PDCA 循環在卷煙物流定額標準編制中的應用

袁玉龍， 杜天成， 張 興， 扈 嘯， 陳曉明

(1.重慶交通大學 管理學院，重慶400074;2.陜西省煙草公司寶雞市公司 物流分公司，陜西寶雞721004;3.重慶市煙草公司，重慶400023)

近年來，隨著煙草行業的深化改革和現代企業管理制度的建立，煙草企業在提高管理水平、科學控制成本、實現精益物流等方面不斷進行新的探索。《煙草行業全面預算管理應用指南——預算定額標準》《商業企業卷煙物流費用管理辦法和核算規程》等文件的精神和要求，為實現“卷煙上水平”“精益物流”等一系列戰略任務指明了方向［1］。煙草物流作為煙草行業的核心業務，對未來煙草行業提升核心競爭力起著重要支撐，在卷煙物流企業實行非法人實體運作的背景下，煙草物流向著標準化、精細化的方向發展，對卷煙物流企業實現成本控制，充分挖掘物流第三利潤源具有重要作用。因此，制定符合煙草物流企業自身實際的定額標準，是應對日趨激烈的市場競爭、打造完善高效的煙草現代物流的重要手段，也是實踐行業精細化管理，實現“科技物流”“精益物流”“人本物流”的內在要求。

一、卷煙物流定額及其意義

定額是在合理的勞動組織和合理地使用材料和機械的條件下，預先規定完成單位合格產品所消耗的資源數量的標準［2］。卷煙物流定額就是在卷煙物流企業合理組織勞動、合理利用材料和機械設備的前提下，把經過卷煙存儲、分揀、配送到最終用戶的過程中，完成單箱卷煙作業量所需要的人員、材料、機械和能耗制定出一個合理的定額模型和標準數值。

定額標準的制定是卷煙物流企業實現規范化、標準化、精細化管理的基礎性工作，對于提升卷煙物流企業效益，實現控本增效、控員增效、挖潛增效、節支增效具有重要意義［3］。定額標準通過對卷煙儲配過程中的收貨入庫、儲存、出庫、分揀暫存、出貨、煙箱回收，配送中的直接送貨、接力送貨、對接送貨及后勤管理等各個部分作出科學定標，優化作業流程和資源配置。有了自身的定額標準，企業在成本控制上才能做到心中有數，節約使用原材料，提高設備利用率和勞動生產率，充分調動勞動的積極性，降低成本，提高經濟效益。

定額標準還可以為企業的預算編制提供依據，提高預算編制的科學性和準確性;為企業展開橫向和縱向的對標工作提供參照，指明企業改進的方向;為企業強化現場管理提供方法，提升精細化管理的水平。

二、PDCA與定額編制的結合

PDCA循環(戴明環)由美國質量管理專家休哈特博士在1930年首先提出，經戴明采納、宣傳得以普及，它是全面質量管理過程應遵循的科學程序。在實施全面質量管理時，按照計劃(Plan)—設計(Design)—檢查(Check)—處理(Act)的步驟循序漸進，周而復始，各級質量管理可以利用PDCA循環進行動態管理，形成一個大環套小環、環環相扣、互相制約、互為補充的有機整體。每個PDCA循環都不是在原地周而復始運轉，而是階梯式上升，上一級循環是下一級循環的依據，下一級循環是上一級循環的落實和具體化。通過這種動態化的循環，可以持續地改進企業的管理方式［4］。

PDCA方法的應用領域已經不僅僅局限于企業的質量管理，在成本過程管理、項目管理、專利管理、人才培養模式、信息系統建設、環境風險分析等方面不少學者都進行了研究［5-9］。也有研究者提出將其應用于煙草商業配送企業的現場管理，用PDCA循環的方法完善推行10S管理的方法和實施步驟，或者是將其應用于對標管理和績效考核中［10］。但在利用PDCA方法實施物流定額標準建設方面的研究比較少。

本文將PDCA循環應用于卷煙物流企業定額標準的制定，按照行業的發展方向和需求，以企業自身的結構體制、作業流程和資源配置為主線，制定科學合理的定額標準，按照指標先進性和可操作性要求檢驗定額標準，對檢驗結果進行處理，將合理適用的標準進行推廣應用，暫不合理的進入下一個循環解決，分階段、有步驟地制定科學合理的定額標準。

三、基于PDCA的定額編制

(一)P階段——分析卷煙物流企業的現狀，確定卷煙物流定額標準的編制計劃

當前煙草行業的定額標準建設在財務預算上已初步實施并取得了一些成效，預算管理已基本實現制度化和規范化，信息化建設也初步成形。但是落實到企業層面，定額標準的科學性、合理性、先進性、實用性仍需加強。一些企業的定額標準沒有與管理工作和生產經營有機銜接，層次不夠清晰，編制不夠精細，不能滿足精益物流的要求，定額標準的執行流于形式，考核標準不具有先進性和適用性，預算與定額存在“兩張皮”的現象，缺乏控制能力。這些問題都嚴重制約了管理水平的提高。因此，以企業結構體制為根本，以資源配置和作業流程為主線，編制科學合理、先進適用的定額標準是迫切需要解決的問題［11］。

