事業單位人事檔案管理工作的幾點體會

摘要：我國事業單位人事檔案管理制度在發展的過程中受到了一定的壓力以及挑戰，在我國事業單位人事檔案管理工作中存在著諸多問題，不僅管理制度不夠完善，并且管理人員的素質過低，領導對其重視度不高，這些問題會導致我國事業單位人事檔案管理的發展受到阻礙，只有解決這些問題，加強領導對人事檔案管理的認識，提高職工人員的基本素質，才能從根本上實現事業單位人事檔案管理工作的可持續發展。本文作者結合多年來的工作經驗，對事業單位人事檔案管理工作進行了研究，具有重要的參考意義。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理；體會

人事檔案管理工作反映了事業單位職工及單位資料的真實面貌。近年來，隨著我國經濟的快速發展和社會改革的不斷深入，改革和創新人事檔案管理工作已成為各單位人事組織部門面臨的一項新課題、新任務。在這方面，筆者從自身專業角度出發，做出了一系列有益的嘗試和探索。

一、當前事業單位人事檔案管理的問題所在

1.人事檔案的內容不夠全面

長期以來，事業單位人事檔案普遍存在著被動登記、一陳不變的情況，不少事業單位的人事檔案仍停留在半個世紀不變的老套路上，人事檔案管理工作普遍存在“三多一少”的現象，即文書檔案多、專門檔案少；機關活動檔案多、反映問題檔案少；紙質檔案多、聲像檔案少。目前的人事檔案內容主要是職工的上學、聘用、入團入黨、轉正定級、職稱評定等，內容單一，千人一檔，無法全面地真實地反映職工個人的道德品質、業務能力以及專業特長等情況。

2.人事檔案的作用發揮有限

不少事業單位存在人事檔案管理不到位、檢索人事檔案工具單一的問題。有些單位的人事檔案工作就是應付差事，只有一套卷宗和目錄，查找方式落后，案卷質量不高，嚴重制約了人事檔案發揮信息服務和交流作用，使人事檔案信息資源開發利用的深度和廣度都受到了極大制約。

3.對人事檔案的認識重視不足

在市場經濟的影響下，有些單位領導將創造經濟效益作為頭等大事來抓，而對人事檔案管理工作卻重視不夠，他們沒有充分認識到人事檔案潛在的人才信息價值。而人事檔案管理人員缺乏主動工作精神、被動完成任務的狀態也很普遍。

二、優化人事檔案管理的探索方案

1.充分利用計算機等信息化手段，提高人事檔案工作效率，最大限度地發揮人事檔案信息服務與交流的作用

對于事業單位人事檔案管理工作來說，歸檔是一項艱巨而又繁瑣的任務，每年形成的各種工會會員表、工資表、干部任免表、年度考核表等，需要對其進行收集、編號、歸檔，工作期限長，手工勞動強度大。目前用計算機數據庫替代傳統的手工操作已開始變為現實。在使用人力資源管理系統相關軟件時，要想方設法，充分發揮現有數據庫的強大作用。只要在初期做好表格設計及相應的數據錄入工作，后期就能夠實現材料自動編號、自動順號，一勞永逸。當前，多數單位已經對中組部要求的檔案目錄采取了計算機管理，另外部分人事材料的形成、歸檔也都逐步實現了計算機管理，這樣就使得檔案管理人員從繁瑣而低效的手工勞動中解放出來，大大提高了事業單位人事檔案管理的效率。

在實際操作中，分兩步。第一步是基礎性工作，結合本單位實際情況，在計算機上預先設計人事檔案管理表格結構，然后在每個空格中輸入信息公式，最后在人力資源信息系統的數據庫中錄入每個干部的檔案號碼。第二步，將新一年形成的需要歸檔的全部人事檔案資料按照分類規范分類，將需歸檔的新的資料在不同的分類目錄下分別錄入，新的檔號會自動生成。這樣一來，數百上千張的檔案統計表，原來需要一個人手工抄寫幾個月左右才能完成，碰上繁忙時會拖上半年到一年都難以完成歸檔。而現在一個月或半個月就能完成任務，這就使干部人事檔案信息得到及時完善和補充。

