高校儀器設備信息化管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

劉仁霖， 錢大益， 孟兆磊， 劉曉楠

(北京科技大學 資產管理處，北京100083)

0 引 言

高校的儀器設備是支撐教學、科研、管理活動開展的重要資源，其總量也是衡量高校綜合實力的關鍵指標之一［1］。近年來隨著我國對教育事業(yè)投入的增加，各高校儀器設備總量呈迅猛增長之勢，這雖為高校的發(fā)展提供了更好的物質條件，但也無形中增加了管理難度。在設備管理過程中所暴露出的“工作流程不合理，數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，設備利用率不高”等問題，這無疑制約著高校事業(yè)的發(fā)展。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，在信息技術快速發(fā)展的大背景下，要做好儀器設備的管理工作，開發(fā)一套科學的儀器設備信息化管理系統(tǒng)勢在必行。

1 高校儀器設備管理系統(tǒng)的發(fā)展和不足

影響儀器設備管理系統(tǒng)發(fā)展的因素有很多，如科學技術的發(fā)展、規(guī)章制度的調整、設備種類的增加、分校區(qū)的拓展和管理人員層次結構的改變等。在這些因素中，科學技術的發(fā)展無疑是最關鍵的。每一次儀器設備管理模式的重大變革都源自對某項新技術的應用。因此，根據(jù)使用的技術不同，將儀器設備管理系統(tǒng)的發(fā)展分為四個階段:①人工管理階段，②電子文檔管理，③單機數(shù)據(jù)庫管理，④互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫管理階段。

人工管理階段通過登記造冊的形式來管理設備信息，由于數(shù)據(jù)檢索、統(tǒng)計困難，且賬面信息不能實時反映設備使用、維修、報廢的狀態(tài)，已基本淘汰。

隨著電腦的普及，人們開始采用電子表格如Excel來代替紙質賬本記錄設備相關信息，對設備信息進行簡單的數(shù)據(jù)檢索和處理，但是效率仍然不高，處理的數(shù)據(jù)量十分有限。

20 世紀90 年代，單機數(shù)據(jù)庫管理模式興起，利用常見數(shù)據(jù)庫軟件如DABASE、ACCESS 和FOXPRO等［2］來完成對儀器設備的系統(tǒng)管理，雖在一定程度上提高了工作效率，但這些管理信息系統(tǒng)只能單機運行，數(shù)據(jù)交互能力不強。

近年來，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫管理模式因其使用方便靈活、檢索速度快和交互能力強等特點受到人們青睞。但在實際應用中，仍存在很多問題［3-8］:①數(shù)據(jù)采集不全面。某些業(yè)務內容沒有納入到網(wǎng)絡管理系統(tǒng)中，使用受到限制;②數(shù)據(jù)格式不標準。由于沒有國標統(tǒng)一要求，各高校設備管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式千差萬別，使得數(shù)據(jù)上報時格式轉換工作量巨大;③數(shù)據(jù)內容不準確。設備信息中人員信息、實驗室信息、經(jīng)費信息、存放地信息不準確，財務賬與設備臺賬不符，設備臺賬與實物不符的情況普遍存在;④數(shù)據(jù)缺乏共享和交互。設備使用者與管理部門間、各部門間、各校區(qū)間、各高校間、各業(yè)務管理系統(tǒng)間都缺乏數(shù)據(jù)的共享與交互。為解決以上問題，我校開發(fā)了“儀器設備信息化管理系統(tǒng)”，相對于傳統(tǒng)業(yè)務管理系統(tǒng)來說，本系統(tǒng)有著明顯的優(yōu)勢。