在分析行業基本情況的基礎上，制定出定額標準編制的工作計劃:首先，明確卷煙物流企業對定額標準的需求，成立定額標準編制工作小組，明確目標任務和分工，做好前期準備工作。其次，分析研究卷煙物流企業的內部結構體制、現有技術特征和財務運行狀況，確定定額標準先進性、系統性、完整性的發展方向。最后，明確定額標準編制工作的技術路線和實施方案，研究可能采取的定額方法，選擇適合的數據統計、處理工具。

(二)D階段——選擇卷煙物流定額標準的建模方法，計算定額標準數值

工程定額的方法在業內應用已經較為成熟，并不斷被其他行業借鑒學習，結合卷煙物流企業自身的特點，將工程定額的方法引入卷煙物流企業。對卷煙配送作業的全過程實施實地調研，包括對倉儲分揀環節的現場測試、送貨環節的跟車調研等，了解企業的工作業務流程、資源配置情況，劃分生產管理中的最小作業環節，對每個作業單元的物流人工消耗、材料消耗、機械消耗、能源消耗，建立相應的定額數學模型和標準數值。形成單箱儲配費用定額、單箱送貨費用定額、單箱后勤管理費用定額的系列指標體系，反映先進的生產、銷售、管理技術水平。

儲配定額按流程劃分為收貨入庫、儲存、出庫、分揀暫存、出貨、煙箱回收等六大環節，各個環節在細分作業單元，從勞動力投入、材料消耗、機械設備消耗、能源消耗等方面定制物流定額。送貨定額按照直接送貨、對接送貨等類型，計算從卷煙分揀包裝完成開始至配送到客戶手中全過程的人工、車輛、設備、材料定額。后勤管理定額包括保障物流企業日常正常運轉過程中所需的后勤人員、物耗能耗、資產折舊以及維修定額。

三大部分的各最小作業環節均以卷煙物流企業中心年配送作業量為基數，計算單箱成本費用定額標準。例如，對于卷煙分揀環節中的卷煙包裝加貼標簽這一最小作業環節，首先，分析作業單元的成本構成情況，建立定額數學模型如下

其中，l為人工費用標準，n1為人工數量;m1為材料類型總數，n2i為第i種材料的數量，ei為其利用率，pi為其單價;m2為設備類型的總數，tj為第j種設備的原值，zj為其凈殘值，dj為其折舊年限，n3為其數量;q為卷煙年配送量。

其次，在定額數學模型的基礎上，分類、分項整理出卷煙包裝加貼標簽在合理作業情況下的相關數據，填寫數據的樣表如表1所示。

表1 卷煙包裝加貼標簽費用情況

最后，將數據和定額公式相結合算出定額標準數值。

(三)C階段——檢驗定額數學模型及標準數值

定額數學模型和標準數值用來指導卷煙物流企業的生產實踐，還需要對其科學實用性進行驗證，具體來說要檢驗以下幾點:

第一，驗證定額標準的系統性和完整性。定額數學模型和標準數值是按照最小作業環節來確定的，每一個標準數值都對應著一個費用指標，每個指標之間既獨立又聯系，相互聯系的指標匯集到更高一級的作業環節，最終形成單箱卷煙物流成本費用定額。系統性要求整個指標體系具有層次性和邏輯性，能在體系中正確反映出卷煙物流企業按部門和按流程的層級關系;完整性是按照定額編制的需求，檢驗定額標準是否涵蓋了企業的所有部門和整個生產流程，體現全過程、全要素、全人員。

第二，驗證定額標準的科學合理性。定額標準的制定要以國家標準、行業標準、地方標準為指導基礎，結合卷煙物流企業的自身狀況，制定能實現企業管控目標的定額標準。將定額標準發放到各作業小組、各個生產線、各個管理部門，重點與財務部門對接，充分驗證其準確性。

第三，驗證定額標準的先進適用性。定額標準代表了卷煙物流企業提升自身效益和競爭力的方向，具有先進性，在公司內部能作為檢驗的標準，在行業內部也應該具有代表性。此外，定額標準還要具有良好的操作性，精簡定額數學模型的復雜程度，以便于在作業小組、生產線、各部門之間推廣應用，讓定額標準真正實現“落地生根”，應用到卷煙物流企業實際的生產和管理中去。

