民辦高校檔案工作的思考與探索

姚 翠

（哈爾濱劍橋?qū)W院 黑龍江 哈爾濱 150069）

前言

近年來(lái)，我國(guó)教育改革逐漸深入，民辦高校在這樣的環(huán)境中快速發(fā)展，但受到體制、經(jīng)費(fèi)與觀念等因素的影響，民辦高校的檔案管理與公辦院校仍然存在一定的差距，下文就來(lái)分析民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合具體的建設(shè)情況，提出改革新建議。

一、當(dāng)前民辦高校檔案建設(shè)發(fā)展平衡性不足

在當(dāng)前教育環(huán)境下，民辦院校迅速興起，其檔案事業(yè)也進(jìn)步飛快，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，其已經(jīng)步入到我國(guó)教育體系的重要組成部分，尤其是近兩年，發(fā)展十分迅速。因此在當(dāng)前形勢(shì)下，有必要探索出適合新時(shí)期民辦高校管理建設(shè)的新方法，使檔案與學(xué)校的發(fā)展保持一致。

從發(fā)展的情況來(lái)看，各大民辦高校的檔案事業(yè)發(fā)展也十分迅速，建立了專業(yè)的管理隊(duì)伍與管理環(huán)境，并在發(fā)展中不斷完善管理環(huán)境與管理軟件，這在一定程度上提高了檔案管理的建設(shè)速度，促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的提高，推進(jìn)學(xué)校發(fā)展速度。

從整體的發(fā)展情況來(lái)看，民辦高校檔案工作進(jìn)步十分明顯，但與整個(gè)民辦高校的發(fā)展情況相對(duì)比，仍然存在發(fā)展不均衡、發(fā)展步伐不一致等問(wèn)題。近年來(lái)，各大民辦高校對(duì)檔案建設(shè)工作給予了更多的關(guān)注，采取了一定的措施，加大了人力、財(cái)力、物力的投入，提高了民辦高等院校的檔案建設(shè)水平，但受到認(rèn)識(shí)、體制、人才、資金、環(huán)境等因素的影響，各大民辦高校的專職檔案人員數(shù)量較少，多數(shù)都為兼職人員，同時(shí)其經(jīng)費(fèi)也較少，基礎(chǔ)設(shè)施落后，庫(kù)房面積較小，專業(yè)設(shè)備配備不足等問(wèn)題也十分嚴(yán)重，這些問(wèn)題使得各大民辦院校檔案管理工作流于形式，效率較低，增加了檔案收集的難度，影響后期檔案的利用率，最終必然會(huì)影響了民辦高校的整體發(fā)展效率。

二、導(dǎo)致民辦高校檔案建設(shè)工作落后的主要原因

從當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)看，導(dǎo)致民辦高校檔案建設(shè)工作與公辦院校差距較大的主要原因可以分為以下幾點(diǎn)：

首先，從思想上不夠重視，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)工作不夠重視。

其次，專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展緩慢，相關(guān)部門對(duì)其不夠重視，檔案部門成為閑置人員的去處，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的中堅(jiān)力量不足，影響到整個(gè)民辦院校的發(fā)展與進(jìn)步。

最后，過(guò)于重視歸檔工作，但對(duì)其利用不夠重視，這是當(dāng)前民辦高校普遍存在的問(wèn)題，在學(xué)校的檔案室中存在死檔，也就是進(jìn)入后再?zèng)]被翻閱的檔案，完全喪失了其意義，降低了檔案的地位，使學(xué)校管理部門遺忘了檔案部門，影響其建設(shè)工作的進(jìn)步。

三、發(fā)展民辦高等院校檔案建設(shè)工作的有效措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)的重視程度

