建立數(shù)據(jù)模版，提高資金日報表數(shù)據(jù)采集準確性

文/徐煥英

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建立數(shù)據(jù)模版，提高資金日報表數(shù)據(jù)采集準確性

文/徐煥英

筆者在單位財務(wù)負責(zé)資金日報工作，具體包括集團貨幣資金日報、分公司貨幣資金日報、集團業(yè)務(wù)收支日報，分公司業(yè)務(wù)收支日報、收支簡表等各項資金日報統(tǒng)計工作。其中集團貨幣資金日報要統(tǒng)計各職能部門，各子公司等有獨立銀行開戶和承兌收支業(yè)務(wù)的單位，粗略統(tǒng)計一下，大大小小有30多個報表編制量，每項報表都需要等待各相關(guān)部門上報上來，才能進行匯總編制，上報時間都不一致，存在遲報、漏報現(xiàn)象，另外填報格式比較混亂，且都集中在下午5點后，給報表匯總編制帶來很大的工作量。時間緊、任務(wù)重、數(shù)據(jù)核算量大，各數(shù)據(jù)間都有一定的勾稽關(guān)系，便于進行核對，經(jīng)常加班加點，有一定的工作強度。

首先在月初根據(jù)平衡后制定資金計劃輸入到相應(yīng)表格內(nèi)，逐日輸入本月數(shù)據(jù)，到月底，需要對全月的整個數(shù)據(jù)來源加以驗證，核對，糅合在一起，按一定的標準進行歸類、整理、提煉數(shù)據(jù)，參照月初計劃對數(shù)據(jù)進行分析比較，形成資金平衡會材料，為下月資金平衡提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。周而復(fù)始，按月完成一個數(shù)據(jù)循環(huán)。

2012年3月分公司成立，日報表數(shù)據(jù)項目很多地方都要涉及更名，分公司與原來股份兩套賬務(wù)處理并行期間，特別涉及分公司銀行賬戶新開立、股份銀行賬戶有的需要保留、個別銀行賬戶需要清戶等等情況，給日報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作帶來很大工作量。

在吸收原來報表經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，通過整理工作思路，考慮采用程序控制，建立數(shù)據(jù)模板，對大量數(shù)據(jù)進行標準化處理，充分利用計算機進行計算，目前已實現(xiàn)日報表數(shù)據(jù)自動采集工作，通過對數(shù)據(jù)模板的進一步應(yīng)用，大大提高了工作效率，數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確度進一步提高，不斷減少加班加點現(xiàn)象。具體工作方案如下：

一、盡快對數(shù)據(jù)進行標準化處理，建立標準數(shù)據(jù)模版

（一）首先根據(jù)日報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計要求，對數(shù)據(jù)分析整理，設(shè)計出標準數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)來源的標準化。通過對各二級單位多次溝通協(xié)商，轉(zhuǎn)發(fā)標準數(shù)據(jù)格式，并附有數(shù)據(jù)填列說明，請參照執(zhí)行。目前大部分單位已實現(xiàn)上報數(shù)據(jù)標準化，改變以前雜亂無章，數(shù)據(jù)比較混亂現(xiàn)象。各單位上報數(shù)據(jù)表格很規(guī)范，表格很清楚，互不干擾，減少不必要的失誤。

（二）確保所有數(shù)據(jù)規(guī)范化后，包括文件名、文件名的位置，等等需要滿足一定條件后，直接運行批量導(dǎo)入功能，通過程序控制，很快完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換工作，經(jīng)過多次檢驗，數(shù)據(jù)導(dǎo)入無誤，大大節(jié)省了工作量，提高了工作效率，減少手工粘貼帶來的失誤。

（三）建立各種數(shù)據(jù)檢驗關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)有誤，很快準確定位有誤之處，利用數(shù)據(jù)檢驗?zāi)０妫炎蛉掌谀┖徒袢掌诔踹M行對比，明細和匯總對比，合計項和各分項對進行對比，各分項之間對比。通過對比，各種計算關(guān)系之間有一定的勾稽關(guān)系，保證數(shù)據(jù)的準確性。

