人物類紀念館完善文書檔案歸檔條目表的思考

文/陳云紀念館 李冰

完善歸檔條目，是檔案室基礎業務工作的重要組成部分，是開展歸檔工作的重要依據，對歷史印跡再現的完整系統保存、有效充分利用具有現實意義，對提高國家檔案資源質量具有重要意義，具有巨大作用。

一、深入調查，系統概括歸檔范圍

歸檔，用以判定文件有無保存價值。歸檔范圍，是決定文件能否歸檔的依據，是指在一個機關（或單位）產生的所有文件中需要歸檔的部分，即凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的、各種形式和各種載體的文件。

提高思想認識，凸顯業務特點。人物類紀念館會著重收集與研究、宣傳偉人的生平業績及光輝思想密切相關的陳列展覽、研究編輯、宣傳教育、文物保管等材料。檔案人員對本單位各部門業務工作的了解畢竟是有限的，分析問題的能力也是有限的，因此應積極爭取本單位領導對此項工作的大力支持，并廣泛發動各部門共同參與編制工作。這樣確定的歸檔范圍條款更詳細具體，操作性更強，更適合各部門實際情況,能夠有效避免各部門之間重復歸檔。作為人物類紀念館的檔案工作人員，更應時刻以偉人的崇高思想為指導，開拓思路，將著眼點放在檔案質量上，樹立優化意識。

充分有效溝通，重視相關文件。與各職能部門充分溝通，在全面掌握本單位業務職能的基礎上詳細列出各部門的工作職責與范圍，共同討論修改。要重視與業務密切相關的文件材料的收集，特別是在容易引起忽視的輔助性工作中所產生的文件材料，做好反映同一類問題文件的歸納概括并使之系統化的基礎上，確保歸檔范圍的齊全完整、系統有序。如以陳列展覽為例，除陳列設計定稿需要保存外，根據實際情況作出調整而形成的設計更換修改材料、施工協議書也應歸檔。再如為確保室藏檔案有效反映單位工作歷史面貌，要求解決重紅頭文件、輕白頭文件，重行政文件、輕業務文件，重結論性文件、輕過程性文件的現象，力求從源頭上處理好文件材料歸檔的主體地位問題。另外，對于職能工作中可能會產生的其他文件材料，也要盡可能地納入歸檔范圍，在具體操作中可靈活掌握，保障歸檔范圍系統全面。

提煉歸檔條目，明確類別條款。歸檔條目的擬定應當是對本單位同一類問題的歸納、概括與提煉，并通過條款先后順序的組織反映出單位主要職能。但并非越細越好，在實際工作過程中也不可能做到面面俱到，增加條目的可操作性即可，有助于提高劃分保管期限的工作效率。紀念館業務工作中史料征集、研究工作必不可少，如果歸檔條目將其描述為“本館史料征集、研究等過程中形成的有價值的材料”則顯得很不明確，此時需要與業務部門有效溝通，或查閱歷年檔案，以提煉出“有價值的材料”到目前為止具體包括哪些。

二、結合實際，科學確定保管期限

確定保管期限是歸檔工作的重要環節，也為歸檔范圍提供有力依托。規范、健全的保管期限表可以有效維護本單位乃至國家檔案資源的完整、準確和系統，在歸檔工作中發揮重要參考作用。

堅持“以我為主”的原則。歸檔范圍的系統概括注重本單位、業務職能的主體地位，那么“以我為主”的鑒定原則和思想對于科學確定保管期限的效用尤為顯著。“以我為主”即“以本級為主”“以本機關為主”，是將反映本單位的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值的文件作為各單位歸檔和永久保存的重點。人物類紀念館從所肩負的歷史使命的角度出發，主要以傳播偉人生平業績、弘揚偉人精神風范的相關事件為歸檔內容。從各部門實際出發。科學確定檔案的保管期限要從實際出發。在與各部門對歸檔范圍逐項對照、深入探討，全面了解本單位主要職責范圍的同時，還應積極詢問歸檔條目的重要程度，以此確定保管期限，即總的依據是今后對檔案的利用程度。在具體的工作中，隸屬本單位主要職能的文件材料應歸入永久保管期限，如綜合部門中的黨總支工作年度計劃、總結，本單位年度工作計劃、總結、重要規劃，本單位召開的重大紀念活動等相關材料，大事記，機構設置、年檢等材料；業務部門中的參觀人數統計表，重要講解詞，本單位組織的專題學術研討會、交流會，館刊、書記等出版物的原定稿、樣稿、樣品，館藏文物目錄、重要文物征集清單等；后勤部門中的重要設備配置更新、技術改造項目等相關材料，財務年度決算、審計等材料。屬于輔助職能部門開展工作、需要留待日后查考利用的檔案，則應該確定為30 年或10 年保管，如各類規章制度、合同等。

