檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析

文/中海油能源發(fā)展裝備技術(shù)有限公司 李楠

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的、形式多樣的歷史記錄被稱為檔案。檔案因自身具備真實(shí)性、原始性和記錄性的特點(diǎn)，成為社會(huì)記憶的重要載體和媒介。檔案記憶觀是檔案學(xué)新興的觀點(diǎn)，其核心內(nèi)涵是：以檔案的基本屬性為基礎(chǔ)，認(rèn)識(shí)社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)，將檔案與社會(huì)、國(guó)家、民族、家庭的歷史記憶緊密地聯(lián)系起來(lái)。檔案記憶觀的新視角和思維方式促進(jìn)了檔案和檔案管理的研究和實(shí)踐。檔案在社會(huì)記憶的形成和構(gòu)建過(guò)程中發(fā)揮的作用、維護(hù)的方式等是人們不斷探索的問(wèn)題。

一、構(gòu)筑企業(yè)組織記憶以企業(yè)檔案為基礎(chǔ)

記憶可以分為集體、社會(huì)的記憶與個(gè)人記憶，記憶的存在和傳承需要依賴一定的媒介和載體。企業(yè)是從事各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過(guò)生產(chǎn)或服務(wù)滿足社會(huì)的需要，自主經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算，依法建立的一種以盈利為目的的經(jīng)濟(jì)組織。企業(yè)組織記憶極不穩(wěn)定，并且容易流失和難以傳承下去，是因?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、企業(yè)的性質(zhì)、企業(yè)的人員流動(dòng)、企業(yè)的建筑與設(shè)備、企業(yè)的發(fā)展需要以及企業(yè)的發(fā)展歷史導(dǎo)致的。企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的文件，并且這些文件具有一定的保存和傳承的價(jià)值。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的存在和發(fā)展，與其他形式的記憶載體和媒介相比，企業(yè)檔案更不容易受企業(yè)變化因素的影響。

企業(yè)檔案能夠保證構(gòu)建和傳承企業(yè)組織記憶的品質(zhì)。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)生和形成，有助于相對(duì)客觀、完整地反映企業(yè)的過(guò)去，企業(yè)員工可以通過(guò)企業(yè)檔案理解企業(yè)組織記憶。企業(yè)檔案不僅僅承載和記錄企業(yè)組織記憶，也搭建了一個(gè)框架，為了更好地構(gòu)建和傳承企業(yè)組織記憶。企業(yè)檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性和關(guān)聯(lián)性等特點(diǎn)是無(wú)法代替的。

二、創(chuàng)新思維進(jìn)行檔案收集活動(dòng)，構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶

企業(yè)的改革和發(fā)展關(guān)系著整個(gè)國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)體制的改革與發(fā)展，企業(yè)組織也是社會(huì)記憶的重要組成部分。組織記憶形象地為企業(yè)呈現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷史。企業(yè)文件具有保存價(jià)值，是記載企業(yè)成員、傳遞和存儲(chǔ)企業(yè)信息、記錄企業(yè)處理事務(wù)的重要工具。企業(yè)文檔為構(gòu)建和傳承企業(yè)組織記憶提供了重要的素材，企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)信息的收集，對(duì)企業(yè)組織記憶的構(gòu)建有著直接、重要的影響。

企業(yè)檔案的收集工作因產(chǎn)生文檔主體多元化的發(fā)展、豐富的文檔載體、多樣化的傳播途徑更加復(fù)雜。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)向著扁平化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)邊界化、柔性化等方向發(fā)展，使得企業(yè)文檔的信息來(lái)源具有無(wú)邊界化、網(wǎng)絡(luò)化、多元化等特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，大量的電子文件通過(guò)音頻、視頻等多媒體為載體，以更加生動(dòng)形象的方式記載企業(yè)的發(fā)展歷程。越來(lái)越多的人關(guān)注和應(yīng)用電子文件，為了構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶，企業(yè)檔案運(yùn)用創(chuàng)新的思維進(jìn)行收集工作，以多維的視角創(chuàng)建企業(yè)檔案收集平臺(tái)。企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷地完善自身的發(fā)展戰(zhàn)略，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷調(diào)整經(jīng)營(yíng)方向，適應(yīng)企業(yè)不同的發(fā)展階段。檔案的收集工作就是依靠現(xiàn)階段企業(yè)活動(dòng)展開(kāi)的，但是在收集工作中往往存在著一定的滯后性，使企業(yè)檔案內(nèi)容散落或者流失。建立健全完善的企業(yè)檔案收集工作是完整構(gòu)建企業(yè)組織記憶的基礎(chǔ)。

經(jīng)濟(jì)全球化和信息網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化才能保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)各類數(shù)字文檔信息進(jìn)行合理地收集和管理，才能確保企業(yè)組織記憶的完整性，有利于為企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供信息支撐。

三、科學(xué)合理地進(jìn)行檔案鑒定

檔案鑒定決定著檔案的生死存亡，是檔案管理工作中不容忽視的環(huán)節(jié)。檔案工作者在將檔案歸檔保存的同時(shí)發(fā)生對(duì)主要的歷史詮釋的行為。我國(guó)的學(xué)者對(duì)檔案的鑒定理論的探討從未停止過(guò)。由于歷史和文化差異等諸多原因，檔案的鑒定工作成為檔案管理工作中難度和挑戰(zhàn)性最大的一項(xiàng)工作。

