民辦高校檔案管理工作體系問題淺析

趙玉婷

（哈爾濱劍橋學院 黑龍江 哈爾濱 150069）

前言

高校檔案是高校從事教學、黨政管理及其各項活動形成的對學校與社會都有價值的文字、圖標等形式的歷史記錄。近年來，民辦高校快速發展，積累了諸多寶貴的經驗與資料，對未來的發展有諸多幫助。因此，在未來的發展中要善于發揮現代化科技作用，促進整體管理水平的提高。具體來說，可以采取以下幾個方式，實現統一管理。

一、提高全員的檔案管理意識

唯有良好的管理意識方可實現管理水平的提高，學校檔案工作涉及面較廣，不僅是檔案工作部門，學校的其他部門也同樣要對其增強重視。

（一）學校領導要給予足夠重視

部分民辦院校的領導對檔案的認識不夠，制約其發展，這就要求校領導加強對檔案工作的重視，認識到檔案工作的重要性，提升學校層次與提高教育教學、科研水平的重要性。

（二）增強全體教職工的檔案管理意識

隨著人們法律意識的增強，《檔案法》的出臺與實施，各項制度的完善，人們對檔案的重要性有了更深層次的認識，這對檔案管理良性運轉有較大的積極作用，也可以幫助科研與教學提供更加準確的信息。唯有如此，才能更好的創建檔案管理的軟環境，實現民辦院校檔案管理的統一化，不斷提高當前民辦高校檔案管理的整體化水平。

二、強化各系、部、處、室檔案材料的歸檔管理

要想實現檔案的統一管理，做好文件材料的收集是前提，這是做好民辦高校檔案材料保護工作的基礎。在具體的工作過程中，除了要加強學校各個部門與科室間的聯系外，實行統一化管理。除此之外，要積極的開展文件材料的預先立卷工作，加大對現行文件與檔案的統一化管理。在各個科系、部門設立專職或者是兼職的檔案人員，專門負責本部門的檔案管理工作，確保材料的準確性與完整性，保證材料可以第一時間歸檔。

三、建立健全現有的檔案管理制度，做好監督指導工作

從當前我國檔案管理情況來看，相應的制度缺乏針對性，尤其是針對民辦高校的檔案管理更是缺乏針對性，因此，必須要建立并完善管理工作制度，保證檔案管理工作的順利進行。在《檔案法》的指導下做好民辦高校檔案的統一管理，確定準確的工作目標與方向，建立良好的管理體系。

同時，檔案部門要從具體的立卷工作中脫離，將主要的工作時間放在檔案工作上，唯有如此，才能更好的促進檔案工作質量與工作效率的提高。

四、建立與實行檔案統一管理制度

與其他單位相比，學校在工作中形成的檔案材料數量較大，這在一定程度上增加了管理的難度，這就要求學校的檔案管理人員必須要按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關的法律進行管理，同時要立足實際，結合自身的發展情況，共同建立并完善民辦高校的檔案管理工作，實現管理的齊全性、完整性，促進民辦高校檔案管理的規范化與制度化目標。

五、建立并完善文書與檔案一體化的管理體系

文書與檔案的關系十分密切，其貫穿整個行政工作過程中。這就要求所有的工作人員更新思想觀念，提高整體的工作水平。具體來說，要抓好集中立卷，保證案卷的質量；加強標準化的管控，實現規范化的管理目標。各部門及各科系的檔案管理人員要依照相應的法律進行檔案的收集與管理，同時要善于運用現代化的管理工具進行管理，提高管理效率，便于后期的查找與閱讀。在高校內建立文檔一體化的管理系統，將其納入到學校的管理體系中，發揮系統的優勢，使其可以更好地為高校發展服務，為社會發展輸送更多優秀人才。

六、增強檔案管理人員隊伍的素質建設

從發展的角度來說，人才是發展的根本，唯有優秀的人才才能更好的促進系統的發展，提高檔案管理的整體水平。因此，在工作中要不斷強化對檔案工作人員的素質教育，提高其責任意識，增強其學習意識。同時要采取措施促進其業務素質的提高，強化檔案法制建設，強化檔案工作人員的業務水平，提高其管理的綜合水平。最后要采取相應的對策保證整個隊伍的穩定性，減少不必要的波動，提高檔案的收集完整性。

七、加大檔案管理的經費投入，做好設備的建設工作

（一）做好檔案管理的硬環境建設工作

檔案的存放需要房舍，除了辦公室、閱覽室等常見的存儲環境外，還需要專門的存放環境，隨著科技水平的提高，出現了相片、錄音等現代化的存放種類，因此還必須要配備相應的管理設備，避免存儲檔案被損壞。這一切都需要以經費為基礎，唯有大量的經費才能滿足這些物質需求，實現統一化的管理，提高檔案的安全性與完整性。

（二）根據需求完善軟環境建設

滿足硬件的基礎上，就需要著手采取措施完善軟環境的建設，檔案部門必須要根據自身的發展情況引進現代化的管理軟件，實現學校檔案材料管理的全面化，使其可以更好的為學校的發展服務，促進學校管理水平的提高。

八、借鑒先進的管理經驗，豐富與完善民辦高校檔案管理體系

與國有高校相比，民辦高校的創辦時間短，經驗不夠豐富，因此民辦高校要向國有高校學習，結合自身的材料特征，開拓出具有民辦高校自身特色的管理道路，建立民辦高校自己的管理功能體系。唯有如此，民辦高校才能在激烈的市場競爭中生存，才能立于不敗之地，實現長遠、健康的發展。

從目前各大民辦高校的檔案管理情況來看，多數院校的檔案管理體系仍然不夠健全，仍然有較長的路要走。因此，新時期的民辦高校要做好檔案的集中管理工作，形成先進的管理網絡，實現統一的管理目標與現代化的管理制度，形成完整的管理體系。

九、結束語

綜上所述，我們看到，經過多年的發展，民辦高校檔案管理工作有了較大的進步，但仍然有較大的進步空間，這就要求在未來的發展中不斷完善自身，豐富自身，促進管理水平的提升。

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