從文件自身抓要點。首先，歸檔文件的責任者不同。在內容相同、文種相同的條件下，本單位責任者形成的文件材料相對外單位責任者形成的文件材料保管期限要長。同時，外單位形成的屬于本單位業務范圍內的文件材料，一般應歸為短期保管。其次，歸檔文件的內容不同。“重要的”文件材料保管期限宜長。那么所謂“重要的”包括文件內容是否本單位的主要職能、是否反映本單位的主要工作活動、是否具有代表性；文件內容是否反映了本單位的工作基本面貌；文件內容是否反映涉及利益關系等方面。第三，歸檔文件的形式不同。前面提到歸檔應分析文件的權威性、規范性、珍貴性等形式。人物類紀念館主要包括：一般本館年度工作計劃、總結、重要規劃或套紅文件、批復、館長辦公會紀要等指定由本單位執行的，則比日常事務的通知、簡報等保管期限長；一般正本比副本、草稿的保管期限長，但是要注意的是，編制本館“十二五”規劃等重要文件需經反復修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿都很重要，一般都要附在正本的后面；一般有重要領導、著名人士來館參觀的題詞、簽字等歸檔文件，具有珍貴性與紀念價值的，可做永久或長期保存。

三、善于創新，便于各類材料保管利用

系統概括歸檔范圍，盡量使每份文件都能做到對號入座、有條可歸，科學確定保管期限，要求期限分明、方便實用、可操作性強。檔案工作的目標就是使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，便于保管和利用。那么在歸檔范圍和保管期限明確、具體的前提下，要根據實際的工作需求，積極地與各部門溝通，善于創新，及時調整歸檔范圍、保管期限、歸檔時間、保管責任人等。

適時把握歸檔時間。如果歸檔過早，文件尚處于運行和辦理狀態中，有些文件甚至還未生成，這樣就會干擾和影響部門日常工作，既得不到相關部門的配合，又不利文件材料收集得齊全完整。如紀念館文物保管工作中需統計年度文物征集數量，因征集是一個過程且時間長短不一，此時檔案人員最好待年底再向該部門詢問。宣傳教育工作中進行巡展亦如此，即使巡展結束，觀眾調查反饋等材料也需一段時間才可形成。但如果歸檔過晚，文件材料就會長時間地停留在相關部門，由于其可能缺乏歸檔意識與保管條件，容易造成有保存價值的文件材料丟失或損毀，極大地影響到檔案的完整和質量。人物類紀念館為宣傳和弘揚偉人精神，會經常舉辦各級各類學術研討會。會務材料的準備往往會涉及各部門，待會議結束后檔案人員的及時歸檔對保障文件材料的齊全和完整至關重要。

文件材料“隨遇而安”。此項便于各類材料保管利用的效用尤為凸顯。在與各部門有效溝通的基礎上，不必嚴格按照歸檔范圍內的條目將文件材料全部收入檔案部門，以便于檔案利用為原則，根據文件材料的載體、形式、來源等因素，檔案的存放地點要不拘泥于檔案形成部門，保存于利于利用的職能部門，當然檔案人員要在與各部門溝通確認的基礎上認真做好相關標識，以便日后有據可查。紀念館工作中撰寫大綱、制作展覽屬常規工作，那么對其材料的保管問題，筆者認為存放于形成部門更為便捷。特別是展覽小樣稿包括大量圖片、立面設計圖等，這些都會以電子版本的形式出現并保存于形成部門。同時，在制作展覽、征集文物等工作中還會涉及用款、簽訂合同，那么為便于今后審計的需要，亦可直接作為憑證保存于財務部門。如果檔案人員再勉強作拷貝保存，也會造成資源浪費及重復歸檔。