淺談我校綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)工作

唐小華

摘要：綜合檔案室應(yīng)利用室藏檔案資源，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作目標(biāo)，逐步將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和利用。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；資源利用

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2015）15-0020-02

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是：使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。本著這一原則，我校綜合檔案室已經(jīng)在檔案信息化建設(shè)工作上做了一些初淺的嘗試，也取得了一定的效果。與此同時(shí)，我們也將逐步制訂相應(yīng)的具體辦法和長(zhǎng)遠(yuǎn)實(shí)施目標(biāo)，將室藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進(jìn)一步提高信息資源的共享和利用，體現(xiàn)室藏檔案的社會(huì)價(jià)值。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息化，二是檔案全文信息數(shù)字化。對(duì)于我校檔案數(shù)字化工作，我從以下幾個(gè)方面來(lái)談一談。

一、已經(jīng)開(kāi)展的檔案數(shù)字化工作

1.根據(jù)自身特點(diǎn)選擇紙質(zhì)檔案數(shù)字化對(duì)象。我校從建校以來(lái)，室藏檔案案卷已經(jīng)達(dá)到了18144卷，檔案文件已經(jīng)有85321件，排架393.7米。然而，我室目前專(zhuān)職工作人員只有2名，設(shè)備簡(jiǎn)陋，庫(kù)房緊張。鑒于種種原因，全面鋪開(kāi)紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化是完全不可能的。所以只有統(tǒng)籌規(guī)劃，實(shí)行優(yōu)先原則，即先實(shí)行目錄數(shù)字化，其次根據(jù)檔案的利用價(jià)值有選擇性地進(jìn)行檔案全文數(shù)字化，再創(chuàng)造條件有計(jì)劃地實(shí)施全面數(shù)字化工作。

2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作。目前我室檔案目錄數(shù)字化在逐步開(kāi)展，已完成至1996年。我綜合檔案室從2011年開(kāi)始對(duì)室藏檔案進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)利用率低、使用價(jià)值不高的紙質(zhì)檔案全文掃描工作意義不大，所以暫且放一放，重點(diǎn)選擇利用價(jià)值高、查考頻率高、社會(huì)價(jià)值高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描。接下來(lái)我室提出了檔案信息化工作的初步設(shè)想，申請(qǐng)必要的硬件設(shè)施，計(jì)算機(jī)以及高識(shí)別率的掃描儀、彩色打印機(jī)等，這些都得到了學(xué)校的大力支持，使得工作順利開(kāi)展。

根據(jù)平時(shí)檔案的利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)看，我們發(fā)現(xiàn)學(xué)校層面的評(píng)估、項(xiàng)目申報(bào)等利用率最高的是省市獲獎(jiǎng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、專(zhuān)業(yè)備案、規(guī)章制度等文件資料，畢業(yè)生對(duì)高校錄取名冊(cè)、學(xué)籍卡等的利用率也極高，綜合這些因素，我們整理了掃描對(duì)象，即：利用率較高部分、利用率較少部分、很少利用部分。此項(xiàng)工作分為三個(gè)階段完成。首先，我們對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了合理分工，對(duì)室藏檔案進(jìn)行篩選，找出掃描對(duì)象；其次，核對(duì)檔案目錄與內(nèi)容是否吻合，對(duì)需要修復(fù)的破損檔案進(jìn)行修復(fù)；再次，核對(duì)準(zhǔn)確無(wú)誤后從近到遠(yuǎn)逐年掃描，掃描后逐條存儲(chǔ)，檢查并修正掃描件質(zhì)量后全文逐條上傳至《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)努力，目前已經(jīng)全文上傳3762條。從利用來(lái)看，已經(jīng)顯現(xiàn)出高效利用的效果，查閱不需再到庫(kù)房翻閱紙質(zhì)檔案，這不僅避免了紙質(zhì)檔案重復(fù)利用帶來(lái)的傷害，而且也使計(jì)算機(jī)查閱直接到全文，方便快捷。所有這些工作都是在保證了檔案室常規(guī)工作的情況下，擠出時(shí)間開(kāi)展的。

