辦公室文秘的重要作用以及工作策略

文/陜西省煤炭運銷（集團）有限責任公司銷售分公司 劉卓琦

經濟在不斷地發展，文秘在辦公室中的作用顯得也越來越重要。文秘的重要任務就是為領導提出解決問題的方案，并促進方案的順利實施；為企業中各項工作正常運作提供保障。所以需要文秘具有較強的工作能力。

一、辦公室文秘的重要作用

辦公室中的文秘就是為企業服務的。例如，在企業開會的時候要做好會議前的準備工作；會議進行時要做好記錄工作；會議結束后還要做好整理工作。文秘還需要擬定好領導需要審批的文件。文秘的工作是領導工作的基礎。所以文秘的工作質量和效率對領導的工作有直接的影響。領導作出的決策，文秘需要對決策的具體內容進行整理，并把整理好的內容發放到各個部門。領導出差回來后，要把領導帶回來的資料進行整理。所以辦公室文秘對企業的發展具有重要的意義。

二、文秘工作中存在的問題

（一）文秘解決問題的能力差。文秘的工作是比較繁雜的，導致文秘可能在平時的工作中并沒有找到工作的重點；導致在實際的工作中，文秘解決問題的能力比較差。不能很好地和辦公室中各部門工作人員進行有效的溝通；對領導傳達的任務不能正確地起草文件；不能很好地幫助領導處理工作中的問題。

（二）文秘人數少，工作量大。在一個企業中，文秘的人數相對來說是比較少的，工作是無限的，但是工作的人數卻是有限的，這就導致文秘的工作比較繁重。遇到企業比較忙的時候，文秘甚至需要加班，這就不能保證工作質量，會給辦公室的工作質量造成影響。

（三）文秘的綜合素質差。隨著經濟的不斷發展，企業對文秘的工作要求越來越高，有些文秘的文化水平已經不能滿足領導對文秘的要求。現在很多做文秘工作的人員都沒有學習過文秘知識，文秘受工作性質的影響，很少有機會出去學習文秘知識。所以文秘的綜合素質比較差，在工作中沒有很強的責任心，直接影響辦公室的工作質量。

三、提高文秘工作效率的方法

（一）加強對文秘工作能力的培訓。想要勝任文秘這份工作，就要具有多方面發展的能力。文秘需要了解企業之間的保密協議、辦公室文件的格式、企業的規章制度和人事部的相關規定等。所以企業要想更好地發展，就一定要提高文秘的工作能力。首先，領導需要樹立一個好的工作形象，在工作中要表現得干練，如果領導在平時工作中都很隨性，那文秘和其他工作人員的工作能力可想而知了。領導應該多組織一些培訓課程。在領導的帶領下，學習工作中常用的工作技巧和一些法律知識。這樣，即使在工作中遇到了問題也可以用自己所學的知識進行處理。辦公室中的文秘需要全部參加這個培訓，并且要了解自己在工作中需要處理的事情。其次，可以定期邀請一些文秘領域的優秀人才開設講座。通過總結自己在工作中的經驗，互相學習，共同進步。

（二）加強文秘的服務意識。加強辦公室文秘的服務意識和責任意識。要培養文秘樂于助人的態度，提高文秘服務其他部門的能力。辦公室的工作具有突發性和被動性的特點，文秘要具備應對這些問題的能力。文秘要把被動服務轉換成主動服務。在工作中要有一定的超前預知能力。在辦公室的工作中具有主動服務意識。因為文秘的工作內容比較復雜，所涉及的工作范圍比較廣泛。所以文秘在工作的時候不能采取太過單一的工作方式，要學會靈活的工作。不僅在做好文秘的基礎工作，還要做好上級領導交代的工作。

（三）提高文秘的辦事效率。辦公室是企業中具有綜合能力的部門，起到傳達企業黨政領導思想的作用。企業的發展會受到辦公室工作效率的影響。文秘要對文件進行管理和傳送，領導發送的文件要進行保密處理，還要在辦公室會議中做好會議記錄，在工作上要保證零失誤，建立一些部門制度，督促各部門完成工作任務，還要具備優秀的溝通能力。

（四）注重工作中的總結。在剛接觸文秘這項工作的時候，肯定會遇到各種各樣的問題。在工作的過程中，要學會總結自己，對工作中的不足要定期進行總結，并及時改正，當同一個問題再次出現時，能立即做出有效處理。在工作中的優點要繼續保持，并不斷提高自身的工作能力和工作質量。

（五）注重工作細節，抓住工作重點。在辦公室工作中，文秘所涉及的工作范圍是比較廣的，所以文秘在工作時就要注意細節問題的處理，工作的時候要學會謙虛謹慎，認真做好領導交代的工作。文秘工作的重點就是要整理好企業中的文件。把文件中的信息及時、準確地傳達給各個部門。文秘在傳達文件信息之前要確定信息是否正確，對文件信息進行分析，發現文件中的問題，要及時把問題反饋給領導。文秘在工作時一定要注意工作的細節問題，抓住工作的重點。

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