2 系統(tǒng)的技術優(yōu)勢與功能優(yōu)勢

本系統(tǒng)以JSP 技術開發(fā)，采用B/S(Browser /Server)架構，其技術優(yōu)勢主要有［9-14］:①JSP 技術與java 語言一樣具有健壯的存儲管理，具有較好的移植性和安全性;②相對于C/S(Client/Server)架構來說B/S 架構有更好的分布性，在任何有網(wǎng)絡的地方通過瀏覽器就可以使用系統(tǒng)全部功能;③維護更簡單，只需要重新編寫頁面代碼或添加新頁面就可以完成升級與擴展;④共享性強，用戶對儲存在服務器端的同一數(shù)據(jù)庫進行訪問與操作，不涉及客戶端間同步問題;⑤交互性強，不同角色的用戶可利用本系統(tǒng)進行信息傳輸，實現(xiàn)協(xié)同辦公。

相對于傳統(tǒng)儀器設備管理系統(tǒng)來說本系統(tǒng)的設計既有繼承又有創(chuàng)新，其功能優(yōu)勢主要有:①本系統(tǒng)與“設備采購管理系統(tǒng)”、“大型設備共享系統(tǒng)”、“實驗室管理系統(tǒng)”、“公房管理系統(tǒng)”、“人事管理系統(tǒng)”、“財務管理系統(tǒng)”等多個系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)交互，打破了以往各系統(tǒng)的信息孤島，形成了初具規(guī)模的、統(tǒng)一的資產信息化管理平臺;②儀器設備信息全面、及時、準確，所提供的檢索方案靈活多樣，方便用戶快速查詢儀器設備相關信息;③實現(xiàn)了電子做賬，既避免手工做賬繁瑣、易錯、不規(guī)范的弊端，還省去了將單據(jù)信息集中錄入電腦的環(huán)節(jié)。通過對入賬、核銷環(huán)節(jié)的靈活設計，保證了設備臺賬與財務賬的一致;④系統(tǒng)可通過數(shù)據(jù)轉換功能與高校常用報表軟件實現(xiàn)數(shù)據(jù)兼容。

3 結構及功能特色

系統(tǒng)共包含10 個欄目，用于處理6 類業(yè)務，功能結構圖見圖1。

圖1 儀器設備管理系統(tǒng)

(1)嚴格角色分配，確保數(shù)據(jù)安全。系統(tǒng)將用戶分為“系統(tǒng)管理員，校長，院長，部門保管員，普通教職工”五種角色，每種角色擁有的權限不盡相同。除“系統(tǒng)管理員”擁有最高權限外，其他角色只擁有“設備登記，變動申請，設備查詢，報表打印”這四項的功能，每種角色的用戶只能查詢或處理自己管轄范圍內的設備信息，既防止越權操作，又保證了設備信息的相對隱密性。所有操作都記錄在案，保證了數(shù)據(jù)變動的可追溯性，進一步提高了系統(tǒng)安全性。

(2)注重數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交互［15］。傳統(tǒng)的設備管理系統(tǒng)大多是單機版的，少數(shù)系統(tǒng)雖引入了網(wǎng)絡技術，但仍然缺乏數(shù)據(jù)共享與交互，沒有充分發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢。因此，本系統(tǒng)在設計的初期就按照我校信息化建設整體規(guī)劃預留了多種接口，既便于功能的擴展，又加強了各系統(tǒng)間的聯(lián)系。如:“設備采購管理系統(tǒng)”、“大型設備共享系統(tǒng)”與“設備管理系統(tǒng)”實現(xiàn)了有機交互，其關系如圖2 所示。

圖2 三系統(tǒng)關系圖

“采購系統(tǒng)”負責對設備采購整個流程進行監(jiān)控，當用戶在“采購系統(tǒng)”中提交計劃時，他所填寫的設備信息會傳輸?shù)健霸O備管理系統(tǒng)”中，自動生成“設備卡”，無需集中錄入。同理“設備管理系統(tǒng)”中設備的設備狀態(tài)也會反饋到“采購系統(tǒng)”中，告知該設備是否已報銷，是否已進入“主機庫”，是否已經(jīng)完成采購流程，便于資產管理處掌握設備采購進程。