3.建立檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)信息資源共享。由于校園網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，我室可以利用服務(wù)器和發(fā)布平臺(tái)，比如“法規(guī)制度”欄目把可以公開(kāi)的檔案律法規(guī)、檔案管理規(guī)章制度等全文上傳，從而增強(qiáng)人們檔案意識(shí)。“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”欄目則發(fā)布每年檔案收集的具體內(nèi)容、范圍，如何規(guī)范整理，如何使用檔案管理系統(tǒng)等。“文件匯編”欄目把經(jīng)過(guò)有序整理的數(shù)字化檔案信息資源如文件匯編、大事記、文件索引等通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，提高查詢(xún)和檢索服務(wù)，提供快速查閱平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)資源信息的共享和利用。

二、對(duì)將要開(kāi)展的檔案數(shù)字化建設(shè)工作的設(shè)想

1.保證常規(guī)工作開(kāi)展，做好檔案數(shù)字化的籌備工作。我校綜合檔案室負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類(lèi)檔案，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各二級(jí)單位檔案立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)；加強(qiáng)室藏檔案資源開(kāi)發(fā)，比如文件匯編、文件索引、大事記等；提供高校的利用服務(wù)工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理等部門(mén)提供熱情周到的服務(wù)。

根據(jù)國(guó)家檔案局檔案信息化建設(shè)工作精神，做好檔案數(shù)字化工作的籌備工作。首先，合理配備檔案數(shù)字化工作所需用房，進(jìn)行合理布局；其次，合理規(guī)劃數(shù)字化掃描對(duì)象選擇工作、破損檔案修復(fù)工作等，制定各項(xiàng)工作目標(biāo)，建立了案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，目錄數(shù)字化已基本完成，為各項(xiàng)工作提供了科學(xué)的依據(jù)。

2.規(guī)范檔案管理，制定檔案數(shù)字化加工的工作流程。（1）提取檔案。工作人員數(shù)字化加工分工→領(lǐng)取案卷做好登記→簽訂保管責(zé)任書(shū)；（2）檔案整理。案卷清點(diǎn)核對(duì)拆除裝訂線(xiàn)→按原頁(yè)碼排列，重份剔除→重新排序頁(yè)碼備考表中標(biāo)注；（3）檔案修復(fù)。破損修復(fù)加固處理→字跡不清、退色進(jìn)行技術(shù)修復(fù)→珍貴檔案復(fù)制處理；（4）檔案錄入。目錄級(jí)錄入南大之星軟件管理→1978—1996年檔案錄入；（5）檔案掃描。建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)行全文錄入→文件、圖像掃描→確保掃描原件完好無(wú)損；（6）掃描核對(duì)。掃描檔案認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)→掃描內(nèi)容與原件一致→抽查率不低于5%，合格率不低于95%；（7）檔案裝訂。檢查檔案是否缺頁(yè)→按原有檔案順序排列還原→按要求裝訂后送回檔案庫(kù)；（8）數(shù)據(jù)備份。檢查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確后進(jìn)行備份→一份存服務(wù)器→一份存入庫(kù)房；（9）刻錄光盤(pán)。檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量及完整性→檔案數(shù)據(jù)匯總→刻入光盤(pán)存檔。

3.加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)室藏檔案信息化。我校檔案室修訂了各項(xiàng)檔案管理辦法和制度，每年年初組織召開(kāi)全校主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)兼職檔案員工作會(huì)議，布置當(dāng)年歸檔工作任務(wù)，確定歸檔內(nèi)容和范圍，明確檔案收集、整理、目錄著錄和電子文件上傳的工作要求，使各部門(mén)檔案工作有序開(kāi)展。為了加快檔案信息化建設(shè)，加速室藏檔案數(shù)字化步伐，我校檔案室從2009年開(kāi)始使用《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，檔案室工作人員加強(qiáng)軟件學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，同時(shí)還召開(kāi)全校兼職檔案員培訓(xùn)會(huì)，重點(diǎn)培訓(xùn)軟件的具體操作運(yùn)用，順利完成《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中目錄的著錄和電子文件上傳，提高了檔案的信息化管理水平。endprint

從使用《南大之星》檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)開(kāi)始，檔案室工作人員利用工作之余加班加點(diǎn)，完成了從1996年到2009年的室藏檔案文件目錄的遷移及部分文件全文的上傳工作。2010年至今，全部實(shí)行檔案系統(tǒng)管理文件目錄和電子文件，初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，提高了工作效率和水平，從而使學(xué)校檔案工作提升了一個(gè)層次。

