基層供電企業檔案管理存在的問題分析及改進策略

摘要：基層供電企業掌握了各用電戶的用電信息，且對基層供電情況采取實時記錄的工作途徑，進而為基層用電供電管理提供可靠、真實的依據。可見，基層供電企業中數據與文檔眾多，需要進行定期的、有效的跟蹤管理。文章對基層供電企業檔案管理中普遍存在的問題進行了分析，提出了幾點改進供電企業檔案管理工作的策略。

關鍵詞：檔案管理；基層企業；供電企業；跟蹤管理；用電供電管理 文獻標識碼：A

中圖分類號：F272 文章編號：1009-2374（2015）31-0165-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.31.085

供電企業的檔案管理內容主要包括電力建設工程檔案、電力企業行政檔案、企業會計檔案、供電檔案、用電檔案等；按照檔案的形式分，供電企業檔案又可分為文書檔案、圖片檔案、數據檔案、電子檔案、多媒體檔案等。由于供電企業的組織架構中包含的不同職能部門較多，且檔案管理量較大，給檔案管理增加了一定的難度。隨著社會科技、文化水平的不斷進步，檔案管理的方式、技術等也取得了相應的發展。但要取得企業管理的高效益，必須通過不斷總結和分析，并善于發現問題、解決問題，才能促進企業的長久發展。

1 基層供電企業檔案管理中普遍存在的問題

社會的飛速發展給企業管理等帶來了新的技術和理念，與此同時，對企業發展過程中的一切文書、數據等方面的檔案也朝著更具體化、復雜化發展，因而給企業檔案管理帶來了新的機遇和挑戰。然而，在基層供電企業中，仍有大部分企業未取得檔案管理方面的發展，沿用傳統的檔案管理途徑，無法適應時代的發展，也無法進一步幫助提高企業管理的科學性和有效性。筆者通過總結和分析，將當前基層供電企業檔案管理中普遍存在的問題歸為以下四個方面：

1.1 未形成一次檔案管理標準，給后續管理帶來困難

基層供電企業涉及的業務主要包括大范圍的基層供電企業、電力工程項目以及企業自身日常運轉等，其中囊括了大量的原始數據、文書等，這些信息成為一次檔案的主要來源。一次檔案具有復雜性、具體性，其信息量大，且較為粗糙，為檔案管理人員工作帶來了一定的困難。然而，在此情況下，部分基層供電企業并未給予一次檔案管理以足夠的重視度，從而為檔案的后續管理帶來了困難。

首先，許多基層供電企業并未制定一次檔案收集、處理以及管理的相關標準制度，導致部分企業在采集原始數據、文書以及其他信息時無規可循，從而造成原始數據雜亂無章、分類不明確甚至信息缺漏等現象的發生，直接給后續管理形成不良影響；其次，部分基層供電企業在對原始檔案信息處理過程中未對相關信息進行科學加工，將許多無關數據囊括其中，從而加大了一次檔案的信息量，與此同時還降低了檔案信息的有效性；最后，在對一次檔案進行歸類整理時，管理人員并未達成歸類工作的一致性，導致檔案歸集分類混亂，從而對管理的順利開展造成消極影響。

1.2 檔案管理水平較低，且缺乏有效監管

檔案管理作為基層供電企業日常管理工作的一部分，對企業運作起著信息收容的作用，但由于檔案管理對企業發展所產生的效果無法立竿見影，因此，許多企業并沒有給予檔案管理工作以足夠的重視。在當前基層供電企業檔案管理工作中，多數企業仍沿用傳統的檔案管理方法，且未對具體管理工作進行考察和改進，從而導致企業實際檔案管理水平較低，長期將阻礙企業的有效發展。部分基層供電企業的檔案管理通常只完成檔案形式上的整理與歸類擺放，并沒有針對檔案包括檔案的所屬部門、內容類型、時間、變動性質等內容在內的信息進行歸類和標識，從而導致檔案信息的歸類過于簡單粗泛，無法為企業的精細化管理提供科學、有效的依據。另外，企業檔案管理部門在檔案的存管方面并沒有制定一套高效的管理制度；部分性質相同的檔案被劃分至多個部門或位置，導致檔案的查詢和取用困難加大，進而降低了檔案管理的有效性，同時也不利于企業的管理發展。