“設備管理系統(tǒng)”還會將“主機庫”中單價大于10萬的設備信息傳輸?shù)健按笮驮O備共享系統(tǒng)”中，供各高校、科研機構查詢并預約使用，提高了大型設備的使用率。在“共享系統(tǒng)”中，大型設備的使用、維修情況，師生利用該設備發(fā)表論文的情況，獲獎的情況等，都會反饋到“設備管理系統(tǒng)”中，使資產管理處及時掌握大型設備的使用情況和收益情況，同時也為填報相關報表收集了數(shù)據(jù)。

當然，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與交互并不局限于部門內，還與其它部門的業(yè)務系統(tǒng)加強交互，比如系統(tǒng)定期采集“房產管理系統(tǒng)”中的房屋信息，“實驗室管理系統(tǒng)”中的實驗室人員構成信息，“人事管理系統(tǒng)”中的全校職工姓名與工號信息，“財務管理系統(tǒng)”提供的經(jīng)費名稱、卡號和經(jīng)費類型信息，并將這些信息組成詞典庫，以實現(xiàn)快速檢索和自動填寫功能。比如輸入人名時只要輸入姓氏，就會出現(xiàn)下拉列表，列出所有該姓氏的人以供選擇，同理還可以輸入姓名的拼音首寫或是全拼來查詢相符的人名。在填寫姓名與工號，樓名與樓編號，經(jīng)費名與經(jīng)費編號時，只要輸入其中一個，另一個就自動填入，規(guī)范了輸入內容，減少了輸入錯誤，提高了輸入效率。

(3)靈活多樣的檢索功能。系統(tǒng)提供了多種查詢功能，有分類查詢、單一條件查詢、組合條件查詢等。在分類查詢中，用戶可按使用單位查詢，按存放地點查詢，按教育部(或國標)分類號查詢，按經(jīng)費類型查詢，按使用人查詢等，用戶只需點擊系統(tǒng)提供的查詢條件列表即可。在組合條件查詢中，用戶可添加多個查詢條件或是直接編寫查詢語句進行檢索。用戶在編寫查詢條件的同時還能設置查詢結果頁面中顯示多少條數(shù)據(jù)，顯示哪些字段，字段怎樣排序等，可定制性強。所有查詢語句和顯示設置都可以保存、編輯和刪除，方便重復使用。所有查詢結果都可以打印或導出為Excel表格，方便備案或發(fā)送給他人。

系統(tǒng)還能對所有查詢結果進行二次檢索或篩選，通過添加某個查詢條件來縮小檢索范圍。系統(tǒng)在查詢結果頁面中提供“即點即查”功能，如點擊某個人名，系統(tǒng)就能查出領用人符合這個人名的所有的設備;如果點擊經(jīng)費卡號就能查詢該經(jīng)費卡號相符的所有設備;如果點擊存放地點，就可以查到存放在該地點(房間)的設備。系統(tǒng)對查詢頁面中提供了“即點即排”功能，當用戶點擊某列的標題時，該列數(shù)據(jù)就會按升序排列，再次點擊時又會按逆序排列，非常易用。

(4)獨特做賬模式，確保“賬賬相符”。傳統(tǒng)設備登記工作分為兩步，①手工填寫“設備卡”，②將設備信息錄入電腦。系統(tǒng)采用“先錄入，后打印”的模式，省略了手寫單據(jù)的環(huán)節(jié)，使設備信息更加準確與規(guī)范。設備信息的錄入可以在“儀器設備采購管理系統(tǒng)”中填寫“采購計劃卡”時錄入并傳輸?shù)健霸O備管理系統(tǒng)”中，也可以在本系統(tǒng)的“設備登記”欄目中直接錄入。

傳統(tǒng)錄入方式在沒有與“財務賬”核對的情況下將設備信息錄入到“主機庫”中，會造成“設備臺賬”與“財務賬”不符。而本系統(tǒng)將前期錄入的設備信息儲存在“臨時庫”中，待到設備驗收報銷后，通過財務自動審核的功能，將“臨時庫”中已完成報銷的設備信息傳輸?shù)健爸鳈C庫”中，初步確保了“賬賬相符”。

