淺談如何做好會計檔案鑒定銷毀工作

文/中船重工集團公司726 所 吳春紅

一、正確認識會計檔案鑒定銷毀工作的重要性

會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，主要包括：會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他應當保存的會計資料。會計檔案是各單位的重要檔案，長期以來，各單位都重視接收歸檔工作，對會計檔案鑒定銷毀工作的開展存在著一定的滯后性，“存而不鑒，鑒而不銷”的現象普遍存在，導致越積越多，成為會計檔案管理中的瓶頸問題。以本單位為例，一年接收會計憑證約600 多卷，會計賬簿100 多卷、財務報表50 多卷，如果一味重接收歸檔，輕鑒定銷毀，導致館藏數量不斷膨脹，給庫房設備和存儲空間造成很大的浪費，所以一定要正確認識鑒定銷毀工作的重要性。

近年來，國家也越發重視優化館藏檔案資源問題，把鑒定銷毀工作作為檔案管理工作中的一項重要內容來對待。如年初國家和上級機關下發檔案工作計劃時，都強調各單位要制定鑒定計劃，定期開展鑒定銷毀工作。集團公司對各成員單位檔案工作進行考評時，在考評細則中明確指出鑒定工作的分值為必得項。所以，必須重視并及時開展會計檔案鑒定銷毀工作，進一步完善會計檔案的管理和利用工作，優化檔案資源配置，使各單位的人、財、物得到合理分配和使用。

二、做好會計檔案鑒定銷毀工作的措施

（一）規范管理，建立健全會計檔案管理制度。根據《會計法》《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）等各項規章制度，本所建立了一整套會計檔案管理制度，及時完善會計檔案鑒定銷毀制度，引導鑒定工作按程序進行，規范銷毀流程，使鑒定工作從組織領導到銷毀檔案都有章可循，增強鑒定工作的科學性和可操作性，使檔案工作更加規范化和標準化。會計檔案鑒定銷毀工作是一項慎重而復雜的工程，只有建立一套完備的鑒定銷毀機制，并持之以恒地貫徹執行，才能不斷提高會計檔案鑒定工作質量，使會計檔案鑒定銷毀工作開展得更加有條不紊。

（二）加強管理，有序開展鑒定銷毀工作。按照《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）規定，會計檔案保管期限從會計年度終了后的第一天算起，總賬、明細賬、日記賬、憑證等保管期限為15 年；月度、季度、半年度財務會計報告等保管期限為5 年，年度財務會計報告、會計檔案移交、保管、銷毀清冊等保管期限為永久。為保證鑒定銷毀工作按時、有序開展，本所成立會計檔案鑒定小組，由主管領導和檔案部門、財務部門、審計部門等組成。年初由檔案部門按照鑒定工作有關規定，對照“會計檔案保管期限表”，對庫存保管期滿的會計檔案，進行逐份鑒定和嚴格審查，對沒有保存價值，需要剔除銷毀的檔案，編制《會計檔案鑒定銷毀計劃》和《銷毀清冊》，詳細列出需要銷毀的會計檔案名稱、卷數、起止日期等內容，向鑒定工作小組提交鑒定銷毀意見，征得同意并簽署后，將銷毀計劃、銷毀清冊等文件以正式紅頭文件形式，向上級主管部門提出銷毀申請。經上級主管部門批準后，由單位檔案部門、會計部門、審計部門共同負責組織銷毀工作，共同派員監銷；如果電子會計檔案銷毀時，還應當由信息系統管理機構派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容，對需要銷毀的會計檔案進行認真整理、清點核對，準確無誤后封箱，共同送造紙廠銷毀；銷毀后，監銷人在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。最終將會計檔案銷毀清冊及鑒定銷毀過程中形成的文件組卷歸檔，以留存查。

（三）強調謹慎、穩妥原則，正確鑒別存毀問題。會計檔案鑒定銷毀工作是一項政策性很強的工作，必須強調謹慎、穩妥原則，用歷史的、辯證的眼光去鑒別會計檔案的存毀，準確無誤地判定檔案的價值，切實做到不錯銷一份檔案，保證館藏檔案的質量。根據《會計檔案管理辦法》（征求意見稿）規定，保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。總之，經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以進行銷毀。

（四）加強培訓，提高檔案人員鑒定銷毀工作能力。要加強檔案鑒定工作人員的選拔和培養工作，指定專人負責此項工作，職責明確，措施到位。會計檔案鑒定銷毀人員不僅要掌握檔案管理專業知識，而且要掌握一些財務方面的基礎知識，并具備較強的計算機操作能力。平時要加強與財務部門的業務溝通和交流，鼓勵鑒定人員參與檔案標準的制訂工作，提高業務水平和管理能力。加強對鑒定工作的檢查和指導，使其熟練掌握鑒定銷毀工作管理規定和相關流程，提高會計檔案法制意識，鞏固鑒定工作的成果，把好檔案銷毀關，切實做到不錯銷一卷檔案，真正將有價值的檔案保存好，將失去保存價值的檔案銷毀掉，避免良莠不分，造成管理浪費。

[1]財政部會計司.會計檔案管理辦法(征求意見稿)[Z].2014.