企業合同執行風險管理機制

摘 要：合同管理是企業眾多重要管理環節之一，加強合同的風險管理是保障企業利益的重要手段之一。隨著公司經營業務的迅速發展以及合同年增長量的不斷提高，合同管理的難度和工作量逐步加大，為提高合同審核效率，進一步完善和規范合同審批流程，明確合同審核流程中每個層級、節點的審核責任，加強合同管理的內部控制以及滿足監管需要，避免因合同糾紛等相關問題所帶來的法律風險。

關鍵詞：合同管理；風險；審批

一、企業合同管理特點

1.管理特點

合同管理的過程就是防范和控制風險的過程，大部分企業的合同管理具有管理時間長、參與管理的機構和人員多、管理手段多樣性等特點，企業的合同風險主要包括合同主體風險、合同程序風險、合同內容風險、合同履行風險.企業合同風險是由企業對合同風險的認識不足，合同風險管理的意識不強；合同管理人員缺乏專業知識，綜合素質不高；合同風險管理制度不完善；合同風險管理機制不健全，管理手段落后等幾個方面的原因造成的.企業合同風險管理應根據合同履行的進展分為事前管理、事中管理、事后管理三個環節，我們不應該僅盯著合同的簽署，同時也需要關注合同的后續環節。

2.財務公司合同審查

根據京能財務《合同管理規定》中關于合同簽訂事宜中，合同簽訂程序包括：意向接觸、盡職調查、合同談判、合同文本擬定和備案、合同審核、合同審批、合同簽署、合同蓋章直至最后歸檔。

（1）合同經辦人在填寫《合同審批單》中的基礎信息時，偶爾發現會有相關支持性文件遺漏、或者填寫不完整的現象產生，主要包括指與合同內容相關的簽報、法律審核管理表、制式合同備案表等。

（2）合同簽訂日期與法務崗審查日期不一致，這一現象主要由于成員單位用款較為突然，往往提前進行資金撥付，后簽訂合同。

（3）合同交付歸檔時間較長，合同往往在履行完審查手續后，經辦部門并未及時交付合同原件至公司法務崗，造成和合同歸檔時間較長，造成催繳現象產生，影響整體合同歸檔工作進度。

二、風險來源

企業合同管理中的風險種類根據風險源的不同一般有兩種情況，一是來自企業外部的風險：主要表現在企業的經營活動受國家法律環境、政策環境的影響；二是企業內部管理風險：主要是決策風險、操作風險以及財務風險等，企業具體為：

（1）客戶風險。客戶風險是由于客戶原因造成的風險，如客戶未按規定履行合同的相關義務造成違約而形成的信用風險，

（2）決策風險。決策風險是指在合同項目決策過程中的風險。如，因重大事項、重大資金等重要事項的決策意見而發生的風險。

（3）操作風險。操作風險是指在合同執行過程中發生的風險，主要是有關內容、資金等方面的原因引起的。

三、建立合同執行風險管理機制的目標

1.總體目標

（1）確保將合同風險控制可承受的范圍內；

（2）確保合法合規，遵守有關法律法規；

（3）保證公司0合同糾紛；

（4）保證公司各項業務穩健運行；

（5）確保合同風險得到及時糾正。

2.具體目標

變被動管理為主動管理，突破當前以內控監督檢查帶動內控體系文件修訂的管理方式。建立內控環境變化反映及時性、風險評估常態化、控制活動流程科學有效維護、信息在公司內、外部有效溝通，并通過定期的自我評價檢驗內控有效性的動態化管理機制。通過合理、適用、嚴謹的內控流程設計，和對控制活動的嚴格執行和檢查，保證公司始終處于安全、穩定的經營狀態。

四、如何提升合同管理方法

1.動態關注

動態關注就是隨時關注合同執行中產生的情況變化，尤其需要掌握對公司不利的變化，如因存貸款利率發生調整，成員單位發出合同利率變更邀請，公司在同意其申請后，需要及時對合同要素進行修改、變更、補充、作廢終止。往往一個數字的變更就會引起大量的連鎖變更，各部門之間的協同工作也是相當主要的，信息的傳遞也要進行動態更新，若合同發生變化，而并未提出發現問題，則可能導致后面發生費用索賠時無法追溯源頭，造成合同糾紛產生。

