芻議中學人事檔案的信息化建設

文/福建省福州第四中學　簡雅靜

芻議中學人事檔案的信息化建設

文/福建省福州第四中學簡雅靜

【摘要】人事檔案信息化建設是人事檔案管理和開發的基礎，中學人事檔案信息化能提高人事檔案信息的管理與利用水平，滿足中學人事檔案管理工作的需求。本篇文章主要從當前中學人事檔案信息化建設中存在的問題以及中學人事檔案信息化建設的方式兩個方面進行分析，旨在改善中學人事檔案信息化建設中存在的問題，提升中學人事檔案信息化建設的質量和效果。

【關鍵詞】中學人事檔案；信息化建設；數據庫；檔案管理

中學人事檔案的管理是中學人事管理工作的基礎任務之一，對人事管理工作中的組織決策、人員考核以及人才選拔等具有重要意義。其信息化建設就是利用現代技術手段將人事檔案的管理從傳統的手工方式轉變為現代化管理模式，從而更好地提高人事檔案的利用效率，實現中學人事檔案管理的可持續發展。本篇文章主要結合實際工作經驗，對中學人事檔案的信息化建設進行分析和研究，提出一些相關問題及建議，希望能夠對中學人事檔案的信息化建設產生一定的積極影響和借鑒意義。

一、當前中學人事檔案信息化建設中存在的問題

當前中學人事檔案信息化建設中，主要存在缺乏完整的人事檔案信息化建設體系、缺乏完善的人事檔案信息化建設管理系統以及缺乏高素質的人事檔案管理隊伍等方面的問題。

（一）缺乏完整的人事檔案信息化建設體系。當前許多中學在人事檔案信息化建設中存在著缺乏完整的人事檔案信息化建設體系的問題，人事檔案管理制度中涉及人事檔案信息化管理制度的內容較為薄弱。人事檔案信息化建設體系是人事檔案信息化管理的前提和制度保障。學校需要結合內部實際情況和發展要求，建立完善的人事檔案信息化建設體系，才能夠使學校的信息化建設更加科學、完善，真正發揮信息化管理模式的優勢和價值。

（二）缺乏完善的人事檔案信息化建設管理系統。當前許多學校的人事檔案管理仍然停留于紙上，主要是借助紙質的材料進行加工和管理，人事檔案管理人員的工作內容主要為收集檔案、管理檔案、保管檔案以及轉移檔案等基礎性的工作。一些學校雖然引進了一些信息技術輔助手段，但是針對人事檔案信息化建設的力度不足，對信息技術輔助手段的應用效果和應用頻率較差，人事檔案信息管理質量有待提升。

（三）缺乏高素質的人事檔案管理隊伍。人事檔案的信息化建設不僅需要完善的人事檔案信息化建設管理系統和完善的信息化管理體制，同時也需要一批具有高素質、高技能水平的人事檔案管理人員參與其中，才能夠真正更好地實現中學人事檔案的信息化建設。但是在當前的中學人事檔案管理過程中，人事檔案管理隊伍中的管理人員的素質普遍不高，技能水平不足，無法靈活的操作信息技術軟件進行高效化的人事檔案管理。

二、中學人事檔案信息化建設的方式

中學人事檔案信息化的建設，可以通過建立健全各項信息化檔案管理制度，提升信息化檔案管理力度；構建創新人事管理的模式，完善人事管理信息化基礎建設以及加強對信息管理人才的培養，提升人事檔案管理人員綜合水平等方式來開展。

（一）建立健全各項信息化檔案管理制度，提升信息化檔案管理力度。信息化檔案管理制度的確定，能夠改善傳統的中學人事檔案管理過程當中存在著的缺乏完整的人事檔案信息化建設體系的問題。

在中學檔案信息化建設的過程中，學校要建立一套較為完善的人事檔案信息化管理制度，將信息化的管理模式融入到學校人事管理流程中，推行一套完善的規章管理條例。在規章制度建設的過程中，學校可以通過召開聽證會、教代會等方式，充分征求教師們的意見，使中學人事檔案信息化建設管理制度更完善，最大范圍地涉及到學校人事檔案管理中的各個層面。同時，群策群力也能夠使學校展現出一份團結的力量，為中學檔案信息化建設制度的實施奠定良好的基礎。

另外，學校在制定了完善的人事檔案信息化管理制度的基礎上，可以通過適當的措施，進行宣傳和貫徹，逐步完善人事檔案信息化標準體系。同時，人事檔案信息化管理要注意安全問題的防范。安全問題來源于人事檔案管理中錄入、傳輸等多個環節，所以也要結合中學人事檔案管理的各個環節，制定明確的人事檔案管理職責，使每一位人事檔案管理人員都能夠各司其職，一旦出現任何問題，及時追究相關負責人員的責任，從而在最大限度上，避免人事檔案安全問題的出現。

（二）創新人事管理的模式，完善人事管理信息化基礎建設。

中學人事檔案信息化的建設，首先要創新人事檔案管理的模式和觀念，將信息化的軟件引入中學人事檔案管理的過程當中，為中學人事檔案管理質量和管理效率的提升奠定良好的基礎。

學校可以借助現代化的信息管理基礎設備，提升中學各個部門以及檔案管理室的信息化普及范圍，建立校園檔案管理體系，使學校的檔案管理各個環節能夠借助計算機、掃描儀等網絡技術和現代設備實施全面化的檔案管理，告別人事檔案管理仍然停留于紙上的問題，積極推進檔案管理的全文數據庫和多媒體數據庫的建立。

另外，學校要注意建設現代化的檔案管理應用系統，學習其他學校的優秀檔案信息化管理經驗及模式，并結合自身的辦學特色和人事管理需求，進行改革和創新，創建滿足學校人事管理需求、符合國家管理規范的人事信息化管理模式，為學校檔案信息化的管理創建良好的條件。

（三）加強對信息管理人才的培養，提升人事檔案管理人員綜合水平。人事檔案信息化軟件模式的創新需要具備一些能夠熟練操作信息化軟件的人員參與其中，才能夠更好的實現人事檔案信息化管理。在中學人事檔案信息化管理的過程中，學校要加強對人才的重視，注重外部引進和內部培養，內外結合，全面提升中學人事檔案管理人員的綜合水平。

學校在對人事檔案管理人員的培養上，要與時俱進，不斷更新人事檔案信息化建設的新理念、新技術。在外部引入方面，加強對信息管理人員的培養，建立一批具有高素質、高技能的復合型人才隊伍，更好地為檔案信息化建設服務。學校內部也要積極鼓勵和督促人事檔案管理人員參加繼續教育培訓，通過各種培訓班、進修班加強對檔案人員檔案的信息化管理理論和現代化操作技能的培訓，同時，學校還要加強對檔案人員的考核，加強檔案人員對自身技能水平提升的重視程度，進一步促進人事檔案管理人員綜合水平的提升。

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