多元背景下檔案公共服務的拓展與創新研究

文/重慶市黔江區群眾訴求服務中心　陳艷華

多元背景下檔案公共服務的拓展與創新研究

文/重慶市黔江區群眾訴求服務中心陳艷華

【摘要】本文討論了多元背景下事業單位檔案公共服務的拓展與創新，旨在為增強檔案公共服務能力而提供建議和參考。

【關鍵詞】事業單位；檔案；公共服務；拓展；創新

近年來，隨著社會的不斷發展，生產經營模式的不斷轉變，人們對各種信息的需求也越來越大，而政府在進行社會管理和經濟建設的過程中對檔案資源的利用要求也越來越高。然而，受傳統觀念影響，當前很多行政事業單位的檔案公共服務功能還比較狹隘，檔案管理意識淡薄、服務手段陳舊、服務平臺落后、服務資源不足等一系列問題導致了檔案公共服務能力嚴重降低，難以滿足社會建設的基本需求。對此，本文討論了當前多元背景下檔案公共服務的拓展與創新，旨在以此為行政事業單位檔案公共服務建設而提供一些建議和參考。

一、多元背景下檔案公共服務的拓展

（一）滲透檔案公共服務價值，提升檔案公共服務認識。什么是檔案公共服務？嚴格來說，檔案公共服務是指檔案的服務功能與范圍，是對人的工作的服務，是提升工作效率和質量的重要媒介。因為，檔案公共服務是以人為本的。它的服務功能主要包括：1.為戰略決策提供歷史數據；2.幫助單位、部門和個人消除工作上潛在的風險；3.加快信息傳播速度，提升工作質量；4.為單位運營提供必要的數據支撐，如人力資源數據、財務數據、工作內容數據、計劃數據、成本和效益數據等等；同時，它的服務范圍以個人為單位，為單位內部所有人的工作提供服務，因此，檔案公共服務是任何企業單位都不可或缺的重要資源。

結合對檔案公共服務的認識，各事業單位應向全體職工滲透檔案公共服務的價值。在實踐中，單位可采用定期開展思想教育，或定期帶領廣大職工去檔案公共服務較為完善的企業單位參觀學習，以提升職工對檔案公共服務的認識，從而樹立起檔案意識，拓寬檔案的服務范圍，提升檔案的應用價值。

（二）以“兩個轉變”和建設“兩個體系”拓展檔案公共服務。在經濟信息發展快速的今天，傳統的檔案工作模式已經不能滿足事業單位日常工作的需要，因此，必須要完善檔案體系，提升檔案的公共服務能力，才能確保單位工作的正常開展。

拓展檔案公共服務能力的主要方式可圍繞“兩個轉變”和建設“兩個體系”開展，其中，“兩個轉變”主要包括工作態度的轉變和工作方法的轉變；而“兩個體系”建設主要包括：一是服務對象的檔案體系建設，二是內部控制和日常工作檔案體系建設。在實踐中，事業單位可利用“兩個轉變”來增強檔案公共服務的潛力，營造以檔案為核心的文化氛圍；同時利用“兩個體系”建設來增強檔案公共服務的效率和質量，從而使檔案更好的為事業單位工作的長效開展而服務。

（三）加強檔案數據庫建設，拓展檔案公共服務效能。數據庫是檔案規范化管理的重要標志，是優化檔案管理、實現檔案公共服務效益最大化的重要途徑。宏觀來講，檔案數據庫就如同一部融合了多種文獻的百科全書，其中，檔案題名、索引、責任人、頁碼、來源、分類號、主題詞、摘要等是構成檔案數據庫的重要內容。在實踐中，事業單位檔案數據庫的建設可重點圍繞以下三個方面來開展。

第一，對檔案信息來源進行歸納整理。檔案信息的來源往往是檔案的實際形態，按照實際工作的項目和類型，對檔案來源進行整理分類，是強化數字化檔案庫建設的第一項重要任務。在實踐中，單位可為每一個部門都配備計算機和信息錄入人員，通過計算機的資源共享，檔案管理部門定期將各部門的檔案信息進行匯總，為每一個部門配置一個專門的信息來源窗口，并歸納好如責任者、文件號、題名、日期和頁數等詳細信息，從而提升檔案信息來源的管理效能。

第二，定期歸檔。在實踐中，單位需要利用計算機系統建立至少三個檔案庫，一是臨時檔案庫，主要負責存儲經過立卷處理的工程檔案信息；二是具有索引和關鍵詞查詢功能的主檔案庫，負責儲存各項經過審計核實的檔案信息；三是通用檔案庫，主要為各部門提供查詢服務。其中，臨時數據庫中的檔案信息不宜存放太長時間，要定期進行歸檔處理。在歸檔過程中，錄入通用檔案庫的檔案信息需要進行敏感或重要信息篩選和剔除處理，以消除潛在的風險隱患。

第三，將檔案庫視作單位的信息產品來管理，并依照生產產品的管理方式，通過質量控制體系進行監管。在管理過程中，單位可將檔案內容通過組織協調組建一個體系，在這一體系中，管理者將檔案庫維護作為一個單獨的項目進行管理，并建立評價機制，采用模擬檢索形式審查檔案庫的設計是否科學合理，檢查數據是否完整、準確，并評價在數據收集、錄入、備份等環節是否提升了工作效率。

二、創新檔案公共服務機制

（一）創新工作理念。當前，計算機以其高速運算與極強的數據處理能力給檔案工作者帶來了科學的管理手段與先進的檢索方法。因此，事業單位檔案管理工作者必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護，勝任計算機時代的文書檔案管理工作。在實踐中，事業單位應創新工作理念，建立檔案管理體系，重點對檔案管理人員進行強化訓練，對檔案專職工作者分層次進行基礎知識培訓及檔案專業知識培訓，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案管理生力軍，培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。只有這樣才能在實踐中建設一支政治合格、業務精通、紀律嚴明、作風過硬、服務優質的檔案管理隊伍，進而全面提高事業單位檔案工作的服務意識和管理水平。

（二）建立標準化檔案管理機制。在實踐中，標準化檔案管理機制的建立有賴于科學合理的管理制度，因此，在實踐中，單位領導班子應制定完善的檔案管理制度，加強內部控制，建立現代化檔案管理指標，規范檔案管理流程，全面加強檔案管理力度和提升檔案管理水平。在實踐中，單位管理層可通過向檔案管理人員滲透檔案管理理念和思想等方式來激發管理人員的工作熱情，進而，用制度來加強對檔案管理工作的約束。其中，制度建設需體現三個原則：1.人性化原則，結合檔案管理的實際情況，從加強對檔案管理人員的培訓和解決管理人員在工作中所面臨著問題入手，消除其后顧之憂；2.法律性原則，要在制度中體現檔案管理的保密性，體現檔案的嚴謹性和法律性；3.權威性原則，要讓檔案管理人員正確認識制度的建立意義，讓他們感受制度的權威，感受檔案管理工作的重要性。

三、結語

當前，僅就事業單位檔案工作的現狀來看，隨著檔案種類、內容、形式的多樣化，使得檔案管理模式也隨之發生了巨大變化，無論是“集中統一”的管理體制還是“條塊結合”的運行模式，都不同程度的顯現出與檔案特點之間的相互矛盾和相互掣肘。因此，創新檔案管理機制，拓展檔案公共服務能力已經迫在眉睫。除上述建議外，事業單位在以后的工作中還應當不斷探索提升檔案公共服務能力更有效的方法，以此來提升檔案的利用效率，使檔案能夠更好地為單位的健康發展而服務。

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