學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開(kāi)發(fā)利用探討

文/廣東省中山市沙溪鎮(zhèn)檔案館　梁頌華

學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開(kāi)發(fā)利用探討

文/廣東省中山市沙溪鎮(zhèn)檔案館梁頌華

【摘要】學(xué)籍檔案是歷史的原始記錄，記錄學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)踐以及成長(zhǎng)過(guò)程評(píng)價(jià)等方面的有價(jià)值的內(nèi)容，它具有很強(qiáng)的原始性，是綜合、全面反映學(xué)生學(xué)習(xí)階段真實(shí)情況的記載，而學(xué)籍檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)管理，合理開(kāi)發(fā)利用，能規(guī)范學(xué)校教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)形成、促使學(xué)生健康發(fā)展、提供社會(huì)參照依據(jù)。本文結(jié)合目前學(xué)籍檔案管理存在的普遍問(wèn)題及其自身具有的價(jià)值和作用，對(duì)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理以及開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案；檔案管理；開(kāi)發(fā)利用

當(dāng)前，學(xué)籍檔案在學(xué)校管理與教育教學(xué)方面發(fā)揮著日益重要的作用，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理與開(kāi)發(fā)利用，對(duì)提高學(xué)校管理水平和促進(jìn)學(xué)生健康發(fā)展具有積極的意義。但是，當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中還存在一些普遍的問(wèn)題，制約著學(xué)籍檔案管理工作的有效開(kāi)展，如何更科學(xué)地管理學(xué)校學(xué)籍檔案并最大程度地挖掘其利用價(jià)值，為學(xué)校、師生、社會(huì)做出更多更好的服務(wù)，值得探討和實(shí)踐。

一、學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中存在的普遍問(wèn)題

（一）不重視學(xué)籍檔案的管理。學(xué)籍檔案主要是記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、行為操守等情況，具有一定的原始性與法律性。但是當(dāng)前很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者認(rèn)為，檔案只是一種記錄的形式，除了用作學(xué)歷證明之外，沒(méi)有太大的實(shí)際作用，所以在進(jìn)行檔案記錄時(shí)，內(nèi)容不完整、對(duì)學(xué)生的評(píng)語(yǔ)千篇一律，沒(méi)有根據(jù)學(xué)生自身的特點(diǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，可信度、可參考度比較差，而且由于學(xué)校不重視，學(xué)籍檔案管理主要以人工操作為主，影響了學(xué)籍檔案的真實(shí)和可靠。

（二）管理制度和方法不完善。加強(qiáng)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作，就必須有完善的管理制度作為保障，但是目前不完善的學(xué)籍檔案管理制度，造成學(xué)籍檔案整理、保管工作局面混亂，如學(xué)籍檔案填寫(xiě)不規(guī)范、填寫(xiě)材料欠詳盡、保管材料有遺漏等情況經(jīng)常發(fā)生；造成管理人員素質(zhì)能力不到位，如管理人員沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的職稱要求或沒(méi)有取得相應(yīng)的崗位資格證。學(xué)籍檔案管理的方法也不完善，如學(xué)籍檔案中存在時(shí)間、內(nèi)容漏填，必要信息不填，忘記蓋章等現(xiàn)象，造成檔案材料信息不齊全；檔案在轉(zhuǎn)遞時(shí)，由于管理不夠嚴(yán)格，造成信息泄露。制度和方法的不完善，已經(jīng)嚴(yán)重制約學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提升及利用效果的實(shí)現(xiàn)。

（三）缺乏高素質(zhì)管理隊(duì)伍。學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，具有極強(qiáng)的程序性和專業(yè)性，工作上要求嚴(yán)肅、認(rèn)真，人員上要求業(yè)務(wù)素質(zhì)較高、職業(yè)道德較好。然而，大部分學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員主要是由一些年齡比較大的職工、在外聘請(qǐng)的一些“半路出家”的人員或者一崗多責(zé)的人員組成。人員素質(zhì)不高，崗位職責(zé)過(guò)多，難以將精力集中于檔案管理工作上來(lái)，影響了學(xué)籍檔案管理工作的順利開(kāi)展；人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，崗位更換頻繁，難以形成穩(wěn)定的人才隊(duì)伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；人員職責(zé)不明確、工作意識(shí)不足，難以形成高效的工作團(tuán)隊(duì)，影響學(xué)籍檔案管理工作的有效開(kāi)展。

二、加強(qiáng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

（一）提高對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視程度。學(xué)籍檔案記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況，是學(xué)校日常管理的重要組成部分，是單位選人用人的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響單位對(duì)學(xué)校和學(xué)生的評(píng)價(jià)，因此，學(xué)籍檔案的管理對(duì)學(xué)校聲譽(yù)和學(xué)生前途有深遠(yuǎn)影響，必須提高重視程度。學(xué)校應(yīng)向?qū)W生講解有關(guān)學(xué)籍制度，促使學(xué)生明確努力方向，規(guī)范學(xué)習(xí)行為，遵循學(xué)校規(guī)則，促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)形成，留下真實(shí)而良好的學(xué)習(xí)記錄。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視和支持學(xué)籍檔案工作的開(kāi)展，把它納入到學(xué)校教務(wù)工作中去，明確主管人員職責(zé)，做好學(xué)籍檔案的收集、整理、保管、利用等工作，做到每學(xué)期每學(xué)年度按時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔，并根據(jù)社會(huì)的發(fā)展變化，不斷加強(qiáng)管理，提高重視程度，使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作跟上時(shí)代步伐，發(fā)揮學(xué)籍檔案的積極作用。

