談談新時期人事檔案管理的信息化建設

李銳

【摘要】現代網絡技術推動了社會生活各個方面的進步，計算機信息技術已經廣泛應用和普及了，不但改變了人們的生活，也改變了生產管理方式。人事檔案管理是企業管理中非常重要的組成部分，人事檔案管理工作成敗直接關系到企事業單位的生存和發展。在新的經濟形勢和社會環境下，必須要充分利用計算機信息技術的優勢，加強對人事檔案管理的信息化建設。本文主要通過對人事檔案管理信息化建設的意義、人事檔案管理信息化建設問題入手進行分析，總結出人事檔案管理信息化建設對企業發展的促進作用。

【關鍵詞】人事檔案管理；信息化建設；意義；問題；對策

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（b）-0000-00

社會主義現代化建設步伐的加速，使社會面貌發生了翻天覆地的變遷，知識經濟和信息時代悄悄來臨，我國不論是社會、政治還是經濟、文化都發生著重大變革，各行業迎來了新機遇，在新的時代和社會背景下，做為管理學中重要環節的人事檔案管理，也由傳統的人工手工管理向著信息化管理的方向不斷轉化，使得了檔案管理、檔案查詢。人事檔案管理信息化建設并不長，會管理的不會計算機，會計算機的不懂管理，由于溝通協調不暢通，有了技術，但還是應用軟件開發不到位、不精確，特別是在實踐操作中，有些軟件不適用，影響了管理的科學系統性，有些合適的軟件，由于操作人員經驗少，還不能熟練應用操作，各種原因引起的問題，在人事檔案管理中屢見不鮮，只有相關部門和人員不斷加強認識，勇于探索、不斷創新，才能有效地促進人事檔案管理工作的健康發展。

1人事檔案管理信息化建設意義

1.1有利于實現人事檔案現代化管理

人們生活在強大的信息時代，對各類信息的挖掘并形成資源價值是時代的要求，對人事檔案管理納入信息化建設，實現人事檔案的現代化管理是當前需要解決的重點問題，只有不斷順應時代潮流，才能把笨拙的工作轉換成靈活的流程，只有實現檔案管理信息化，才能從根本上提高人事檔案管理工作效率。

1.2有利于實現人事檔案信息資源的共享

信息化加強關聯效應，通過不同信息的交叉管理應用，可以轉化成不同的商機，可以說，信息資源已經提升為現代市場經濟條件下的一種重要戰略資源。加強對人事檔案管理的信息化建設工作，有利于發揮人才最大價值、有利于實現人事檔案信息資源共享、有利于為現代化建設服務，通過科學的管理，對人事信息進行加密，推進人才建設發展。

1.3有利于方便對人事檔案信息的查閱

以往查詢一個檔案需要很長時間，現在卻不同了，不同的信息通過計算機集成處理，多么復雜的數據都迎刃而解，變得簡化起來。數字化和電子化極大的便利了檔案查詢流程，館藏人事資料和紙質檔案信息已經被告高數字化取代，方便人們對人事檔案信息的隨時查閱，更好地發揮檔案使用價值。

1.4有利于開發和利用檔案資源

計算機信息技術使檔案信息資源開發和利用效率大大增加，在人事檔案管理工作中起到重要作用，這種全新的管理模式，促進了管理方式的轉變，特別是推進了人事檔案的利用率，人事檔案就是為人事工作服務的，通過對軟件的開發應用，可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式，這種科學的管理模式，完全滿足了當今時代對檔案工作的各種需求，符合社會發展，服務了經濟建設。

2人事檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1基礎設施的配備不完善

有的地區不能完全實現電子管理，有的地區實現了計算機管理，但卻不能聯網，不同的差異造成我國檔案信息還不夠健全，有的地方或單位，在現代信息這么發達的情況下，依然保持傳統的人工管理，對現代管理科學持懷疑態度，不重視電子信息管理，對基礎設施配備不全，特別是基礎設施的計算機、掃描儀、網絡等缺失。影響了人事檔案信息的發展和有效傳輸。

2.2缺乏統一規范的信息化管理標準

有的單位因為不想公開信息，沒有把人才信息公布出來，或者只通過局域網進行內部管理，人事檔案管理信息化建設不科學，實現信息管理的前提是標準和依據，只有標準完善了，才能確保人事檔案信息的質量，實現作用功能。現實是，有些單位從自身利益出發進行管理，并沒有形成統一規范的管理標準，造成檔案信息網絡不夠通暢，無法實現檔案資源的共享，使現代檔案管理不能充分展示其強大的功能。

2.3檔案管理人員的綜合素質較低

檔案管理的好壞關鍵在人，管理人員的專業水平和綜合素質是決定檔案管理的重要因素。我國還沒有人事檔案管理高素質專業人才，許多管理人員都是臨時的，或者是不夠專業，整體維持在一個較低的水平內，在現代信息手段高度發達的今天，遠無無法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意，檔案輸入信息，為人事檔案資源的管理和使用帶來較大的風險。

3人事檔案管理的信息化建設對策

3.1配備先進的技術設備

要想很好的進行科學管理，就要不斷加大投入力度，購買先進的技術設備，實現技術設備的快速更新，建立一套完整健全的網絡信息管理系統，這是人事檔案信息化管理的重要硬件設備，也是信息化管理的物質基礎，也是進行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過科學的管理，提高人事檔案信息化管理工作的效率，推動人事檔案管理向現代化發展。

3.2實現人事檔案信息資源的數據化

目前，我國各級人事檔案管理不完全是電子化的，還有紙質材料的存在，這是我國現行體制決定的。檔案管理部門要同時對兩者進行收集并形成管理系統，通過信息維護將原始檔案信息和檔案資料錄入微機，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數據庫。

3.3確保人事檔案信息的安全

實現信息資源共享與信息安全是共存的，二者相互協調統一。只有不斷強化檔案信息安全，才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實性的前提下，需要各級檔案管理部門一定要加強網絡權限建設，加大安全保護措施，對違法泄漏使用信息的情況，要做到嚴格執法，加大打擊層面，保證網絡安全可靠。檔案管理人員要做到嚴格按照規章制度辦事，不能隨意泄漏相關人員的信息，為實現人事檔案信息的安全提供多重保護。

3.4提高人事檔案管理服務水平

利用計算機將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進行分類、提取和加工，通過不同載體實現數字存儲，形成遠程傳輸和交流，滿足人們對人事檔案信息的各種需求，提高人事檔案管理工作的服務水平。這就需要進一步提高人事檔案管理工作的服務水平，不斷開發創新各項環節流程，使人事檔案發揮更大的作用。

4總結

計算機技術普及到了人事檔案管理工作的各個方面，已經完全實現了由傳統紙質檔案向電子檔案管理的轉化，提高了管理工作效率。今后要進一步加強對計算機和軟件的應用熟練程度，提升素質，加強安全管理，提速人事檔案信息化建設步伐，使人事檔案信息管理工作能夠在社會和人們生產、生活中發揮更大的積極促進作用。

參考文獻：

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