對(duì)于數(shù)字化的掃描工作，我們將學(xué)習(xí)和借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)備申請(qǐng)信息化建設(shè)必要的設(shè)備，配備相應(yīng)的有關(guān)技術(shù)人員，準(zhǔn)備場(chǎng)地和掃描加工進(jìn)行安全控制，對(duì)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和有關(guān)數(shù)據(jù)的備份制定具體方案，進(jìn)一步明確我檔案室檔案數(shù)字化的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使我室檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進(jìn)。由于檔案工作人員少，全室人員必須克服一切困難，齊心協(xié)力，完成工作目標(biāo)。

對(duì)于文件內(nèi)容單一、數(shù)量龐大、利用率又高的紙質(zhì)檔案，比如學(xué)生學(xué)籍卡、成績(jī)總表、錄取名冊(cè)等，可以采用外包給有專(zhuān)門(mén)技術(shù)的機(jī)構(gòu)掃描，這樣可大大減輕本室工作人員的工作壓力，進(jìn)而盡快完成紙質(zhì)檔案的掃描工作。

三、檔案數(shù)字化工作需要解決的問(wèn)題

1.加大資金的投入，更新設(shè)備。由于經(jīng)費(fèi)不足，很多設(shè)備陳舊和數(shù)量不夠，無(wú)法適應(yīng)工作需求。我室4臺(tái)計(jì)算機(jī)中有2臺(tái)需要更新，雖然之前已經(jīng)有一臺(tái)掃描儀，但要完成如此龐大的檔案數(shù)字化掃描是不夠的，還應(yīng)再增加一臺(tái)高速掃描儀，2臺(tái)光盤(pán)刻錄機(jī)等。目前庫(kù)房存量基本還能滿(mǎn)足一年，還沒(méi)有單獨(dú)的掃描室、操作間等，這些都是亟需解決的問(wèn)題。因此，我們要爭(zhēng)取學(xué)校高度的重視，盡早增加資金，配置相關(guān)設(shè)備。

2.引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，使檔案數(shù)字化工作有條不紊地開(kāi)展。檔案室工作人員少，任務(wù)繁重，要在完成日常的常規(guī)工作下開(kāi)展檔案數(shù)字化工作比較困難，更是缺乏計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，在工作中遇到很多問(wèn)題解決不了，這樣就給檔案信息化帶來(lái)一定的困難。要想保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)字化的建設(shè)工作，還應(yīng)擁有一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高的管理型人才，研究型人才，技術(shù)型人才以及業(yè)務(wù)型人才等人才隊(duì)伍。

3.加強(qiáng)檔案信息資源的利用和共享。近年來(lái)學(xué)校辦公自動(dòng)化的開(kāi)發(fā)，加快了高校信息化的不斷發(fā)展，由此產(chǎn)生了大量的電子文件，這些都要不斷地被檔案管理系統(tǒng)所接收，這給檔案數(shù)字化工作提供了方便快捷的通道。但是我校的檔案管理系統(tǒng)目前還不能和學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)很好地融合，從而使得產(chǎn)生的電子文件越來(lái)越多，接收信息化檔案的任務(wù)就會(huì)越來(lái)越繁重。要解決這一問(wèn)題，必須及時(shí)解決檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)資源共享的問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是要更好地推動(dòng)檔案信息化的建設(shè)，將不同來(lái)源的檔案資源最大化地進(jìn)行利用和共享，為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展乃至社會(huì)提供服務(wù)。檔案信息化對(duì)高校教育科研的影響意義深遠(yuǎn)，今后發(fā)展的方向是努力建設(shè)主導(dǎo)型的數(shù)字檔案館，即檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息管理和提供利用的一體化，檔案信息的高度共享，而目前將館（室）藏檔案數(shù)字化又是勢(shì)在必行的，因此要正視眼前的困難和存在的問(wèn)題，把握機(jī)遇，增強(qiáng)信心，迎難而上，采取有效措施進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。總之，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，為學(xué)校以及社會(huì)提供方便、快捷、準(zhǔn)確的利用服務(wù)，是檔案信息化工作的首要任務(wù)。

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