（二）完善學(xué)籍檔案管理制度和管理方法。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行，從而提高學(xué)校的管理水平。學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)籍檔案的特點(diǎn)以及規(guī)律，建立完善的、規(guī)范化的管理制度，從學(xué)籍檔案的收集、整理、保管到查詢、利用等環(huán)節(jié)都要有完善的管理制度，如制定學(xué)籍保管規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、學(xué)籍查詢利用制度、學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等，做到有章可循，有據(jù)可依，保證每一環(huán)節(jié)都嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。

完善的管理制度還要有好的管理方法進(jìn)行配套，可制定各類表格模板，規(guī)定材料尺寸，規(guī)范格式樣式，使收集的學(xué)籍材料比較整齊、統(tǒng)一，提高整理操作效率；對(duì)歸檔的學(xué)籍檔案科學(xué)地編制索引號(hào)，并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，提高查詢利用效率；制定有效的激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)精神。

（三）強(qiáng)化現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理及開(kāi)發(fā)利用。學(xué)籍檔案電子化管理較傳統(tǒng)管理方式具有強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，存儲(chǔ)信息量大，保存時(shí)間和空間不受限制，檢索迅速、查閱方便，能大大提高學(xué)籍檔案管理的效率。在信息化時(shí)代，學(xué)校應(yīng)積極使用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增加經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理和利用，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立完善的學(xué)籍查詢管理系統(tǒng)。建立和完善學(xué)生學(xué)籍信息檔案，完善查詢功能，保證學(xué)生的基本情況能夠快速、準(zhǔn)確的查獲。對(duì)學(xué)生的升學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等變動(dòng)情況都能及時(shí)地反映到系統(tǒng)當(dāng)中，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的查詢提供便利，從而及時(shí)掌握學(xué)生的情況。同時(shí)，通過(guò)信息化的管理方式，避免因紙質(zhì)學(xué)籍檔案丟失造成難以補(bǔ)齊補(bǔ)全學(xué)籍信息的情況發(fā)生，消除日后對(duì)學(xué)生的就業(yè)影響。

現(xiàn)代化的學(xué)籍管理方式，更有助于學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)和利用，學(xué)校可以通過(guò)對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案的分析和研究，掌握信息資料，總結(jié)出教學(xué)規(guī)律。學(xué)校也可以根據(jù)各屆學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、畢業(yè)情況等進(jìn)行分析，從而為今后的教學(xué)工作提供數(shù)據(jù)和信息支持，而且完善的信息化學(xué)籍檔案管理，也能夠快速的查詢學(xué)生在校情況，避免偽造學(xué)歷證書(shū)等情況的出現(xiàn)。

（四）推動(dòng)學(xué)籍檔案人才隊(duì)伍建設(shè)和服務(wù)意識(shí)提升。專業(yè)且細(xì)致的學(xué)籍檔案管理工作要求管理人員具備一定的科學(xué)文化水平和業(yè)務(wù)知識(shí)，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，能研究和解決新問(wèn)題。要建立這樣的人才隊(duì)伍，非一朝一夕可以實(shí)現(xiàn)的，學(xué)校應(yīng)有針對(duì)性地培養(yǎng)人才，適當(dāng)提高人員待遇，穩(wěn)定管理隊(duì)伍，激發(fā)工作熱情，保證學(xué)籍檔案管理工作的嚴(yán)肅性和持續(xù)性。

養(yǎng)檔千日，用在一朝，提供利用是檔案價(jià)值最直接的體現(xiàn)，再能干的學(xué)籍檔案管理人才也不能缺失服務(wù)意識(shí)。學(xué)籍檔案中的學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)勵(lì)、評(píng)價(jià)等都是關(guān)乎學(xué)生利益的，職稱評(píng)定、繼續(xù)教育學(xué)分確認(rèn)、遺失證書(shū)開(kāi)具學(xué)歷證明都需要用到學(xué)籍相關(guān)證明。學(xué)校應(yīng)制定服務(wù)工作考核標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任感和使命感；設(shè)置學(xué)籍檔案利用服務(wù)評(píng)價(jià)表，自覺(jué)接受外界服務(wù)評(píng)價(jià)監(jiān)督，提升自身服務(wù)意識(shí)；認(rèn)真收集整理和保管學(xué)生的學(xué)籍檔案，并進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，便于隨時(shí)查閱利用，提供準(zhǔn)確、可靠的信息資源。

三、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生在校各種情況的歷史資料，具有一定的價(jià)值，學(xué)校應(yīng)積極完善學(xué)籍檔案的管理制度和管理方法，提高學(xué)籍檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，建立完善的查詢體系，便于學(xué)校學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

參考文獻(xiàn)：

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