高校日常辦公中使用OA系統(tǒng)的相關(guān)探討

俞學(xué)英

摘要：隨著信息時代的到來、高等教育的蓬勃發(fā)展，高校辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)在各高校得到了應(yīng)用和推廣，為高校日常辦公中的行政管理、信息管理等做出了巨大貢獻(xiàn)，既提高了辦事效率，又節(jié)約了辦公經(jīng)費。本文闡述了OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程，結(jié)合當(dāng)前OA系統(tǒng)的高校日常辦公中的應(yīng)用，分析探討了高校在OA系統(tǒng)應(yīng)用上的缺點以及不足，并為OA系統(tǒng)在高校日常辦公中新技術(shù)、新應(yīng)用提出了一些建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;高校;日常辦公

中圖分類號：G640 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2015）22-0058-02

一、前言

隨著互聯(lián)網(wǎng)及移動端技術(shù)的廣泛應(yīng)用并逐漸成熟，各國間的信息化程度逐步成為國際競爭力和社會生產(chǎn)化的需求伴隨著“無紙辦公”、“協(xié)同辦公”的服務(wù)理念在不斷升級，并將成為我國高校建設(shè)信息化校園的前進(jìn)方向。

OA（辦公自動化）系統(tǒng)，是將現(xiàn)代化辦公體系和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公模式。OA系統(tǒng)的概念由60年代美國科學(xué)家提出，80年代在我國得到了較大的推廣與應(yīng)用。OA系統(tǒng)大致經(jīng)過了三個階段的發(fā)展，分別為傳統(tǒng)模式的信息管理系統(tǒng)、信息流應(yīng)用、知識管理應(yīng)用。隨著高校OA系統(tǒng)的普及，傳統(tǒng)意義上的以紙介質(zhì)為主的辦公模式近于消失，然而OA系統(tǒng)在高校日常辦公中的應(yīng)用也提出了較高的要求。能夠滿足進(jìn)一步加強(qiáng)政務(wù)管理和提高工作辦事效率的要求，OA系統(tǒng)在功能、需求方面也越發(fā)全面。

為實現(xiàn)高校“移動一站式”、“無紙化”辦公模式，整合高校各部門信息孤島，搭建順暢的數(shù)據(jù)交流平臺，提高高校的網(wǎng)絡(luò)利用率，營造高校辦公更加高效、公開、透明的環(huán)境，需要制度保證、技術(shù)支持、管理重視、注重培訓(xùn)等完成這個循序漸進(jìn)的過程，才能將OA系統(tǒng)真正融入到高校日常辦公中，得到更為廣泛的推廣與應(yīng)用。

二、OA系統(tǒng)在高校日常辦公中的應(yīng)用

OA系統(tǒng)是一個不斷完善、不斷發(fā)展的結(jié)合體，其核心應(yīng)用根據(jù)實際功能可以分為五大摸塊，下面分布進(jìn)行介紹。

（一）個人辦公

OA系統(tǒng)個人辦公模塊，一般包括個人登陸賬戶管理、考勤記錄、通訊錄、工作計劃等。詳細(xì)劃分個人辦公，包括進(jìn)行計劃小結(jié)、填寫單位工作計劃，記錄工作日志、備忘錄，規(guī)劃日程安排，進(jìn)行在線通訊錄的共享，個人在線查看考勤記錄等，還可以進(jìn)行個性化設(shè)置滿足個人品味要求。

（二）單位管理

OA系統(tǒng)單位管理模塊，一般包括公文管理、會議管理、考勤管理、車輛管理等。該模塊主要由系統(tǒng)管理員對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行管理維護(hù)和權(quán)限分配。部門管理、用戶管理，主要用于添加修改用戶，用戶按部門劃分進(jìn)行管理。用戶組管理設(shè)定不同的使用權(quán)限。數(shù)據(jù)庫備份、安全日志，系統(tǒng)中所做操作等全部以日志方式形成記錄。

（三）信息管理

OA系統(tǒng)信息管理模塊，包括人事檔案、通知公告、固定資產(chǎn)、信息簡報等。信息管理主要用于學(xué)校內(nèi)部公共信息的發(fā)布和共享。此模塊根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要細(xì)分為通知事項、大事記、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研園地等欄目，維護(hù)人員對欄目的信息可以增加、刪除、修改。