2.及時更新人事檔案信息，保證人事檔案信息的全面準確，使人事檔案更好地服務社會和職工

隨著我國社會民主化進程的加快，信息公開法得到了很好的貫徹執行，公民的知情權意識也在不斷提高，人事檔案向職工本人有條件地開放已經成為社會發展趨勢。人事檔案是職工人生經歷的真實記錄，屬于職工個人的資料，職工有權知悉了解。

現在各家事業單位的主管局紛紛建立了人力資源信息系統，各家事業單位與主管局共享信息資源，組織全體職工定期填寫統一的個人履歷表，對職工所填內容與原數據庫信息仔細進行核對，若發現學歷、經歷、職稱、工齡等不符的情況就通知職工提供依據性材料歸檔，更正數據庫信息，這種做法保護了職工的切身利益，也使得數據庫信息更加準確、完整。

當職工查閱個人資料，為家庭財產公證、銀行貸款、社會救濟等行為作證明時，檔案人員應該熱情接待，為職工提供有效范圍內的證明材料，為職工提供方便，而不能因為人事檔案的保密性而忽視職工的權利甚至拒絕服務。為維護人事檔案的權威性和真實性，在實際操作中，要建立并完善人事檔案管理規章制度，對職工的人事檔案知情權進行規范，設定相應權限，并嚴格按章辦事。這樣就既為職工提供了服務，又體現了人事檔案管理的嚴肅性。

3.明確細化人事檔案管理職責，優化檔案管理工作

（1）對于流動人員的檔案，應建立與當事人相聯系的機制，有條件的單位最好能應用身份追蹤軟件，利用網絡技術提高工作效率。

（2）根據相關規定配備相應的軟硬件設施，并按照相關規定確保人事檔案的質量，保護人事檔案的信息安全和被正當使用。

（3）對人事檔案的每一次的收集和補充都要做好登記工作，以便今后檢查核對，及時對失去價值的靜態材料進行鑒定和削減，這樣才能使檔案信息更加明朗。

4.提高事業單位職工人員的基本素養

從政治的角度而言，事業單位中，認識檔案管理屬于政策性工作，該工作在發展中不僅要具備服務性，并且還要具備保密性。我國事業單位的組織人員不僅要積極加強檔案管理工作，并且還要使檔案管理工作更加具備穩定性、嚴肅性，在工作上具有穩定性。除此之外，還要加強對職工人員的素質培養，積極關心職工人員的工作與家庭，使其在工作中產生更好的積極性。與此同時，主管部門要開展培訓活動，讓每一個職工都能掌握好技術以及知識，對檔案管理進行了解，在提高自身素質的同時，能夠踏踏實實的工作。

5.完善事業單位人事檔案管理制度

事業單位人事檔案管理屬于復雜、巨大的工程，如果在發展的過程中沒有指定制度進行約束，那么就會變得無章可循。因此，要積極健全我國事業單位人事檔案管理的基本制度，保證具有穩定性，使其實際工作與社會發展現況進行整體結合，進一步完善各項檔案管理制度。尤其要建立人事檔案計算機管理制度，對檔案的材料進行歸檔與整理，使人事檔案管理制度得到進一步完善，防止出現虛假材料。并且要對人事檔案管理工作的基本細則進行完善，使人事檔案管理工作更加科學、合理與完整。

綜上所述，當前事業單位的人事檔案管理工作中存在的這些問題是比較明顯的，要解決此類問題，檔案管理人員就必須加強對工作的認識，隨著管理制度的推進和完善，事業單位的人事檔案管理工作將更具規范性。所以，在人事檔案管理工作中遇到問題時，我們一方面要采取有針對性的措施，另一方面也要努力提高管理人員的綜合素質。

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