農業科技檔案管理現狀及對策建議

文/中國農業科學院油料作物研究所；農業部油料作物生物學與遺傳育種重點實驗室 殷艷

農業科技檔案是農業科學研究和農業生產技術活動的真實記錄和反映，是指導農業生產的主要依據。目前，農業科技檔案以其強大的信息資源功能在我國 “三農”工作中發揮著越來越重要的作用，不論是科研還是農業生產等都離不開它，并且已成為農村經濟發展的巨大推動力量。農業科技檔案信息資源是一種潛在的生產力，如何做好其管理與利用工作則是促進這種潛在生產力向現實生產力轉化的有效途徑。本文結合筆者所在單位中國農業科學院油料作物研究所(以下簡稱油料所)，對農業科技檔案的管理進行探析，以期能促進農業科技檔案信息資源更好地開發利用,充分發揮農業科技檔案信息資源在我國農業建設中的作用。

一、農業科技檔案管理現狀

（一）管理日益規范化。近年來，國家和相關省市都制定并印發了系列檔案管理方面的制度，嚴格對檔案進行規范化管理，按照國家和省市檔案管理規定，依據《檔案法》，結合工作實際，各級部門也相應建立健全了檔案管理各項工作制度，如檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案銷毀制度、檔案移交接收制度、檔案歸檔制度等，進一步完善了對于檔案的保管、使用、保密、歸檔的管理，將檔案工作進一步推上了規范化的管理軌道。

（二）管理任務越來越繁重。近年來，隨著我國對農業科技的大力投入，農業科技事業發展迅速，農業科研經費成倍增長，各類縱向、橫向科研課題在逐年增加，新興學科領域不斷涌現，大量新購各類科研儀器設備，各類實驗室、研究中心、試驗示范基地等不斷增加，國際交流與合作擴大，課題研究成果成倍增長，所有這些都大大增加了農業科技檔案的歸檔內容，增加其管理任務。同時，隨著電子檔案的大量出現和國家對檔案管理工作要求的日益規范化，使農業科技檔案管理工作任務日趨繁重，壓力越來越大。

（三）管理工作從屬化。由于長期以來對農業科技檔案管理工作缺乏高度的重視，在很多領導眼里，農業科技檔案管理工作是一個毫無技術含量的工作，只是存存取取放放，檔案管理工作人員只是起到一個資料保管員的作用，因此檔案管理工作在許多單位處于從屬地位，對檔案管理工作資金投入不足，檔案管理工作人員處于邊緣化狀態，在職稱晉升、工資晉級、評優、獎金分配等方面基本處于弱勢地位。甚至有些單位沒有專門的檔案室和檔案員，而是掛靠辦公室或其他相關部門，由辦公室人員兼任。這些嚴重影響了新型檔案管理模式的發展，使得檔案管理工作機制停滯不前。另外，由于檔案管理部門在各單位處于從屬地位，行政權限有限，造成在收集檔案的過程中，檔案部門很難對其他部門采取相應的處罰措施，真正發揮其應有的職能。

二、農業科技檔案管理對策

（一）把農業科技檔案管理工作融入科研工作中。把農業科技檔案管理工作融入科研工作中，提高大家的歸檔意識。實行項目主持人（或項目首席專家）歸檔責任制，建立項目完成與檔案完卷一體化的“捆綁式”責任制，使項目（課題）責任人視建檔為自身業務的一部分，關注項目（課題）文件材料的齊全完整與系統化，從而保證科技檔案的完整、準確、系統。把文件材料的形成、積累和歸檔作為有關人員職責和工作任務目標之一，用制度把它明確規定下來，檔案管理部門深入到各職能部門、課題組中去，了解工作情況，并為科技文件材料的形成、積累和歸檔創造方便條件，同時加強檢查、監督和指導，保證科技文件材料的完整。