(四)A階段——對定額標準查漏補缺，部署定額標準的推廣應用

由于PDCA循環是一個動態的實施過程，每一個實施階段都可能包含著一個或多個嵌套的循環，因此，經系統性和完整性檢驗后發現遺漏的定額值，還需要回到D階段按照最小作業環節和資源配置情況，進一步采集影響因素和數據，建立模型和標準數值。對于缺乏先進和操作性的定額標準模型需要進一步修改和精簡，以滿足實際生產管理的需求。

為了便于應用，需要整理分類定額標準，可以按照作業流程、費用性質、歸口部門等劃分，形成具有一級指標、二級指標、三級指標直至末級指標的規范體系，每個指標還要附上唯一的編碼，以便于區別。

定額標準的推廣應用要結合實際情況逐步推進。對于一些卷煙物流企業而言，可能在后勤管理中存在較多不確定性因素和規章制度不完善的情況，某些指標在現階段難以形成合理適用的定額標準，例如，無形資產攤銷費用、修理費用和差旅費用等，因此，應考慮合適的解決方法，并在更高的PDCA循環階段去實現。對于大多數卷煙物流企業在卷煙存儲、分揀和配送的各個環節已經建立了比較成熟的流程和操作規范，這些環節指標的定額數學模型和標準數值在企業的運行中已比較實用，例如，分揀環節的單箱卷煙分揀速率、單箱卷煙塑膜消耗，配送環節的單箱燃油標準等。這些指標應在作業小組、分揀線及卷煙配送過程中應用，并納入卷煙物流企業的預算管理、對標管理中，以實現企業的精細化管理。同時，指標所對應的績效考核也應該納入下一階段的PDCA計劃中，并適當地進行信息化提升，將定額標準納入到信息系統中，通過不斷的PDCA循環，真正實現“卷煙上水平”。

四、基于PDCA循環的定額編制應用

在寶雞市煙草公司物流分公司的定額標準制定過程中運用了PDCA循環的思想，分階段、有步驟地進行了分析、調研、建模、驗證、修改和實施，形成了儲配、送貨、后勤管理定額的系列指標及體系，反映了先進的生產、銷售和管理水平。

在定額計劃階段對寶雞市卷煙物流配送中心的情況進行具體分析，明確了定額標準的編制要涵蓋配送中心的整個流程，包括儲配、送貨以及后勤管理等相關環節和部門，成立了院校和物流配送中心對接的定額編制工作小組，對相關工作的開展做足準備。

定額設計階段進行多次實地調研和現場跟蹤測試，在此基礎上進行了數學模型的建立和標準數值的計算。

在定額檢查階段，首先對整個數學模型的層次進行梳理，查找遺漏，其中發現由于物流配送中心向非法人實體運作轉變，之前部分歸口為市公司的指標，現在要納入物流配送中心，如單箱水電費、單箱綠化費等。其次，將已有各指標的標準數值與寶雞市公司歷史同期水平、陜西省的水平進行對比，對不具有先進性的指標進行修正。

在定額處理、實施階段，對上述遺漏的指標返回前面階段進行完善，對最終確定的指標進行分類梳理和編碼。按照最小環節的定額編制，寶雞市煙草公司物流分公司的定額指標在行業原有的76個指標下拓展成為497個。在單箱卷煙物流費用定額一級指標下，包含單箱儲配費用定額、單箱送貨費用定額、單箱后勤管理費用定額3個二級指標，25個三級指標，52個四級指標，197個五級指標，196個六級指標，27個七級指標。這一定額標準指標體系涵蓋了卷煙物流配送的全過程、全要素、全人員，對于開展精細化管理和落實崗位對標提供了幫助。

自寶雞市煙草公司物流分公司開展“精益物流”和定額管理以來，2014年全年生產物流費用同比下降9.78%，單箱配送率同比增加了3.08%，單箱物流費用同比下降11.51%，全省排名第一，控本增效、控員增效、挖潛增效、節支增效的效果明顯。接下來，物流分公司將實現定額標準的信息化建設，將PDCA循環推向更高的階段，使定額標準真正成為企業物流向物流企業轉變的有利幫手。

五、結語

制定卷煙物流定額標準是卷煙物流企業在非法人實體化運作方向下，創新物流運行管理體制的重要手段。有了定額標準，企業在日常的運行管理中才能做到對標有參照，考核有依據，工作有目標，改進有方法，從根本上實現運行集約化、管理精益化。但企業也要意識到，定額標準的編制不是一步到位的，從實施到應用是一個復雜的過程。隨著生產技術的進步，管理思想的變化，以及企業體制和經營環境的改變，都促使定額標準需要做出相應的調整。通過PDCA循環，利用現代化的信息管理手段，持續地改進定額標準和相應的配套體系，是卷煙物流企業科學控制成本、提升企業競爭力、實現精細化管理的關鍵。

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