論數字化檔案管理在高校檔案中的重要作用

李彥秋

摘 ?要：數字化檔案建設是隨著社會的發展，科技的進步，傳播媒體的不斷更新，是適應社會發展。檔案在記錄社會發展、傳承社會文明、提供社會服務等方面的重要性正日益凸顯出來，新世紀檔案工作人員應該逐步掌握數字化檔案管理系統，利用信息技術為新時代檔案工作服務，為日益發展的社會主義經濟建設服務。

關鍵詞：數字化檔案;管理;作用

傳統的檔案一般是采用以紙質為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數字化檔案是通過計算機、掃描儀等多媒體科技來實現檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強、操作性高、實時性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實現高校各個部門網絡資源的共享性，改變傳統紙質檔案每一次利用查閱都要把紙質檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實現了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。通過這種數字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴大了查詢范圍，同時還可采用電子加密技術、網絡防火墻等技術對檔案進行機密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。

一、高校檔案管理數字化是社會發展、科技發展、高校發展的必然

第一檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，最終實現檔案的快速檢索、同時設備技術操作簡單，存儲空間小，維護方便，安全有效，并且可以實現檔案數據的實時備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數字化檔案管理，可以把高校的校園網、黨政網、互聯網、檔案管理系統、高校圖書管理系統等進行聯網就可以充分利用高校各個部門的多方資源，達到資源共享，更好的為高校師生服務，真正做到了讓檔案滲入到高校發展的領域，使廣大師生更好的認識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發展的前沿領域，各種新技術、新科技、新設備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊伍也是有著良好的教育和學歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨厚的優越條件，這給需要技術、需要計算機的數字化檔案管理提供了很好的產生背景。

二、數字化檔案管理對高校檔案產生的影響

第一，對高校檔案利用產生的影響。由于數字化檔案管理是通過計算機等多媒體來進行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計算機就可以不受任何時間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進入檔案管理系統查閱檔案信息，這就大大改變了傳統手工翻閱查詢檔案，費時、且不容易查到等缺點，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時間。第二，對高校檔案業務工作的影響。檔案要想規范管理、有效利用，最重要就是要加強對檔案的收集。

那么，怎么才能有效開展數字化檔案管理工作？筆者認為可以從以下幾個方面著手：

第一、加強對檔案人員的各項培訓。這個培訓既包括檔案知識業務培訓又包括計算機應用技術的培訓。信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業務管理，又了解自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才。而傳統的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調動他們愿意學習新的技術、新的科技手段來加強檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。數字化檔案工作是一項新技術、新信息的工作，要想開展好這項新的檔案管理模式就必須學習除了必要的常規高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學習適應新形勢下的檔案信息化相關的知識，只有學習了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術以后才能適應檔案信息化的發展。再次基礎上還應該對檔案管理人員進行有關檔案鑒別的學習，數字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計算機進行轉換，雖然這種方式速度快、節省時間空間，但是也要考慮到在實際工作中收到技術的不同影響，有可能會產生信息的不全或者錯誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領導，尤其是負責分管檔案的主要領導要定期了解檔案工作，聽取相關檔案負責人的工作匯報，學校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質支持，為學校檔案管理配置先進設備，還要積極培養、選拔高素質的專業人才作為檔案管理人員。充分認識到檔案工作的重要性，把加快學校數字化檔案工作作為一項重要的工作來開展。第四、及時調整更新檔案信息。高校一般學生多、教師多、學校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學、科研、設備、基建、外事、人事等，所以學校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學生招生人數、畢業人數，教職工的新近與退休、教學課程的增減、財務信息的更新、基建維修項目的增加、行政事務的開展等，各項類別要想統計清楚，完整的了解這些情況，按照傳統的紙質檔案是每年各個部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現在數字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計算機查詢就可以反映當前的情況，但這就要求各部門要及時把更新改變后的情況及時更改。第五、加強檔案數字化保密保管。由于檔案的數字化載體的不同，它同傳統的紙質檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統的紙質檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數字化檔案往往可能及時磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統的安全，系統的備份等。此外，由于數字化檔案可以在計算機上進行查閱，所以就更應該加大網絡的安全性，在錄入檔案的同時，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。

隨著技術的發展、科技的創新，高校的不斷發展，數字化檔案建設在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據，傳統的紙質檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點，已經不能適應于歷史的發展了，而數字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優點也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術把檔案利用價值發揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現信息現代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理現代化和自動化的需要，為社會發展提供良好的服務。

參考文獻：

[1] 《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令[2008]第27號）

[2] 國家檔案局檔案館室司綜合調查組：跟上時代發展的大潮提高檔案服務質量-深圳市數字檔案館調查報告。中國檔案，2001，12