近年來(lái)，民辦院校領(lǐng)導(dǎo)越來(lái)越重視其檔案建設(shè)的發(fā)展，多數(shù)院校的檔案工作都由校長(zhǎng)親自負(fù)責(zé)，并將其列入到學(xué)校管理的重要組成部分，將其發(fā)展納入到學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中。同時(shí)，作為民辦院校的領(lǐng)導(dǎo)人，必須要定期聽(tīng)取檔案工作的匯報(bào)，提出有建設(shè)性的改進(jìn)意見(jiàn)，促進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè)的進(jìn)步。

除此之外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)你檔案建設(shè)的硬件情況給予足夠的重視，充分考慮到其工作的難處，力所能及的為其解決問(wèn)題，解決其后顧之憂，使其可以更好更快的發(fā)展，在面對(duì)很多檔案重要工作的時(shí)候盡量要做到親力親為。隨時(shí)了解檔案發(fā)展的情況，在條件允許的前提下為其購(gòu)置更加先進(jìn)的設(shè)備，滿足其工作需求。

同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)調(diào)多方力量，互相監(jiān)督，互相配合，促進(jìn)檔案工作與民辦院校教育改革的進(jìn)程，提高檔案工作的運(yùn)行效率。

（二）創(chuàng)新現(xiàn)有的工作機(jī)制，提高檔案的利用效率

學(xué)校的檔案工作部門要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況創(chuàng)新現(xiàn)有的發(fā)展機(jī)制，堅(jiān)持以服務(wù)為中心，探索出檔案利用的新途徑，提高檔案的實(shí)際利用效率。除了可以做好檔案部門的管理細(xì)節(jié)外，還可以建立局域網(wǎng)工程，便于各個(gè)部門對(duì)檔案的查找，為多方提供檔案信息資源，促進(jìn)整體利用率的提高。

（三）建章立制，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化

任何工作都要立足實(shí)際，從實(shí)際出發(fā)，民辦高校檔案工作亦不例外，必須要從實(shí)際出發(fā)，建立并完善現(xiàn)有的規(guī)章制度，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化。在工作中要始終堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，將檔案建設(shè)放在重要位置，根據(jù)實(shí)際情況建立并完善檔案的接收、保管與利用工作。除此之外，要做到權(quán)責(zé)分明，明確各部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)，提高其責(zé)任意識(shí)，將其工作情況與考核成績(jī)相掛鉤，從制度上促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

人才是競(jìng)爭(zhēng)的根本，唯有人才的綜合素質(zhì)過(guò)關(guān)，工作水平才能有所提高，因此，民辦高校必須要將人才的培養(yǎng)與使用作為首要工作來(lái)抓，強(qiáng)化檔案隊(duì)伍的建設(shè)工作，將其作為重要工作來(lái)管理。學(xué)校檔案工作屬于政治性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，不論是專職或者是兼職人員都必須要具備過(guò)硬的素質(zhì)方為合格。這就要求學(xué)校要通過(guò)一定的方式提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，督促其提高其自身的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而改善我國(guó)民辦高校檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與學(xué)歷結(jié)構(gòu)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提高。

（五）強(qiáng)化業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)管理水平的提高

檔案的基礎(chǔ)建設(shè)工作重要性不容置疑，良好的基礎(chǔ)是做好后期建設(shè)的重要前提，因此，強(qiáng)化檔案的基礎(chǔ)工作勢(shì)在必行，這就要求管理人員要善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高民辦院校的檔案管理水平。

（六）積極拓展檔案服務(wù)的廣度與深度

檔案管理工作要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)持開(kāi)拓創(chuàng)新，拓展服務(wù)的深度與廣度，豐富現(xiàn)有的服務(wù)形式，改變服務(wù)的方式，提高優(yōu)質(zhì)與高效的服務(wù)。新時(shí)期的民辦高校檔案部門要做好檔案的編研工作，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，民辦高校的檔案事業(yè)重要性不容忽視，是學(xué)校建設(shè)的核心組成部分，是學(xué)校發(fā)展不可分割的組成部分，因此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)必須要將其納入到整體的管理中，要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，強(qiáng)化檔案建設(shè)的管理工作，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

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