（四）系統(tǒng)安全管理

OA系統(tǒng)系統(tǒng)管理模塊，一般包括后臺權(quán)限管理、防火墻設(shè)置、后臺瀏覽設(shè)置等。系統(tǒng)安全模塊主要用于提高系統(tǒng)安全性和數(shù)據(jù)可靠性，防止非法用戶進(jìn)入系統(tǒng)竊取或篡改信息。

（五）其他事務(wù)

OA系統(tǒng)其他事物模塊，一般包括內(nèi)部郵件、民主調(diào)查等。日常辦公中同事之間需要交換公務(wù)文件，而該公務(wù)文件又不能讓外界知道，那么就可以通過相互之間發(fā)送內(nèi)部郵件的方式解決，內(nèi)部郵件自動通過內(nèi)部服務(wù)器進(jìn)行中轉(zhuǎn)，當(dāng)有新郵件到達(dá)時，在系統(tǒng)首頁顯著位置會出現(xiàn)動畫提示。民主調(diào)查一般包括意見列表、問卷調(diào)查、意見類型三個子欄目。

三、OA系統(tǒng)在高校日常辦公的發(fā)展

根據(jù)實際需求和業(yè)務(wù)層面進(jìn)行新功能的擴(kuò)展和升級，進(jìn)一步提升OA系統(tǒng)在當(dāng)前我國高校日常辦公中的應(yīng)用。在OA系統(tǒng)發(fā)展的同時，我們理應(yīng)看到OA系統(tǒng)在高校應(yīng)用中的現(xiàn)狀，結(jié)合當(dāng)前應(yīng)用實際進(jìn)行分析OA系統(tǒng)的優(yōu)點以及其存在的弊端，才能實現(xiàn)OA系統(tǒng)的便捷使用。OA系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗“七分應(yīng)用、三分技術(shù)”，關(guān)鍵點還是結(jié)合高校的實際情況進(jìn)行應(yīng)用，進(jìn)一步開發(fā)OA系統(tǒng)的新技術(shù)。

（一）OA系統(tǒng)在高校日常辦公中的高效運作

1.去“信息孤島化”。一個完備的OA系統(tǒng)應(yīng)包括信息的采集、加工、處理、傳送和存儲等流程，其主要任務(wù)是向各級辦公人員提供其所需的信息。可以想象在一個成千上萬人的高校系統(tǒng)中，辦公人員需要根據(jù)實際需要查詢相關(guān)有價值的信息，而且高校辦公人員需要對整個高校的整體運作情況和通知公告等進(jìn)行全方位的了解，高校OA系統(tǒng)可以滿足其快速、高效、全方位的要求，而不需要分別到各個科室或者部門去進(jìn)行查詢或者詢問，各級辦公人員在實行去“信息孤島”化的同時，既實現(xiàn)了信息、資源的共享，又加強(qiáng)了各個部門之間的信息交流，另一方面也利于高校整體工作的開展。

2.流程自動化。我們可以想象，假如高校政務(wù)管理中沒有OA系統(tǒng)，面對繁雜的行政事務(wù)，高效率的現(xiàn)代校園辦公的要求成為一個空談。當(dāng)下我們迫切需要尋求更高效的方法使復(fù)雜、煩瑣、重復(fù)的事務(wù)性工作變得自動化、流程化、數(shù)字化，對于不便于對外公開的校內(nèi)文件或資源安全地實現(xiàn)收發(fā)、傳遞、閱簽與共享。高校OA系統(tǒng)簡化了整體辦公流程，提高了工作效率，實現(xiàn)了高校日常辦公流程自動化，“找人辦、等人辦”成為歷史。在滿足網(wǎng)絡(luò)條件下，即便是出差在外也能夠?qū)崿F(xiàn)在線辦公，流程自動化，避免了傳統(tǒng)管理模式下跨部門、跨級別的事務(wù)辦理時需要來回操作的麻煩，省時省力，在簡化了辦事流程的同時，能夠大大提高高校辦公人員的積極性，便于工作的開展。

3.辦公“無紙化”。高校OA系統(tǒng)能夠在不耗費一張紙一滴墨的情況下，即完全通過辦公系統(tǒng)來實現(xiàn)發(fā)文、收文、批閱、轉(zhuǎn)送等所有步驟，節(jié)省了辦公經(jīng)費的同時，也大大降低了單位辦公成本，提高了經(jīng)濟(jì)效率。而相較于傳統(tǒng)的文件傳送和批閱，必須在借助紙張來走完整個辦公流程，從部門下達(dá)的文件，經(jīng)過層層流轉(zhuǎn)，到所有收發(fā)單位，最后到達(dá)具體承辦的科室，到具體的承辦人，在整個辦公的過程中耗費的紙張和油墨是相當(dāng)可觀的，而且主要的是費時費力，拖慢了整個運作流程。

