淺談電子檔案的管理方法

摘 要：隨著計算機的普及與運用，檔案管理工作也逐步實現網絡化、自動化。由于電子檔案與傳統的紙質檔案的不同，使得檔案管理方法也需要相應改變。本文就如何做好電子檔案的管理工作，談了幾點方法，僅供參考。

關鍵詞：檔案；管理；方法；電子；

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

隨著計算機和互聯網的發展，檔案管理工作逐步實現自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計算機來實現。由于電子文件與傳統紙質檔案有很大區別，因此檔案管理部門的工作技術和方法也需做相應改變。

一、電子檔案的特點

電子檔案是紙質檔案的另一種儲存形式，它是系統化了的電子文件，是經鑒定后有保存價值的且已經歸檔的電子文件。電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質檔案的一般性特點以外，還具有自身特性：

（一）人不能直接讀出電子檔案所載信息，必須使用計算機進行解碼后才能轉變為人們可識讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數據庫、網絡系統都齊全的環境下才能發揮作用。

（二）電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小，電子檔案顯得小巧的多，可以大大節約電子檔案存儲空間。

（三）電子檔案的信息可以輕松實現復制和傳輸，便于異地調閱或形成文件。因此便于共享。但電子檔案還具有信息的不穩定性，信息的不安全性。

二、電子檔案的管理方法