（二）加強制度建設，提升檔案管理水平。以建章立制為基礎，全面實行質量和目標管理，用制度來規范檔案管理，并督促落實到各職能部門及課題組、兼職檔案員，實現檔案管理的制度化，維護農業科技檔案的完整與安全，有效保護和利用檔案，促進檔案事業的發展。在制度建設方面，油料所除了建立相應的規章制度外，還做到了把檔案工作納入全所工作發展的軌道，堅持了“四個掛鉤”，即檔案工作與領導責任掛鉤、與單位及個人的年度工作任務掛鉤、與創建“文明處室”掛鉤、與評優評先掛鉤，改變了過去僅依靠檔案人員“單兵作戰”的狀況，集全所工作的“合力”，促進了檔案工作的發展。

（三）建立健全檔案管理網絡。建立自上而下的檔案管理網絡，實現檔案管理的網絡化。油料所由分管所長領導檔案工作，綜合檔案室隸屬信息中心領導，集中統一管理全所各種門類、不同載體的檔案，保持了專職檔案人員的穩定。為了把檔案工作的各項任務落到實處，把檔案工作的目標責任下達到基層，提高部門領導和兼職檔案員的工作責任感，所里要求各部門的主要負責同志分管本部門的檔案工作，并推薦具有一定思想素質及業務能力、對工作認真負責的兼職檔案員，兼職檔案員具體負責本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導基層的業務工作。目前所里已建立了有37 人組成的兼職檔案員隊伍，全所專兼職檔案員全部具有本科以上學歷，其中具有博士學位的有16 人，占檔案員總數的43.2%，形成了完善的所級檔案綜合管理體系，實現了檔案管理網絡化，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。

（四）全面開發利用農業科技檔案。農業科技檔案管理的最終目的，是為了提供利用，即充分發揮科技檔案的社會效益和經濟效益，更好地為我國農業科研事業發展和農業現代化服務，科技檔案利用的社會價值，就是直接為國家創造財富。科技檔案能否轉化為生產力，是做好檔案管理工作的重要內容。通過改革和創新，向收集、加工、整理、傳播、研究和利用知識的知識服務行業發展，使農業科技檔案管理工作成為農業發展的重要支撐體系，要在實現資源整合的基礎上，面向農業科技工作者提供參考咨詢、定題和專題信息服務、動態信息提供、個性化信息推送、借閱等服務。通過充分利用農業科技檔案：一是提高科研項目的競爭力和獲準率，保證科研項目的順利完成。如油料所科研人員在申報項目、獎勵、專利、項目驗收等方面充分利用檔案資料，對檔案資源的充分利用，給他們的科研工作帶來了豐厚回報。油料所已主持承擔國內外各類科研項目1400 多項，培育油料品種160 個，主持獲各類科技成果獎勵145 項，其中國家成果獎19 項，高居國內油料科研機構之首。部分研究成果達到國際領先或先進水平。油料所先后引領和推動了我國油菜產業三次跨越發展，累計為社會創造效益1000 億元以上。二是利用農業科技檔案信息資源，直接指導農業生產，開展科技扶貧。科技檔案不被利用，扶貧工作就不會在短期內打開局面，再好的科研成果也得不到社會的承認和支持。三是利用檔案信息資源，為成果管理服務，科技檔案在編寫參考資料方面，也是必不可少的。例如，油料所為了使更多的成果轉化為生產力，上級要求對建所以來的科技成果進行全面清理。為此，搞成果管理的同志，調閱了建所以來的所有成果檔案，編寫了84 項科技成果目錄表，并按授獎的類別進行了歸類整理，列成簡介表，將成果管理工作分為三階段，寫出油料所科研成果及成果管理總結報告。此項編研工作摸清“家底”，又為利用成果提供了方便。

三、結束語

綜上所述，為做好農業科技檔案管理工作，大力促進農業科技檔案信息資源轉化為現實生產力，切實發揮好其在我國農業發展中的重要作用，就必須把農業科技檔案管理工作融入科研工作中，加強制度建設，提升檔案管理水平，建立健全檔案管理網絡，全面開發利用農業科技檔案。

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