企業(yè)組織記憶推動(dòng)了企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的立足點(diǎn)，推動(dòng)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。科學(xué)的檔案鑒定工作能夠保障塑造和維護(hù)企業(yè)真實(shí)的組織記憶。

信息技術(shù)的廣泛鑒定，使現(xiàn)代企業(yè)的檔案信息激增，許多企業(yè)的規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)、管理模式為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展不斷地變化，記錄企業(yè)在發(fā)展中最有價(jià)值的信息，塑造和維護(hù)企業(yè)的真實(shí)的企業(yè)組織記憶，成為現(xiàn)如今企業(yè)檔案鑒定工作中最難解決的問(wèn)題。綜合性理論、戰(zhàn)略及方法在使用構(gòu)架的檔案文件的同時(shí)，也適用于企業(yè)檔案鑒定工作。文件的虛擬或只能來(lái)源于檔案工作者在鑒定每一份文件時(shí)，只鑒定文件的形成背景和當(dāng)下的使用情況。確定企業(yè)哪些職能和活動(dòng)應(yīng)被記錄下來(lái)是保證科學(xué)的企業(yè)檔案鑒定的基礎(chǔ)。科學(xué)地進(jìn)行企業(yè)檔案鑒定與企業(yè)的整個(gè)發(fā)展戰(zhàn)略是一致的，企業(yè)未來(lái)的發(fā)展以企業(yè)的檔案為依據(jù)，才能使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中保持持久的優(yōu)勢(shì)。結(jié)合企業(yè)文化，明確企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合企業(yè)文化、企業(yè)業(yè)務(wù)流程、信息流等對(duì)企業(yè)檔案的鑒定工作進(jìn)行深入的探究。打破傳統(tǒng)的工作方式，了解企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的工作背景，建立全局、宏觀的工作理念，是形成科學(xué)合理的鑒定的基礎(chǔ)，也是塑造和維護(hù)企業(yè)組織記憶真實(shí)性的保障。

電子文檔的發(fā)展為企業(yè)檔案的鑒定工作提出了更大的挑戰(zhàn)。由于電子文件自身的特點(diǎn)對(duì)鑒定提出了更高的要求，因此要確保文件可讀、可用、真實(shí)、完整，為電子文件的技術(shù)鑒定提供保障。企業(yè)中大量的電子文件產(chǎn)生，電子文件在數(shù)字記憶中的地位與日俱增，但是許多企業(yè)因疏于收集信息，信息失散，導(dǎo)致數(shù)字文檔處于失控的狀態(tài)。在數(shù)字時(shí)代，為了使企業(yè)組織記憶能夠真實(shí)完整地傳承與延續(xù)，要保證完整地收集企業(yè)信息，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，保證文檔長(zhǎng)期可讀、可用、真實(shí)、完整。

四、激活與傳承企業(yè)組織記憶，豐富檔案利用服務(wù)方式

員工對(duì)企業(yè)產(chǎn)生認(rèn)同感的關(guān)鍵是了解企業(yè)組織記憶，員工通過(guò)對(duì)企業(yè)組織記憶的了解，對(duì)企業(yè)產(chǎn)生了自豪感和歸屬感。檔案的重要性在于它承載著國(guó)家、民族、社會(huì)群體、個(gè)體的歷史信息，是集體記憶所要保留和追溯的具有價(jià)值的信息資源。檔案有利于激活集體記憶，也是記錄媒體記憶的載體和媒介。但是許多企業(yè)沒(méi)有很好地利用豐富的檔案，只是將企業(yè)檔案存放在檔案館中，檔案很難釋放它的記憶能量，發(fā)揮不出其獨(dú)特的價(jià)值，不能起到激活企業(yè)組織記憶的作用。

檔案管理的最終目標(biāo)是方便人們利用，企業(yè)檔案提供利用的方式更加多種多樣，最大程度地發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值和報(bào)價(jià)價(jià)值。企業(yè)檔案工作者為了激活和傳承企業(yè)組織記憶，需要更加系統(tǒng)、深入地整合檔案資料，要在潛移默化中，以生動(dòng)形象、易于接受的方式呈現(xiàn)給企業(yè)員工。檔案管理工作人員可以通過(guò)將檔案分為不同的階段、以企業(yè)成立以來(lái)關(guān)鍵的信息記錄、以企業(yè)重大事件的方式將檔案呈現(xiàn)給員工。檔案管理者提供主動(dòng)的服務(wù)方式，激活工作的活力。檔案管理者采用易被接受的、樂(lè)于接受的方式提供給用戶信息。也可以通過(guò)多媒體等手段，通過(guò)聲音、圖片、視頻等方式傳遞給用戶信息。不同的檔案服務(wù)方式，最終目的都是為了能夠更好地服務(wù)用戶，使檔案中的信息得以傳承和激活。

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，面對(duì)愈加激烈的企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)，促使企業(yè)紛紛建立屬于自身發(fā)展特色的一套體系。企業(yè)的發(fā)展過(guò)程都具有一定的歷史意義，為了使企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)能夠良好地傳承和保存，企業(yè)開(kāi)展的檔案管理工作為企業(yè)指明了發(fā)展方向和依據(jù)。為了建立企業(yè)組織記憶，能夠更好地為企業(yè)服務(wù)，傳統(tǒng)檔案管理工作在不斷發(fā)展中形成記憶觀檔案，將國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)等眾多因素結(jié)合在一起，以原有的檔案管理為基礎(chǔ)，形成了立體三維的管理模式。

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