，存有很多有價值的原始材料[4]。因此，檔案管理人員在收集材料的過程中，一定要時常和其他部門保持正常的溝通與協(xié)調(diào)，第一時間進行檔案材料的交接。在現(xiàn)實的檔案管理工作中還發(fā)現(xiàn)，一些業(yè)務(wù)部門存在對兒童檔案材料保管不精細的現(xiàn)象，例如在兒童的相關(guān)入院工作結(jié)束之后，會把其相關(guān)的材料隨意裝在資料袋或是柜子里，長此以往，很容易產(chǎn)生兒童檔案材料的破損和丟失。故而，管理人員應(yīng)當(dāng)要求每一個院內(nèi)部門在每一份兒童材料辦理結(jié)束后，第一時間進行收集、整理、核對，并且對兒童的資料文件實施妥善規(guī)范化的保管，確保兒童材料不會出現(xiàn)丟失。因此，福利院可以在每一院內(nèi)部門確立一名檔案的工作人員，由其來進行對檔案的收集、整理、保管，做好孤殘兒童檔案材料工作。

（三）重視檔案的保存工作

在我國的孤殘兒童的檔案材料中，很大一部分是兒童的照片檔案，具體有孤殘兒童收養(yǎng)家庭的相關(guān)照片，兒童養(yǎng)父母在辦理收養(yǎng)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的照片。此外，也有一些領(lǐng)養(yǎng)家庭寄來的孤殘兒童在新的家庭中健康成長的一些生活照片等等。無論是對兒童福利院還是對孤殘兒童來說，這些照片的存在都是非常珍貴、獨一無二。因此，管理檔案工作一定要非常重視對這些部分照片的檔案實施有效的收集和保管，檔案工作人員更應(yīng)當(dāng)全力克服因為照片數(shù)量多、拍攝時間跨度較長、兒童變化大等難度，細致地實施相關(guān)歸類，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，更不可發(fā)生照片檔案因為疏忽產(chǎn)生丟失，最終保證這些照片檔案的持續(xù)性與健全性。

（四）強化檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)提高管理人員的檔案意識。孤殘兒童檔案資料在最開始的階段，往往是由兒童福利院的有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，在中后期則會將檔案資料移交到檔案室[5]。因此，不管是檔案室的專職人員或是兼職人員，都一定要充分明確歸檔資料的區(qū)域，及時收集，確保兒童檔案的完整性。檔案工作人員不僅需要擁有謹(jǐn)慎、細微、認(rèn)真的工作態(tài)度，還要主動轉(zhuǎn)變工作意識，發(fā)揮主觀能動性，經(jīng)常和院內(nèi)的其他科室保持交流，并且懂得通過有利時機，把孤殘兒童在福利院中形成的有保留價值的檔案資料完整地收集起來。

其次，檔案人員要不斷強化自身的業(yè)務(wù)能力。福利院可以對檔案工作人員進行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案人員及管理人員的知識結(jié)構(gòu)從過去的單一封閉化提升到對檔案工作的綜合開放化。在日常的工作中，一旦遭遇疑難困惑時，要學(xué)會多問，重視與他人的探討，在此基礎(chǔ)上積累工作經(jīng)驗。在學(xué)習(xí)的過程中，保證態(tài)度上的謙虛、誠懇、認(rèn)真、務(wù)實。在工作方式上，需要做到積極主動，靈活多樣，擅于發(fā)現(xiàn)他們不注意的問題。在工作內(nèi)容上，管理人員應(yīng)立體式地學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)當(dāng)前社會先進的管理制度、工作方式、專業(yè)知識，也應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化管理手段，保證勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

最后，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備信息化的技術(shù)手段。伴隨著我國檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化發(fā)展，對孤殘兒童檔案進行網(wǎng)絡(luò)信息化管理是福利院兒童檔案規(guī)范化管理中的一個重要手段，能夠較好地確保孤殘兒童檔案材料的準(zhǔn)確性、可安全性，對于提升后期檔案的利用率有著非常現(xiàn)實的重要意義。兒童福利院應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理軟件，按照現(xiàn)實需要編制管理程序，從而保證了兒童檔案數(shù)據(jù)的安全性、有效性和規(guī)范化。在此背景下，檔案工作人員及管理人員更需要充分接觸現(xiàn)代化的檔案管理方式，熟練地運用電腦進行管理操作，強化自身的信息交互能力，積極做好檔案信息資源開發(fā)和利用工作，從而提高工作的整體質(zhì)量。

總之，隨著我國兒童福利事業(yè)的不斷快速推進，兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作也因此更加繁重，對管理人員的要求也就更高。因此，管理人員需按現(xiàn)實要求，持續(xù)提高對管理工作的認(rèn)識，創(chuàng)新管理手段，強化規(guī)范管理，加強檔案編研，拓寬利用領(lǐng)域，最終讓兒童福利檔案管理水平邁上一個全新的臺階，為我國社會福利事業(yè)發(fā)展做出力所能及的貢獻。

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[1]羅小龍，謝剛，顧興樹.農(nóng)村幼兒教育的多元化發(fā)展——以成都市雙流縣為例[J].中國市場，2014，15（51）：166-167.

[2]江麗娜.殘疾兒童福利院照顧模式存在問題及發(fā)展展望[J].南京理工大學(xué)，2013.

[3]魏巍.試論兒童福利院孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理對策[J].華章，2014，10（16）：324.

[4]陳琴華.孤殘兒童康復(fù)中的社會工作介入策略[D].福建師范大學(xué)，2013.

（作者單位：棗莊市兒童福利院）