如何加強行政事業單位的檔案管理

高愛紅

摘要：隨著社會的不斷發展和人類對檔案認識的不斷加深，檔案不但逐漸被老百姓所利用，其潛在的真實性和有效性等功能也逐步為人們所重視。本文就當下行政事業單位檔案管理中普遍存在的問題，同時結合理論與實踐，針對性的為加強行政事業單位的檔案管理工作提出幾點看法和建議。

關鍵詞：行政事業單位 檔案管理

隨著社會的不斷發展和人們對檔案認識的不斷加深，檔案不但逐漸被老百姓所利用，其潛在的真實性和有效性等功能也逐步為人們所重視。而行政事業單位檔案是國家檔案管理的主要組成部分，是整個行政事業單位協調、有序、高效運行的有效保障，同時也是行政事業單位科學性與規范化管理工作的真實有效記錄。

一、行政事業單位檔案管理目前存在的問題

1.檔案室條件簡陋。通過走訪了很多行政事業單位，發現有一部分單位的檔案室條件簡陋，其硬件設施達不到規劃化、科學化的管理條件。還有一些行政事業單位將雜物室或倉庫房作為存放檔案的地點，其雜亂無章，現場凌亂不堪，給檔案查閱帶來非常大的困難。尤其是人事檔案的保管與調檔，都沒有專業的檔案柜存放，有的還用廢舊的櫥柜來存放檔案，灰塵與動物到訪痕跡非常明顯，給檔案管理帶來極大的不便，基本直接導致檔案的流失和損壞。

2.檔案管理工作人員專業性較差。當前很多行政事業單位檔案管理工作普遍存在一個現實問題，就是從事檔案管理的工作人員安排方面存在一個非專業性和人員養老安置等方面。機關事業單位在財務資金上屬于財政撥款性質，很多行政事業單位財務赤字本身就存在問題，根本沒有富余資金去聘請專業的檔案管理工作人員；這就導致現人現用，讓單位一些不能勝任現有崗位的，或準備“退二線”的工作人員去充當檔案管理員工作。使得單位檔案管理工作人員的專業度不高，對檔案管理工作的重要性認識不足，其責任心、服務態度和水平上也會存在著很大的問題。

二、完善行政事業單位檔案管理的建議

1.建立和完善檔案管理制度體系。行政事業單位檔案管理應遵循《中華人民共和國檔案法》的基礎上，制定相關貼近本單位實際情況的檔案管理制度。建立行政事業單位檔案管理制度更應注重實用性原則，制度建立后要有可操作性，讓檔案管理工作人員在執行過程中更加的簡便和操作，這樣可以更有效的發揮檔案管理制度的指導性和規范性。而檔案管理工作人員選拔任用的關鍵因素還是在領導的喜好，從某種意義上看，檔案管理工作就是一個閑職，一個可以非常舒服，而工作壓力較小的崗位。從傳統的行政事業單位的檔案管理用人角度來看，通常都是快內退人員或閑置無實際工作崗位安置的人員。從某種意義上看，制度的制定與完善不僅需要對工作人員進行約束，而領導層也需要有一定的約束力，同時還要加強檔案管理制度執行過程中的嚴肅性。

2.加強領導重視度，提高檔案管理工作整體水平。在當前信息化時代，行政事業單位檔案管理已經成為深化公共服務、實現資源共享的重要窗口與平臺。而領導的重視程度則是行政事業單位檔案管理的重要影響因素，也是提高檔案管理工作整體水平的重要環節。行政事業單位從領導層角度，要不斷落實檔案管理工作的重要性，并且在百忙之余抽時間對檔案管理工作進行抽查，體現出領導對檔案管理工作的重視，從而影響檔案管理工作人員更加努力做好本單位的檔案管理工作。

3.落實檔案管理信息化與現代化，提高檔案管理工作效率。由于行政事業單位檔案機構大多是非盈利性單位，財務資金均由上級主管部門撥付，甚至資金緊張時，還需要融資性自籌以解決困境。因此，大多數行政事業單位檔案管理部門由于經費緊張，以及機關工作作風的影響，目前行政事業單位檔案網站資源建設在發展程度上還不夠成熟，且建設方向比較模糊，概念化傾向嚴重，沒有創新和實用方面的考量。隨著我國經濟的發展，以及全球經濟一體化進程的不斷加快，互聯網絡平臺的發展已進入了人們生活的各個領域。這也為檔案由紙質界面向數字化界面管理模式過渡提供了軟件等技術方面的基礎。行政事業單位檔案實行信息化管理，將更有利于提高檔案管理的工作整體效率。

綜上所述，隨著社會的不斷發展和人們對檔案認識的不斷加深，檔案不但逐漸被老百姓所利用，其潛在的真實性和有效性等功能也逐步為人們所重視。行政事業單位檔案管理應遵循《中華人民共和國檔案法》的基礎上，制定相關貼近本單位實際情況的檔案管理制度。同時，注重合理性與可操作性，以及科學性，充分體現民主原則，并切實監督檔案管理制度的落實情況。行政事業單位檔案信息化管理也日益被提上重要的日程，完善管理制度有利于檔案管理的資源優化配置，有利于檔案管理內部各方面的均衡發展，有利于調動職工積極性，有利于支持行政事業單位檔案事業的持續發展。

參考文獻

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