二、規(guī)定各單位數(shù)據(jù)上報時間，強調(diào)合作意識

針對各單位上報時間比較混亂，有漏報、遲報、不報等現(xiàn)象，有的接近下班時間，草草了事，存在失誤，帶來很多不必要的工作量，經(jīng)多次溝通回復(fù)，要求業(yè)務(wù)量比較小的單位盡量提前上報，作為一項重要的工作按日進行完成。沒有特殊情況要求在下班前1小時內(nèi)報送，提高數(shù)據(jù)報送質(zhì)量，讓各單位引起足夠重視。在特殊情況可以等待，必要時加班趕制報表。日報表工作，需要涉及方方面面的數(shù)據(jù)來源，必須加強溝通協(xié)調(diào)，要給下一個數(shù)據(jù)使用者留出時間，彼此互相配合，互相理解，加強溝通，通盤考慮，共同完成一件事情。很多單位都表現(xiàn)得很配合，支持該項工作。

三、通過數(shù)據(jù)模版，逐級對數(shù)據(jù)進行校驗，提高數(shù)據(jù)準確性

（一）首先，對上報的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行校驗，確保數(shù)據(jù)來源正確。只有源頭數(shù)據(jù)準確，才能進行下一步數(shù)據(jù)匯總。

（二）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源準確后，下一步對數(shù)據(jù)分層次匯總。先是分公司匯總，集團小匯總、整個集團進行大匯總、加上外圍單位上報數(shù)據(jù)形成一個整體的數(shù)據(jù)集合，通過對數(shù)據(jù)分層次匯總，了解數(shù)據(jù)架構(gòu)。對數(shù)據(jù)有整體認識。

（三）檢查整個集團業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。核對收據(jù)來源準確后，就可以將該數(shù)據(jù)套入模板內(nèi)，自動按資金平衡會要求的項目進行數(shù)據(jù)分類，再次對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與匯總數(shù)據(jù)核準，為寫資金平衡會材料提供準確的數(shù)據(jù)來源。

（四）細分數(shù)據(jù)，備寫資金平衡會材料。各項數(shù)據(jù)準確后，理解數(shù)據(jù)之間的構(gòu)成，比如收款情況，有集團收款、分公司收款、改制子公司收款三類，各自現(xiàn)匯所占比例。支出有總支出，集團支出、分公司支出。按業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分為工資、稅金、電費、貿(mào)易礦支出、歸還貸款、原料支出、工程項目支出、機動口支出等等支出項目，各自所占的比例，構(gòu)成完整的支出框架。另外根據(jù)月底的收款預(yù)測，資金支出計劃需要追加地方，有支付計劃尚需支付的資金，支付結(jié)構(gòu)是否合理，特殊情況下的資金支付，反映月度內(nèi)整個業(yè)務(wù)收支情況，進而反映生產(chǎn)經(jīng)營形勢。通過數(shù)據(jù)分析，可以反映數(shù)字背后的生產(chǎn)經(jīng)營，提高對數(shù)字的敏感度，進而對資金管理提出更高的管理要求。

四、對收支簡表進行規(guī)范化

收支簡表很直觀反映出資金每日收支情況，通過日合計、月累計、年累計的收支統(tǒng)計，反映出收支變化規(guī)律，以收定支，有沒有超出資金定額。通過表格反映出各業(yè)務(wù)核算主體經(jīng)營性業(yè)務(wù)收支，融資性業(yè)務(wù)收支，反映本月的收入和支出趨勢，根據(jù)該趨勢，反映本月生產(chǎn)經(jīng)營情況，為制定下月資金支付計劃做參考，收入情況不理想，有必要壓縮開支，確保一定存量資金。通過資金流量進行分析，保證一定的資金存量。

總之，資金日報工作是一項非常嚴密的數(shù)據(jù)工程，在每個工作日都要匯總填制，需要方方面面的工作配合。更多時候是數(shù)據(jù)的等待和儲備，需要足夠的耐心和忍耐性，需要一定的專注力?？朔嶋H操作過程中存在困難，要有大局意識，協(xié)調(diào)配合意識。工作千頭萬緒，針對工作中不斷出現(xiàn)的問題，對工作中碰到的難點、瓶頸問題，進行梳理，本著解決困難、提高工作效率，加快工作節(jié)奏的理念，對本職工作梳理，總結(jié)，不斷作出改進，積極思考解決辦法，制定扎實有效的措施，耐心細致地開展工作，將這項工作提高到一個新的層次上。

（作者單位：山東鋼鐵股份有限公司萊蕪分公司財務(wù)部）