（二）OA系統(tǒng)在高校日常辦公中的發(fā)展趨勢

高效OA系統(tǒng)在實現(xiàn)“協(xié)同辦公”、工作效率提升、信息傳達(dá)透明公開的同時，我們還應(yīng)看到OA系統(tǒng)存在一些問題，還需要進(jìn)一步解決。

1.實際應(yīng)用性差。首先，當(dāng)前高校OA系統(tǒng)屬于信息管理中心管轄，但其沒有行政管轄權(quán)，行政管理部門與信息技術(shù)人員存在有效溝通配合的問題。另外某些高校OA系統(tǒng)運作過程中，一味注重其功能的全面，而忽視了加強(qiáng)其實際應(yīng)用，雖然花重金購買系統(tǒng)，然而華而不實，沒有考慮到最實用的功能。

對于這種情況，需要針對高校不同辦公人員的權(quán)限與職責(zé)，分層次進(jìn)行培訓(xùn)。而且可以編寫各自高校的OA系統(tǒng)操作指南，這樣在行政人員與信息管理人員之間就不存在配合不一致的問題。

2.OA系統(tǒng)自身問題。高校OA系統(tǒng)作為一個完整模塊化的產(chǎn)品，不是普適性的系統(tǒng)。某些高校在購買后，沒有根據(jù)自己高校的建設(shè)進(jìn)行有效的銜接與匹配，這樣的情況下，既不能滿足OA系統(tǒng)高效辦公的要求，而且花費了相當(dāng)大的人力物力進(jìn)行不同部門間信息銜接的工作，賠了夫人又折兵。

對于這種情況，首先需要做好前期的調(diào)研，針對高校各自的建設(shè)情況進(jìn)行升級和二次開發(fā)，這就需要加大科技投入，需要對OA系統(tǒng)安裝設(shè)計人員的培訓(xùn)。

3.系統(tǒng)安全性問題。身處互聯(lián)網(wǎng)時代，高校OA系統(tǒng)首先對其電力、通訊技術(shù)要求很高，才能保證OA系統(tǒng)的正常使用。另外在OA系統(tǒng)整個辦公流程中，電子文件存在于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，被下載、傳播，辦公流程中每個部門之間的層層審批必須得到安全性保障，使用者的權(quán)限必須得到保護(hù)，由此可見網(wǎng)絡(luò)信息安全十分重要。對此，高校OA系統(tǒng)的使用者可以通過多種加密安全方式，包括密碼服務(wù)、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名、系統(tǒng)安全防火墻技術(shù)等方法，來確保高校OA系統(tǒng)的安全運作。

4.新技術(shù)應(yīng)用。當(dāng)前高校OA系統(tǒng)大部分只能在PC端進(jìn)行操作，部分高校實現(xiàn)了OA統(tǒng)與即時通訊系統(tǒng)間的無障礙銜接，這是一個很重要的發(fā)展趨勢。高校OA辦公系統(tǒng)在開發(fā)模式上，由C/S結(jié)構(gòu)上進(jìn)一步改進(jìn)為B/S結(jié)構(gòu)也是當(dāng)前的技術(shù)方向。

四、總結(jié)

本文闡述了OA系統(tǒng)的發(fā)展歷程，結(jié)合當(dāng)前OA系統(tǒng)的高校日常辦公中的應(yīng)用，分析探討了高校在OA系統(tǒng)應(yīng)用上的缺點以及不足，并為OA系統(tǒng)在高校日常辦公中新技術(shù)、新應(yīng)用提出了一些意見。隨著科技的發(fā)展、信息化通訊技術(shù)的進(jìn)步、使用人員技能的提升，雖然高校OA系統(tǒng)使用、功能尚不完善與健全，使用現(xiàn)狀也不盡如人意，但可以預(yù)見的是高校辦公自動化系統(tǒng)的層次類型會不斷提升與完善，管理體制更加人性化，OA系統(tǒng)將得到更加廣泛的推廣與應(yīng)用。

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