傳統(tǒng)報廢手續(xù)是由報廢申請人提交“報廢申請”，由設備管理科工作人員從“設備臺賬”中核銷，然后交由財務處作“財務賬”的核銷，由于“設備臺賬”與“財務賬”之間的處理有前后之分，不能時時對應。因此，本系統(tǒng)根據(jù)“報廢申請”內容給相應設備做上“申請報廢”的標記，此時設備信息并未從“設備臺賬”中刪除，待到“財務賬”核銷后，這些設備才會從“設備臺賬”中刪除，再次確保了“賬賬相符”。

(5)與高校常用報表軟件數(shù)據(jù)兼容。本系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)轉換功能，可將系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉換成DBF 或Excel格式，并導入到高校常用的報表軟件中，以完成報盤報表工作。同理也可將報表軟件導出的DBF 文件通過轉換功能導入到系統(tǒng)中，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的全面兼容。

4 對系統(tǒng)未來發(fā)展方向的展望

(1)系統(tǒng)功能升級的設想。系統(tǒng)未來將實現(xiàn)對設備報廢后存放、處置、收益的管理，對大型設備使用、收益的管理，對設備維修、零部件更新、耗材使用的管理功能等，以完成對設備管理整個業(yè)務鏈條的覆蓋。移動終端的使用越來越廣，功能也越來越強，這給我們利用移動終端如手機來管理設備信息提供了極其有利的條件。下一步，系統(tǒng)將開發(fā)移動網(wǎng)絡版本，作為整個網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的重要補充，用戶可以用智能手機掃描設備條碼對設備信息進行查詢和管理，幫助資產清查工作［16］的開展。還能網(wǎng)上申辦各種業(yè)務，如預約大型設備測試服務、設備報廢、設備調撥等。

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展方興未艾，物聯(lián)網(wǎng)的研究又逐漸興起，這讓我們看到了儀器設備管理系統(tǒng)發(fā)展的新方向。互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)不再是一個簡單的數(shù)據(jù)存儲與處理平臺了，它還是一個交互平臺，實現(xiàn)人與人、人與物、物與物之間的數(shù)據(jù)交互。在未來，人們可以對儀器設備的遠程監(jiān)控和遠程操作，那時的儀器設備管理將更加高效。

(2)對設備管理工作的建議。首先政府應出臺國家標準，對儀器設備信息需包含的字段名、字段格式、字段長度加以規(guī)定和限制，這樣各單位不管開發(fā)什么系統(tǒng)，記錄的數(shù)據(jù)格式都是一致的，在上報報表時，將大大降低數(shù)據(jù)轉換的工作量。

另外，政府應對設備的分類方法進行統(tǒng)一。現(xiàn)行的分類法為:①教育部分類法，②國標分類法。這兩種分類法并沒有完整的對應關系，沒有一套管理系統(tǒng)能很好的解決其轉換問題，很多時候設備的分類號只能通過手工轉換，大大增加了報盤報表的工作量。

國家還應出臺政策，對儀器設備折舊方案［17］進行規(guī)定，現(xiàn)行的儀器設備管理軟件大多沒有折舊功能，或是有此功能卻沒有使用，這樣不能反映儀器設備使用過程中產生的損耗，不能真實地反映高校的資產價值。

儀器設備管理涉及財務處、人事處、房產處以及各二級單位都要參與到設備管理工作中來，將設備管理工作納入學校信息化建設統(tǒng)一戰(zhàn)略布局，統(tǒng)籌安排，才有利于學校各項事業(yè)的共同發(fā)展。

5 結 語

我校開發(fā)的“儀器設備信息化管理系統(tǒng)”相對于傳統(tǒng)系統(tǒng)來說技術優(yōu)勢與功能優(yōu)勢明顯，較好地滿足了我校設備管理工作的需要。通過不斷改進，向移動終端和物聯(lián)網(wǎng)領域拓展，相信在不久的將來，我校的儀器設備管理工作將會邁向更高水平。

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