因此各方面在加強合同管理的同時，合同風險可由各方進行相關分攤。及時了解合同所處的情況是防范企業法律風險的基礎性工作，沒有了解所處情況，何談防范，動態關注合同管理中第一道風險屏障。

2.合同電子化

對于企業日常經濟活動中大量合同是屬于一般合同這個現狀，為提高時效，應采取“流程”管理的方式，即主要應以優化企業的業務流程、建立風險管理制度和建立風險監控機制等方面加強管理。

隨著公司業務的的迅速發展，業務量不斷增加，業務種類繁多，傳統的老式合同管理方法無法滿足現代合同管理的需要，極易產生合同丟失，查閱不便等現象產生，造成內控體系缺失與不完善，為提高合同審核效率，進一步完善和規范合同審批流程，明確合同審核流程中每個層級、節點的審核責任，加強合同管理的內部控制和監管，企業應該通過搭建網上審批合同平臺，并與ERP和0A系統對接實現合同審核電子化，即合同審查由紙質審核流程，變為網上審核流程。

全面推行閉環管理從合同管理的組織制定、履行跟蹤、推行合同管理的電子化、格式化、程序化、全程化、專業化，實現合同簽訂、履行和支付全面的風險管理。建立完善的檔案保管機制，應做到全程資料齊全、有書面資料可供查詢。檔案的查閱、借用、復制是否建立相關臺賬等。

3.發揮崗位把關作用

即合同主辦部門的初審以及合同管理部門的再審作用，合同主辦部門作好簽約對象的主體資質初審，因公司大部分合同簽訂對象為成員單位，應主要考慮償還能力、信用評級、盈利效益等諸多因素，合理地選擇簽約對象，認真做好決策審批，從決策層至執行層均應嚴格按照COSO內部控制五要素構建評價指標體系。從合同的準備、訂立、履行、后續督辦進行評價、管理等相關事宜。

事前、事中、事后階段對合同管理的全過程進行評價，部門負責人、部門主管領導、法律崗也應再次核實合同簽訂要素，即標的、金額、履行期限、爭議糾紛解決辦法等，法律崗位應確定是否所有的合同都經過內部審批，是否有相關決策文件作為支撐依據，查找未經審批私自簽訂合同的情況。對于合同條款的完整性做出評價，簽訂單位、金額、方式和違約責任等內容是否準確。加強對合同條款合規性的審查力度，關注合同風險，合規性指標。不能因為有前幾道審批程序而放松警惕，造成經濟損失。對于合同專用章使用和保管，合同專用章保管人應切實核查需蓋章文件，審核蓋章流程，是否符合公司的規定，有無濫用行為。

4.加強內控意識，開展專項培訓

聘請專業講師與培養內部講師相結合，可以針對公司合同管理相關問題進行利用公司內部講師對于合同審核相關要素進行全員培訓。同時，可以聘請外部專業講師，針對合同糾紛的產生、解決、預防等幾方面對公司全員進行多角度、多層次的合同管理專題培訓。從思想意識上提高合同管理的主觀意識，加強風險防范理念。

5.加強事前風險控制，明確合同審批流程

財務公司現階段合同管理流程：

合同經辦人→合同經辦部門經理→合同經辦部門負責人→法務崗→總經理（視合同類別是否傳至董事長）

加強新業務的事前風險控制，新業務開展前，風險管理部及時做好合規性審查，由新業務主管部門負責人、具體經辦人員、風險管理崗及法律崗研討新業務風險點，梳理新業務管理流程，開展新業務風險識別，從新業務開展初期就減少風險點的存在，新業務開展3個月后，再次對所經辦合同進行分析，研究風險點，總結經驗，形成長效機制。

參考文獻：

[1]王園.談高校技術合同管理問題[J].遼寧工程技術大學學報（社會科學版），2008（01）.

[2]崔為.合同集中管理體系如何建設[J].中國石油企業，2013（09）.

[3]閻瑋，張麗平.現代企業合同管理及風險的法律防范[J].河北北方學院學報，2005（03）.

[4]潘懷敏.淺議企業的合同管理[J].福州黨校學報，2014（02）.

[5]程靈珍.企業內部經濟合同管理要實現“六化”[J].工廠管理，1997（10）.

作者簡介：郭方正（1988- ）男，漢族，北京人，風險主管，西蘇格蘭大學商務分析專業，京能集團財務有限公司，研究方向：人力資源相關風險