1.3 檔案管理信息化程度不高

由于基層供電企業的日常業務較細致，且與基層群眾的用電情況具有直接的聯系，因此，供電企業的一級檔案量一般較大，且檔案的載體通常為紙質化，記錄與保存均有一定的困難和風險。然而，時代的進步為檔案管理提供了高效化途徑，計算機信息化促進企業檔案管理平臺便捷化以及高效化。但由于基層供電企業并沒有充分利用檔案管理信息化途徑，仍然使用舊的手動保存方法或僅僅依靠簡單的表格軟件進行管理，且在表格中不具備科學的鏈接系統，導致所有數據以及文本均須工作人員手動錄入，極大地降低了檔案管理的效率。

1.4 檔案人員不足，專業素質有待加強

檔案管理并沒有成為基層供電企業重點管理內容，因此，負責管理檔案的工作人員較少，且由于沒有經過專業培訓以及后期的定期培訓，其綜合素質較差，對企業的檔案管理發展不利。

首先，部分基層供電企業的檔案管理部門只有少數正式員工，且只在年中或年末才聘請非專業兼職人員進行檔案的整理和歸集，然而兼職人員并不了解企業的運行狀況、組織架構以及規章制度，且這類人員不具備足夠的責任心以及檔案管理的專業素質，因此直接降低了企業檔案管理的質量和效率；其次，許多基層供電企業并不注重對檔案管理人員的培訓，從而造成管理人員的專業水平無法得到提高，并且與時代脫軌的后果。可見，要提高基層供電企業的檔案管理水平，必須提高檔案管理人員的專業素質。

2 基層供電企業檔案管理的改進策略

從以上論述中可知，當前基層供電企業在檔案管理方面存在許多問題，盡管檔案管理并無法對企業造成直接的經濟影響，然而，隨著時代的不斷發展，企業也將不斷進步，管理不善將使企業陷入經營信息混亂，最終影響市場、管理、經營等方面的決策，對企業的可持續發展帶來消極影響。因此，筆者提出了兩點基層供電企業檔案管理的改進策略：

2.1 優化管理結構，提高檔案管理有效性

高效的企業檔案管理需要以科學的組織構架以及管理結構為依托。因此，要提高企業檔案管理的有效性，首先對企業的管理結構進行改革。其中，企業應充分了解現階段的經營發展狀況，通過各部門的工作績效考察進行評估；將相似職能的部門進行合并，對結構復雜、工作內容范圍較廣的部門進行細化、拆分，促進企業組織結構的合理化。完善、科學的管理結構將使企業檔案管理的職責分配明確化，進而提高其管理有效性。

2.2 提高檔案人員專業素質，完善管理信息化平臺

首先，針對基層供電企業檔案管理人員專業素質不高的情況，企業可定期聘請檔案管理的相關專家對員工進行專業培訓，以提高檔案管理人員的專業素質；其次，企業應定期對檔案管理人員進行企業基本經營情況的培訓，使其能在充分了解企業運營情況的基礎上進行檔案的收集、處理和歸類，從而提高檔案管理的科學性。另外，企業可引進時代先進的信息化管理系統，并請相關專家對檔案管理人員進行計算機信息化管理的培訓，以提高檔案管理的有效性。

3 結語

綜上所述，當前基層供電企業不僅具有提高檔案管理效率和質量的需求性，在飛速發展的時代背景下，還具有檔案管理改革的迫切性。因此，必須從提高員工素質、提高管理科學化、提高管理水平等各方面入手，促進檔案管理有效性的提高，從而為企業的長足發展提供保障。

參考文獻

[1] 鄭禮節.縣級供電企業檔案管理初探[J].現代經濟信息，2014，（11）.

[2] 張涵洋.供電企業檔案管理規范化建設[J].中外企業家，2014，（26）.

[3] 陳小紅.信息化背景下供電企業檔案管理改革研究

[J].速讀（上旬），2014，（9）.

[4] 陳曉燕.關于如何加強電力企業檔案管理工作的探討[J].科技信息，2012，（27）.

作者簡介：陳娟（1985-），女，山東禹城人，國網山東禹城市供電公司助理館員，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：王 波）endprint