淺談索引技術在事業單位人事檔案管理中的應用與發展

文·廖曉霞

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淺談索引技術在事業單位人事檔案管理中的應用與發展

文·廖曉霞

隨著中央對事業單位改革力度的不斷增大，事業單位內部有關機制體制與以往相比也出現了許多新情況、新問題，如職工傳統身份被打破、聘用人員流動性強、人員流動受市場影響增大，等等。人事檔案管理工作作為人事管理工作中重要一環，要積極應對這一局面，為整個單位提供更加完善的人事信息支撐，就必需建立起一個全面、動態、準確、高效的人員檔案信息數據庫。這項工作涉及數據量龐大，數據的收集、整理、制作、管理、檢索、維護等都存在眾多難點。如何對這樣大量的數據進行快速準確檢索和維護，是關系到人員檔案便捷管理和為領導提供輔助決策能否順利實施的關鍵所在，也是目前信息領域的重要課題之一。實現從海量職工信息檔案數據中快速檢索出特定個體信息，是衡量信息化檔案管理系統是否正常運行的重要指標。本文中，作者結合自己的工作實際，就上述問題進行了闡述和探討，并重點通過實例對目前主流索引技術在人事檔案管理工作的應用與發展進行了研究。

一、目前主流索引技術分析

（一）B*樹索引技術

B*樹索引技術也可以稱之為“傳統索引”，是數據庫系統中最早的一種索引結構。其實現機制與二叉樹配搭相似，其目標是盡可能養活配搭數據所花費的時間。比如，如果職工信息系統中在工號（假定職工的工號為（0～∞））字段上有一B*索引，則這個索引結構可能如圖1所示：

這個樹最底層的塊為葉子節點（leaf node）或葉子塊（leaf block），其中分別包含各個索引鍵以及一個rowid（指向索引行的唯一標識）。葉子節點之上的內部模塊為分支塊（branch block）。這些節點用于在結構中實現快速導航以便迅速定位。例如我們要查找工號為18的員工基本信息，就需要從樹根節點開始，找到左分支。檢查這塊的內容，識別出我們要找的范圍在“11..19”這個子塊，將目標鎖定在這一子塊后，我們很容易找到18的葉子塊。這個葉子塊中包含了我們所要查找的對象18所在行的唯一標識rowid，這樣通過這個標識就可以找到我們所需的相關信息。

但是，B*樹索引不同于常見的二叉樹結構，它的葉子節點為雙向鏈表結構，在已經定位到某一位置的前提下，如果要查找的內容是同一個區間，那么這種結構可以為我們帶來方便的遍歷查找，也就是可以進行有序掃描（也可以稱之為敬意掃描），我們不再需要在索引結構中導航查找，而是可以直接通過葉子節點向前或者身后掃描就可以了，因此在這種索引的機制下查找某一范圍區間的相關內容相當方便。

因此，我們可以得出這樣的結論，即，B*樹索引的特點之一是所有的葉子塊都應該在樹的同一層上，也稱為索引高度，這說明從索引的根到相應的葉子塊的遍歷都會訪問相同數目的塊，也就是說在同一數量級的表記錄中，我們實際查詢職工信息時，無論查找條件如何變化，執行搜索所花費的時間接近一個定量；然而另一方面，我們在錄入新的數據時，就需要執行一些相應額外運算開銷，來重新平衡索引結構，使索引的左右趨于平衡，從而優化查詢花費。

（二）組合索引

當我們在表中的某一字段上建立索引后，發現僅僅建立該字段的值并不能滿足我們業務的查詢需求時，我們就需要在查詢的時候使用多個字段值同時匹配查詢條件，如果我們還是使用常規索引的話，將查詢語句擴展開的話就需要多次掃描結果集。但如果我們將多個字段合并到一起建立索引，就可以實現跳躍式掃描，從而優化查詢效率，這種在一個索引中集合多個字段信息的方法就稱為組合索引。

組合索引可以幫助我們提高數據庫的搜索效率。如以下SQL（數據庫）查詢語句：

SELECT empNO，empName，empAddress，job Title（選擇工號、姓名、地址、職稱）

FROM employee（表示搜索的區域為employee）

WHERE jobTitle=‘Associate Professor’（表示匹配條件為副教授、上海，總數小于500人）

AND city=‘Shanghai’

AND total Pur<500;

查詢的執行結果通常情況下為職工信息表employee的一個較小的子集，一般上述查詢結果多于一條記錄。如果我們還使用基于單一字段查詢，然后主次匹配將對整個信息表進行多次全面掃描，花費代價將成倍增大，在職工人數較多的單位中甚至出現查詢定位失敗的情況。但是，如果我們對B*樹索引進行擴展，使之包含多個字段，就可以滿足多個字段匹配的查詢條件。

在唯一索引情況下，非葉子節點值匹配我們容易查找的主鍵的值；在非唯一索引中，非葉子節點值匹配我們查找的相關信息的組合條件的相關屬性的值。這樣我們創建一個非唯一索引包含“jobTitle（職稱），city（城市），totalPur（總數）”的組合信息，如圖2所示：

在葉子節點中，存放具有相同屬性的一些記錄行的信息，這樣我們就可以通過組合索引快速查找相應的記錄。

組織索引的劣勢在于，一它們趨于較長的索引鍵，如前文提到的B*樹，如果不進行壓縮，那么組合索引方式會造成B*樹結構變得非常大，而且樹冠層數會變得更多，雖然我們可以使用哈希結構來實現組合索引結構的縮小問題，但哈希結構無法支持前緣匹配查詢或者范圍查詢；二由于綜合索引包含多個屬性，所以無論組合索引中任何屬性的更新都會引導整個索引的更新。

二、人事檔案中常用的幾種索引方法

索引是用于在數據集中定位某種特殊部分的數據結構，例如，傳統的圖書上當索引，可以通過詞來檢索圖書；關系數據庫管理系統的索引，可以有效的查找某條記錄而不需要遍歷整個表，因此能否根據人事檔案的業務規則編制出高效的索引，對健全和完善人事檔案部門的檢索系統具有重要意義。在我們實際工作中主要有以下幾種索引方法。

（一）工號索引

工號索引是以檔案中所包含的職工編號作為條目的標目，一般來說是按照工號遞增順序排列而成的一種檢索工齡。工號索引可以唯一指定一名職工的基本信息，經常用來作為對職工檔案進行維護的依據，同時工號索引還有利于進行區間掃描，例如如果在2005年至2008年入職的人員查找一名名叫“張三”的職工，因該職工在2014年的職稱評定中，由“中級”技術職務晉升為“副高級”技術職務，需要在人事檔案中對其記錄信息進行相應更新，我們可以直接通過該人的工號索引唯一定位到他的基本信息，然后進行信息更新同步處理，可以避免同名同姓造成的信息錯誤。但如果不知道工號，我們就必須通過其他方法（如所屬部門、年齡、入職時間、政治面貌等多種條件）獲取該人的準確定位，才能進行更新存檔。

（二）人名索引

人名索引是以檔案中所包含人物的姓名作為條目的標目，通過按照姓氏進行升序排列而形成一種有效的檢索工齡，從其錄入范圍來看，可以分為綜合性人名索引和專題性人名索引兩種。前者是將檔案中所包含到的全部人名編制成索引，后者則選擇若干比較常用的利用角度（如獎懲、任免、離退、職稱等）作為專題編制人名索引。一般來講，專題性人名索引的利用率較高，并且編制工作量較小，可以適應大多數檔案管理工作中需從人名入手查找檔案的要求；而綜合性人名索引編制工作量較大，對普通檔案管理不太適宜。但由于現代計算機技術廣泛應用，高速運算、快速檢索等技術的有力支撐，目前綜合性人名索引數據庫的逐步得到建立完善，大大提高了此類方法的查詢效率。

但是在實際工作中，由于可能出現的人名重復情況，人名索引方法往往并不能保證檔案的唯一確定性，因此大多數情況下還需要附加除人名條件之外的其他屬性進行確認，以滿足檢索內容的準確性。

（三）職稱索引

職稱索引是以檔案中所包含的職工職稱作為條目的標目上，按照職稱的級別進行編排而形成的一種檢索工具。職稱索引一般用來對本單位職工整體層次結構進行統計分析，為人才引進、干部隊伍結構優化、崗位設置等方面提供決策支持。

（四）機構索引

機構索引是以職工所屬的部門名稱作為條目的標目，按字順排列而成的一種檢索工具。以在同一部門工作的人員作為一個類區，可以給出一個部門的人員信息，也可以對該部門人員的人事檔案信息內容進行排序檢索，篩選查詢、比較匯總、分析統計，從而及時準確的掌握人員結構、層次分布等情況，為人才預測、人才引進等提供數據依據。

三、不同索引的性能比較分析

某單位某一部門有

Char（x）表示該鍵的類型，x表示該鍵值的長度，為了便于檢索我們在此表基礎上建立兩條索引，唯一索引位于工號（empNo）和一般索引部門編號（empDepID）上面，這里檢索部門A、ID為（00000011）以下的所有人員，就可以使用部門編號索引來對emplyee（職工信息表）進行檢索，如：使用命令Select*from employee where empDepID=‘00000011’，但是，如果該部門職工較多，將會造成部門編號在這張表時的重復率相當高，造成查詢的效率變低下。解決這一問題可以采用數據庫自帶的dynexpln工具分析得到類似語句在執行中的耗費，如在執行上一命令中的耗費為Estimated Cost=3489.15625，這里我們如果在工號的命名規則中使用工號=入職年份+部門編碼+內部編碼的方法，在工號索引上同時建立B*樹索引，就能夠有效支持區間掃描，從而變通的使用工號區間查詢得出某部門的所有人員，命令語句為：select*from employee where empNo>=‘XX0000001100000’AND empNo<=‘XX0000001199999’（表示從職工信息表中選擇該區間所有職工信息，選擇區間為：XX0000001100000—XX0000001199999），我們再使用dynexpln工具分析該語句的Estimated Cost=30.26673，明顯優于前一語句，因此我們可以得出結論，在給定索引的情況下合理變通使用多種索引方法，可以極大提高人員信息查詢效率。

本文結合作者從事檔案管理的工作實際，闡述了常見索引方式B*樹索引、組合索引的優缺點，分析了人事檔案常用索引方法的特點、實現方法，重點對如何優化索引結構提出了自己的看法。應該說，人事檔案的信息化是一個龐大而復雜的工程，它涉及到了網絡技術、安全防護、制度規范等多個方面，都需要我們在今后的工作不斷進行探索研究。

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[1]1SAM S.LJGHTSTONE，TOBY j.Teorey and Tom Nadeau. Physical Database Design【M】.Morgan Kaufmann，2007。

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（作者單位：山東廣播電視臺）